«Международная Энергосберегающая Корпорация» (Санкт-Петербург) автоматизирует бизнес-процессы с помощью платформы eDocLib

 ООО «Международная Энергетическая Корпорация» («МЭК»)  –
инжиниринговая компания, предоставляющая полный комплекс услуг   в
области энергетических сетей:   от предпроектного обследования 
до  сдачи энергетических объектов  под ключ и сервисного
обслуживания.

Как и  во многих других организациях  до внедрения
ECM-системы  в ООО «МЭК» для совместной работы с документами
использовались систематизированное файловое хранилище и электронная почта;
какого-либо единого подхода к управлению задачами не существовало. 
Динамичное развитие компании, постоянное увеличение объемов работ и,
соответственно, числа обрабатываемых файлов и документов потребовало повышения
эффективности работы и внедрения современных технологий для работы с
информацией.  Среди основных задач,  сформулированных руководством
компании для внедряемой системы  –  автоматизация общего
документооборота, создание единого корпоративного хранилища  документов и
неструктурированной информации, автоматизация учета договоров и управления
взаимоотношениями с клиентами (CRM).   В качестве наиболее
подходящего решения, позволяющего автоматизировать все перечисленные задачи,
была выбрана система «eDocLib: Актив Бизнес», построенная на платформе eDocLib
компании «Электронные Офисные Системы» (Москва).

Коробочная версия  ECM-системы eDocLib 2.5  предоставляет широкий
функционал по организации совместной работы с корпоративной информацией и
автоматизации документооборота. Кроме того,  она может быть использована
независимыми разработчиками  для  создания собственных продуктов на
основе платформы eDocLib.

Один  из первых подобных  продуктов – ECM-решение  «eDocLib:
Актив Бизнес», разработанное специалистами компании «Корпоративные системы –
Консалтинг» (Барнаул), золотого  партнера ЭОС. Продукт позволяет 
автоматизировать ключевые бизнес-процессы малого  и среднего
бизнеса,  в том числе, управленческий документооборот, работу с 
договорами,  управление взаимоотношениями с клиентами (CRM), работу
сервисной службы (helpdesk)   и обладает, как и сама платформа
eDocLib,  уникальным соотношением «цена/ функциональность» и возможностью
быстрой конфигурации  в соответствии с потребностями пользователя.

На первом этапе внедрения «eDocLib: Актив Бизнес» в «Международной
Энергетической Компании»  было проведено исследование общего и
коммерческого документооборота, позволившее формализовать документационные и
информационные потоки. Далее специалистами компании «Корпоративные системы —
Консалтинг» был осуществлены необходимое конфигурирование и настройка «eDocLib:
Актив Бизнес» в соответствии с результатами исследования.

С 2011 года учет и управление всеми договорами  и документами  в
компании «МЭК»  ведется с помощью «eDocLib: Актив Бизнес».  Базовые
функции CRM, реализованные   в системе, предоставили возможность
коммерческому отделу автоматизировать работу с действующими и потенциальными
заказчиками, учитывать возможные сделки, запросы потенциальных клиентов,
планируя и проводя работу с ними в единой системе. Простая интеграция с
Microsoft Outlook позволила  автоматически регистрировать переписку
сотрудников с контрагентами в связке с первичными документами (договорами,
коммерческими предложениями и т.д.).

Благодаря использованию  утилиты загрузки в eDocLib  существующего
архива электронных документов  к моменту  запуска  системы в
эксплуатацию все значимые документы были собраны в едином хранилище.

Говоря о первых результатах внедрения, Виталий Моргунов, директор по
маркетингу «МЭК», отметил: «…система позволяет навести порядок в
документообороте, решить проблему своевременного и качественного выполнения
поручений. Сохранить и защитить данные, а также предоставить возможности для
организации работы в удаленном режиме. Именно такие условия диктует реальность
для малых и средних предприятий…»

В планах на будущее – автоматизация  с помощью «eDocLib:Актив Бизнес»
 основных бизнес-процессов, связанных с работой с различной технической
документацией. Рассматриваются варианты реализации в системе единого хранилища
инженерных документов: технических обоснований, чертежей, спецификаций,
результатов предпроектных обследований и т.п. При этом планируется не
 только создать архив электронных документов, но и  обеспечить
коллективную работу с документами, их согласование, управление задачами и
контроль исполнения. При этом вся техническая документация  будет
 динамически связана  с другими документами компании –
 коммерческими предложениями, договорами, предварительными запросами
потенциальных клиентов и т.д.

Все работы по проекту выполняются компанией «Корпоративные Системы –
 Консалтинг»
www.cs-consult.ru, золотым дилером
ЭОС.