Специалисты ЛЕТОГРАФ автоматизировали документооборот Центра по недвижимости по Южно-Казахстанской области Республики Казахстан

Специалисты казахстанского офиса компании ЛЕТОГРАФ завершили проект по созданию
системы электронного документооборота в «Центре по недвижимости по
Южно-Казахстанской области (ЮКО)», одном из 16 региональных центров Комитета
регистрационной службы Министерства юстиции Республики Казахстан. После
внедрения в организации системы электронного документооборота ЛЕТОГРАФ,
сотрудники Центра по недвижимости получили автоматизированный инструментарий
для руководства и контроля в сфере государственной регистрации прав на
недвижимое имущество и сделок с ним.

До начала проекта в «Центре по недвижимости» функционировала информационная
система регистрации объектов недвижимости, не поддерживающая хранения
электронных копий бумажных документов. Поскольку каждый из региональных центров
Комитета регистрационной службы Министерства юстиции РК работает с массивом
более чем из 100 тыс. документов, это негативно сказывалось на скорости
обработки запросов и получения информации из архивов. Также была затруднена
обработка поступающих в организацию документов и их помещение в архив для
последующего доступа. Для улучшения качества обслуживания и повышения скорости
обработки заявок физических и юридических лиц было принято решение создать
электронный архив всех инвентарных дел.

В качестве основной цели проекта создания электронного архива руководство
«Центра по недвижимости» обозначило сокращение времени обработки запросов и
сроков получения информации из архива. Для этого было необходимо перевести в
электронный вид все архивные оригиналы инвентарных дел, включая ветхие
документы и документы формата A3, интегрировать электронный архив
отсканированных образов с существующей в организации системой регистрации
документов. При этом важно было сохранить привычную для сотрудников процедуру
работы с документами и обеспечить возможность доступа к электронным копиям
документов в существующей системе регистрации.

Также необходимо было создать электронную картотеку архивных дел и документов в
соответствии с принятой в организации номенклатурой, обеспечив пользователям
системы получение электронного документа «по запросу» согласно индивидуальному
уровню доступа к информации и возможность получения статистической информации
по архивным документам. Не менее важно было организовать в архивной системе
версионный контроль присоединенных электронных образов, поиск по реквизитам
карточки и атрибутам документов, обеспечить контроль движения и местоположения
архивных документов.

По результатам проведенного тендера в качестве платформы электронного архива
была выбрана система ЛЕТОГРАФ. Выбор решения был обусловлен следующими
факторами:

·        

Система способна обеспечить обработку огромного массива информации (в рамках
данного проекта необходимо было перевести в электронный вид более 12 миллионов
страниц бумажных документов).

·        

Входящая в систему интеграционная платформа организует эффективное межсистемное
взаимодействие, позволяя объединять различные системы, функционирующие в
организации, в единое информационное пространство для работы с внутренними
документами.

·        

Работа системы не требует установки дорогого мощного оборудования, высокой
квалификации пользователей и ИТ-специалистов: для ее донастройки и текущего
администрирования достаточно одного сотрудника, прошедшего трехдневный курс
обучения «Системный технолог ЛЕТОГРАФ».

Работы по проекту выполнялись в два этапа с сентября 2010 по март 2011 г. В
ходе проекта для автоматизированного управления электронным архивом документов
«Центра по недвижимости по ЮКО» была создана многофункциональная
интегрированная система, которая объединила существующую в организации систему
регистрации документов; систему потокового ввода документов; систему ЛЕТОГРАФ в
качестве хранилища электронных образов и интеграционную платформу
ЛЕТОГРАФ.Ансамбль для обеспечения взаимодействия всех систем и приложений
организации.

Для оцифровки бумажных документов была создана система потокового ввода,
состоящая из трех различных потоковых сканеров Kodak (планшетных сканеров
формата А3 и А4 и сканера формата А2 для нерасшитых документов), принтера
этикетов и сканера штрих-кодов. Программную часть системы «Электронный архив»
составили:
cистема
потокового распознавания ABBYY Recognition Server, хранилище электронных
документов ЛЕТОГРАФ и ЛЕТОГРАФ Ансамбль в качестве интеграционной
платформы.

Электронный архив начал функционировать с момента, когда в системе стали
появляться первые электронные образы бумажных документов, которые сразу же
становились доступны для подготовки ответов по заявкам. При этом пользователи
системы продолжали работать с привычным для них интерфейсом, а доступ к
хранилищу электронных образов документов осуществляется при нажатии
соответствующей кнопки в системе регистрации. На сегодняшний день в «Центре по
недвижимости» завершается процесс оцифровки архива, контроль ввода данных
осуществляется с помощью отчетов, отображающих ситуацию в режиме реального
времени с указанием количества отсканированных документов и
исполнителя.

«Работа с электронными образами позволяет быстро получить доступ к нужному
документу и при необходимости сделать его копию, а также защитить бумажные
оригиналы документов, — рассказывает Закридин Нурханович Алимкулов, заместитель
директора «Центра по недвижимости ЮКО». -Система автоматизированного управления
электронным архивом документов, созданная на базе ЛЕТОГРАФ, обеспечивает
максимальную оперативность обработки заявок физических и юридических лиц,
позволяя оказывать гражданам и организациям услуги быстро и качественно, что и
является нашей ключевой задачей».

 «Архитектура ЛЕТОГРАФ и ее
возможности по интеграции приложений позволили увеличить функциональность
используемой в организации системы регистрации и вывести технологическое
обеспечение архива на новый уровень, при этом полностью сохранив сделанные в
ИТ-инфраструктуру инвестиции и привычный способ работы сотрудников, —
рассказывает Елена Шелястина, технический директор компании ЛЕТОГРАФ. – В
настоящее время система регистрации документов продолжает выполнять свои
функции — в ней ведется работа с информацией, а электронные образы документов
размещаются в системе ЛЕТОГРАФ». В настоящее время руководством Центра
разрабатывается план

мероприятий по переводу архивных материалов в электронный вид во всех 17
филиалах.