АйТи повысила оперативность работы с документами в ОАО «Квадра»

Компания АйТи завершила первый этап тиражирования системы БОСС-Референт в
ОАО «Квадра — Генерирующая компания» (ранее — ОАО «Территориа́льная
генери́рующая компа́ния № 4» — ТГК-4). В результате проекта «Квадра» получила
возможность повысить качество и скорость работы с документами в условиях
распределенной структуры.

ОАО «Квадра» — крупная российская энергетическая компания, основными видами
деятельности которой являются: производство, транспортировка электрической и
тепловой энергии, а также предоставление услуг по управлению энергетическим
бизнесом. Компания имеет широкую филиальную сеть, распределенную по всему
Центральному федеральному округу. В связи со сменой собственников в компании
произошла реструктуризация, часть управленческого персонала была переведена в
московский филиал и, как следствие, остро встал вопрос об упорядочении
процессов общего документооборота. В частности, потребовался полный справочник
номенклатуры дел и множество других справочников, более совершенные механизмы
поиска, возможности оперативно вести всю работу по подготовке и согласованию
договоров, прописывать маршруты движения документов. Кроме того, необходимо
было организовать работу всех филиалов в едином информационном
пространстве.

До перехода на специализированную СЭД в «Квадре» уже использовалось
портальное решение для работы с документами. Однако новые жесткие требования к
ведению документооборота вызвали необходимость использования более современного
и мощного инструмента. При этом у заказчика уже был опыт работы с продуктами
семейства Lotus (на их базе был реализован документооборот) и в штате имелись
квалифицированные специалисты по данной программной платформе.

Изначально система БОСС-Референт была внедрена на 300 рабочих мест в
центральном аппарате в Туле и в московском офисе. Затем система была развернута
в одном из филиалов. Тульский филиал был выбран не случайно, его сотрудники, в
основном из ИТ-управления, уже принимали самое непосредственное участие во
внедрении СЭД в центральном аппарате. На этом этапе в корпоративную СЭД
добавилось еще 200 пользователей. Кроме того, внедрение системы в тульском
филиале позволило решить важнейшую задачу — отладить удаленное взаимодействие и
общение в распределенной информационной среде. Это, несомненно, окажется
полезным в рамках развития проекта и дальнейшего тиражирования системы.

«Тема внедрения современной СЭД у нас, что называется, назрела, и вопрос
встал очень остро, поскольку, с одной стороны, компания развивается,
открываются новые офисы, а с другой — руководство «Квадры» предъявляет жесткие
требования к унификации и порядку согласования распределенных документов.
Внедренная система позволила не только навести общий порядок в процессе
документооборота, но и сформировала механизмы управления
документоориентированными процессами, что особенно важно для компании
распределенного типа», — отмечает заведующий канцелярией ОАО «Квадра» Юрий
Кукушкин. —«Результаты работы системы не только оправдали, но и превзошли
ожидания. Система выполнила все поставленные перед ней задачи и уже
продемонстрировала такие показатели эффективности, как сокращение среднего
времени прохождения документов, усиление контроля исполнительской дисциплины.
Теперь документы просто невозможно потерять», — отмечает Татьяна Игнатова,
руководитель проекта внедрения СЭД компании «Квадра».

До конца 2011 года запланировано тиражирование системы БОСС-Референт еще на
три филиала, расположенные в Смоленске, Брянске и Белгороде. Затем к
корпоративной СЭД будут подключены и все остальные филиальные структуры.