Компания Basware исследовала проблемы и преимущества электронных счетов

Компания Basware, лидер в области разработки решений для
процесса «от закупки до платежа», обнародовала результаты независимого опроса
«Электронные счета: глобальный обзор»
(E—invoicing: A Global
View). 97% компаний-участников исследования отметили, что
переход на электронные счета может повысить эффективность их деятельности.
Однако массовое распространение электронных счетов затрудняется тем, что у
поставщиков отсутствует возможность проведения электронных транзакций, что
приводит к необходимости использования компаниями многочисленных
порталов.

Опрос, в котором участвовали 1 373 работника финансовой сферы из США,
Европы, Скандинавских стран и Австралии, определил широту распространения
электронных счетов и стимулы, которые движут заказчиками. Респонденты также
поделились своим видением того, как переход на электронные счета помогает
компаниям улучшать взаимоотношения с поставщиками, оптимизировать потоки
наличности, сокращать просрочки оплаты заказов и повышать доходность.

Хотя эффективность использования электронных счетов и заказов на покупку
широко признана, и две трети опрошенных отмечают их положительное влияние на
бизнес, их применение все еще мало распространено. Большинство компаний (56%)
сегодня ежемесячно получают не более 20% счетов в электронном виде, и только 9%
опрошенных очень активно используют электронные счета. При этом 93%
респондентов понимают, что их процесс обработки счетов требует
усовершенствования в той или иной степени.

72% участника опроса назвали повышение операционной эффективности своей
первоочередной задачей на 2011 год, а в качестве ее решения почти все
респонденты обозначили именно переход на счета в электронной форме. Тем не
менее, компании, которые планируют внедрение автоматизации обработки финансовой
документации, сталкиваются с тем, что процесс еще не устоялся, а соблюдение
законодательных требований, внесение изменений в существующие правовые акты и
обеспечение возможности электронного документооборота с поставщиками требует
значительных временных и ресурсных затрат. Все компании, участвовавшие в
опросе, получают 74% счетов в бумажном виде, сканируют их для дальнейшей
обработки, которая нередко производится вручную. Эти неавтоматизированные
процессы оказывают очевидно негативное воздействие на основные
бизнес-показатели.

Серьезной проблемой является отсутствие интероперабельности (сотрудничества
между различными операторами обмена электронными счетами), а использование
различных форматов ограничивает возможности поставщиков. 61% респондентов
заявили о необходимости открытой сети, которая позволит любому закупщику,
поставщику или стороннему производителю оперировать электронными документами
вне зависимости от наличия у компании соответствующих технологий. При этом 46%
финансистов сочли стоимость внедрения главной проблемой, препятствующей
быстрому массовому переходу на электронные счета. Невозможность переключения
поставщиков  на полностью электронное выставление счетов и интеграцию в
процесс «от закупки до платежа», приводит к снижению контроля над расходами и
негативно сказывается на эффективности всего цикла «от закупки до платежа».
Поставщики, вне зависимости от их размера, сферы деятельности или
местоположения, должны иметь возможность работать в единой сети, и для перехода
на электронные транзакции им требуется специальная программа.

Согласно другому исследованию, проведенному Forrester Consulting при
поддержке компании Basware[1],
переход на электронные счета и их автоматизированную обработку одновременно с
автоматизацией процесса закупок значительно повышает эффективность работы
бухгалтерии и делает возможной сквозную обработку транзакций. Между отделами
кредиторской задолженности, которые до сих пор используют бумажные счета, и
теми, кто уже перешел на автоматическую обработку электронных счетов и других
документов, существует огромная разница. Финансисты признают пользу электронных
счетов в процессе обработки документации, поэтому неудивительно, что 53%
участников опроса уверены в необходимости более активного перехода поставщиков
к выставлению электронных счетов. А 54% респондентов отметили, что
использование электронных счетов становится отраслевым стандартом.