Администрация Липецкой области — практический опыт внедрения системы электронного документооборота

Компания «Интеллектуальные системы» (партнер ЭОС в Липецке) с 2010 года
сотрудничает с администрацией Липецкой области по вопросам сопровождения и
развития СЭД, построенной на базе системы «ДЕЛО».

На период начала нашего сотрудничества в администрации уже имелась система
«ДЕЛО», и был развернут удостоверяющий центр для выдачи ЭЦП, но использование
было  только в аппарате администрации на менее чем 200 рабочих местах, а
ЭЦП — только в тестовом режиме. С помощью системы велась регистрация входящих и
исходящих документов в канцеляриях администрации и структурных подразделений, а
также учет поручений, выданных главой администрации и его заместителями.
Исполнители с системой не работали.

Благодаря активной поддержке руководства области и эффективной работе
специалистов компании «Интеллектуальные системы», в течение 2010 года
количество пользователей системы увеличилось до 1270 за счет полного внедрения
«ДЕЛО» во всех структурных подразделениях администрации области и
исполнительных органах государственной власти Липецкой области (далее – ИОГВ).
Был автоматизирован полный цикл документооборота всех структур администрации
области и ИОГВ, включая электронное согласование и утверждение проектов
документов с их последующей регистрацией. Была разработана и реализована
методология как внутреннего документооборота ИОГВ, так и обмена электронными
документами между администрацией области и ИОГВ. Количество активных
пользователей электронной подписи (ЭП) на конец 2010 года составило 260
человек. С использованием ЭП стало проводиться согласование и утверждение
проектов документов, а также подписание документов, передаваемых между
структурами администрации области и ИОГВ.

В связи с увеличением количества активных пользователей системы в 2010 году
были проведены работы по модернизации серверной инфраструктуры системы
электронного документооборота.

В 2011 году компания «Интеллектуальные системы» продолжила техническую
поддержку системы «ДЕЛО» в администрации Липецкой области. В рамках
сотрудничества был подготовлен рабочий проект по расширению использования
системы «ДЕЛО» за счет подключения к ней администраций муниципальных районов и
городских округов Липецкой области, предусматривающий подключение 58 новых
пользователей в 20 районных и городских администрациях, включая установку 2
р.м. опции «ЭП и шифрование» в каждой. Помимо этого проект предполагал
установку дополнительных 100 р.м. опции «ЭП и шифрование» в ИОГВ и
администрациях муниципальных районов и городских округов области, а также
внедрение системы «Архивное ДЕЛО» на 5 р.м. в администрации Липецкой области.
Исполнителем указанных работ была сторонняя организация, выигравшая данный
аукцион.

Также в 2011 году нашей компанией в сотрудничестве с компанией ЭОС был
подготовлен рабочий проект по интеграции системы «ДЕЛО» с системой
межведомственного электронного документооборота (МЭДО). Этот проект также был
реализован сторонней организаций, выигрывшей данный аукцион.

Таким образом к концу 2011 года в администрации Липецкой области, ИОГВ
Липецкой области и администрациях муниципальных районов и городских округов
Липецкой области использовалось уже 1330 р.м. системы «ДЕЛО», включая 360 р.м.
опции «ЭП и шифрование».

В рамках работ 2012 года нашими специалистами выполнена разработка ряда
отчетных форм, а также разработан отчет, формирующий утвержденную
администрацией Президента РФ ежеквартальную форму, содержащую сведения о
результатах рассмотрения обращений граждан, переданных в администрацию Липецкой
области из администрации Президента РФ.

В целях реализации указания Президента РФ от 24.02.2012г. №Пр-494 в части
обеспечения заявителям доступа в разделе «Личный кабинет» на официальном сайте
Президента РФ в сети Интернет к результатам рассмотрения их обращений
федеральными и региональными органами исполнительной власти специалистами нашей
компании был разработан программный модуль, обеспечивающий выгрузку информации
о результатах рассмотрения обращений граждан, поступивших в администрацию
Липецкой области из администрации Президента РФ, для ее последующего размещения
на официальном сайте администрации Липецкой области.

По итогам работ на конец 2012 года в системе «ДЕЛО» будет работать 1700
активных пользователей, включая 607 р.м. опции «ЭП и шифрование».

В перспективе предполагается расширение использования системы электронного
документооборота за счет подключения к ней органов местного самоуправления,
муниципальных предприятий, учреждений и организаций Липецкой области. Также
планируется расширить использование системы «ДЕЛО» в администрациях
муниципальных районов и городских округов Липецкой области и в организациях,
закрепленных за отраслевыми ИОГВ Липецкой области, за счет подключения к
системе всех пользователей указанных организаций с целью автоматизации всего
цикла работы с документами. В случае успешной реализации данного проекта, будет
завершено создание единой системы электронного документооборота региональных и
муниципальных органов исполнительной власти Липецкой области. Это позволит
перейти к полностью безбумажному юридически значимому документообороту между
всеми этими органами, повысить оперативность и эффективность исполнения ими
своих функций, а также обеспечить прозрачный контроль исполнения поручений
руководства на всех уровнях управления.