АйТи автоматизировала документооборот «Соликамскбумпрома»

Компания АйТи внедрила систему электронного документооборота (СЭД) на
предприятии «Соликамскбумпром». В процессе внедрения удалось оптимизировать
бизнес-процессы, связанные с движением документов, и ускорить взаимодействие
подразделений предприятия. СЭД де-факто находится в промышленной эксплуатации,
в ней работают 73 сотрудника.

«ОАО «Соликамскбумпром» — крупное, стабильно работающее российское
бумагоделательное предприятие с богатой историей и традициями. В своем
стремлении соответствовать требованиям рынка ОАО «Соликамскбумпром» активно
развивается, это касается не только производства, но и управления, внедрения
информационных технологий. В 2008 году руководство «Соликамскбумпрома» решило
внедрить СЭД, чтобы автоматизировать и оптимизировать процессы, связанные с
обработкой потоков документов.

До начала проекта на предприятии существовал документооборот на основе
бумажных носителей без использования специальных программных средств. В
процессе выбора СЭД представители предприятия собрали всю возможную информацию
о подобных системах и посетили соседние организации Пермского края, уже
внедрившие СЭД, чтобы понаблюдать за работой в системе и оценить эффект от
внедрения. В результате была выбрана система класса ECM БОСС-Референт,
хорошо зарекомендовавшая себя на заводе «Сильвинит». Основными задачами проекта
стали автоматизация регистрации и обработки входящей и исходящей
корреспонденции, работы с поручениями, а также обеспечение контроля исполнения
руководящих указаний.

Проведенное специалистами АйТи аналитическое обследование выявило узкие
места сложившегося на предприятии документооборота. В силу различных причин
имеющиеся бизнес-процессы обладали рядом уникальных особенностей, которые
предстояло учесть при внедрении. АйТи предложила руководству завода схемы
оптимизации взаимодействия между участниками документооборота, которые были
одобрены и приняты за основу при внедрении СЭД. Благодаря этому удалось
ускорить обработку внутренней распорядительной документации и согласование
служебных записок.

Например, ускорилась рассылка приказов по основной деятельности и кадровых
приказов на ознакомление в подразделения. Раньше нужно было делать твердые
копии приказов и развозить их на машине по подразделениям завода. Сейчас после
регистрации документ в течение 10 минут рассылается на ознакомление, плюс есть
возможность контроля ознакомления в СЭД.

Также «Соликамскбумпром» активно использует механизм контроля
исполнительской дисциплины применительно к решениям президента компании. На
основании его решений формируются поручения, рассылаются на исполнение и факт
выполнения контролируется ответственным лицом. СЭД позволяет отслеживать
своевременность выполнения поручений, готовить отчеты для президента по
исполнению поручений.

Развертывание СЭД на базе системы класса ECM БОСС-Референт компания АйТи
начала в июне 2010 года, а уже осенью того же года система электронного
документооборота прошла стадию опытной эксплуатации. Сейчас СЭД де-факто
находится в промышленной эксплуатации, в системе работают 73 сотрудника.

Елена Ведерникова, начальник отдела управления делами и делопроизводства
ОАО «Соликамскбумпром», прокомментировала итоги проекта: «Мы оценили
преимущества использования системы уже на этапе опытной эксплуатации. Теперь
рабочая документация быстро проходит все необходимые стадии обработки, что
позволяет нам более гибко работать с клиентами. Ускорилось взаимодействие между
подразделениями: им оперативно доставляется вся организационно-распорядительная
документация».