В национальных органах статистики Республики Беларусь ведется создание системы электронного документооборота на базе СЭД «ДЕЛО»

В ноябре 2010 г. в Национальном статистическом комитете Республики
Беларусь (Белстат), включая базовые подразделения
(Главное статистическое управление Минска, Главное статистическое управление
Минской области) была принята в опытную эксплуатацию корпоративная
автоматизированная система электронного документооборота (АСЭД), созданная на
базе СЭД «ДЕЛО» разработки компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС)
(Москва). Все пуско-наладочные работы в национальных органах статистики
осуществляет партнер ЭОС в Республике Беларусь – компания «Электронное ДЕЛО».

Проект по созданию АСЭД Белстата делится на несколько этапов. На первом
этапе с июня по октябрь 2010 г. была осуществлена  адаптация программного
обеспечения АСЭД под особенности документооборота каждого подразделения,
установлена и настроена клиентская часть АСЭД на рабочих местах пользователей,
проведено обучение персонала согласно утвержденному графику.

В апреле 2011 г. начались работы по автоматизации управленческого
документооборота территориальных органов статистики.

В итоге проекта АСЭД Белстата должна объединить общей технологией работы все
подключенные к системе органы статистики на республиканском, областном и
районном уровнях с соблюдением принципа «Однократный ввод информации и
многократное ее использование».

Планируется, что на областном уровне АСЭД будет выполнять следующие
технологические процессы обработки документов:

−    регистрация документов;

−    ввод резолюций;

−    исполнение документов;

−    контроль исполнения;

−    отправка документов;

−поиск документов;

−    списание документов в дело;

−    автоматическое формирование отчетных форм.

             Для
каждого Главного статистического управления области создается отдельная система
электронного документооборота, к которой подключены отделы статистики районов.
Обмен документами между областным и районным уровнями происходит с
использованием подсистемы «ДЕЛО-WEB» (разработка ЭОС). Обмен документами между
территориально удаленными структурами осуществляется по электронной почте.

При разработке АСЭД территориальных органов в целях упорядочения и
унификации документопотоков в корпоративной системе управленческого
документооборота производится типовая настройка баз данных всех Главных
статистических управлений области. Обучение персонала проводится на территории
Главного статистического управления. Для основных пользователей системы –
делопроизводителей, а также технолога АСЭД проводится индивидуальное обучение.
Для остальных пользователей занятия проходят в учебном классе по группам
категорий пользователей.

Организация АСЭД в структуре Белстата и территориальных органах статистики
должна обеспечить:

·        создание и ведение
технологической базы типовых процессов обработки документов;

·        автоматизированную регистрацию,
размещение документов и информации в единой базе данных;

·        единые инструменты создания,
редактирования и обработки документов;

·        контроль за исполнением
документов и управленческих решений;

·        стандартизацию форматов
электронных документов внутри системы;

·        ведение электронных карточек
бумажных документов;

·        хранение сведений о
местонахождении бумажного оригинала документа, списание документов в дела в
соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

·        создание и хранение электронных
документов, что обеспечивает применение встроенных механизмов для работы с
ЭЦП;

·        типизацию рабочих мест
пользователей;

·        формирование выходных документов
и отчетов;

·        защиту документов и информации
от несанкционированного доступа на основе системы паролей и иерархии
пользователей;

·        контролируемое перемещение
документов и карточек средствами электронной почты;

·        доступ к информации и
многопользовательскую работу с документами по локальной сети.

В настоящее время завершены работы в Главном статистическом управлении
Гродненской области, Главном статистическом управлении Брестской области,
продолжаются работы в Главном статистическом управлении Гомельской области.

До конца сентября 2011 г. планируется завершить работы по автоматизации в
Главных статистических управлениях Могилевской и Витебской областей.