Холдинг «Вест Концепт» завершил проект по внедрению системы электронного документооборота в Компании «Союз-Телефонстрой»

Специалисты Холдинга «Вест Концепт» завершили масштабный проект по созданию
системы электронного документооборота с использованием технологической
платформы Microsoft Office SharePoint Server 2010 в Компании
«Союз-Телефонстрой». Результатом проекта стало создание информационной системы,
объединяющей в единое информационное пространство подразделения Центрального
офиса компании.

ОАО «Союз-Телефонстрой» — один из лидеров рынка строительства сооружений
связи. Отличительная особенность компании от многих предприятий отраслевого
строительного комплекса – осуществление полного цикла работ от
проектно-изыскательских до организации сдачи готовых объектов территориальным
подразделениям Россвязьнадзора. Сегодня ОАО «Союз-Телефонстрой» имеет 7
филиалов по всей России, в составе подразделений работает примерно 1900
человек.

Ключевые особенности реализации проекта были связаны с распределенной
филиальной структурой компании, а также со спецификой отрасли. Известно, что в
строительстве огромное значение уделяется полноте, точности и своевременности
подготовки и согласования проектных и разрешительных документов, процедуры
работы с документами весьма сложны и трудоемки и охватывают полностью весь
производственный цикл предприятия. Именно поэтому руководство компании приняло
решение автоматизировать процессы ведения договоров и архивов документов
путем  внедрения СЭД.

Специалисты Холдинга «Вест Концепт» предложили реализовать задачи проекта с
помощью решения Microsoft Office SharePoint Server 2010. Реализованная система
состоит из нескольких модулей: Модуль «Портал», Модуль «Исполнительская
дисциплина», Модуль «Делопроизводство», Модуль «Тендерно-Договорная
деятельность». В системе также обеспечена автоматизация документооборота по
всем подразделениям Компании: Административный Департамент, Бухгалтерия,
Финансовый Департамент, ИТ Департамент, HR Департамент, а также
Производственный Департамент.   По итогам внедрения системы электронного
документооборота были достигнуты следующие результаты:

• создано единое информационное пространство между центральным офисом и его
  филиалами;
• большинство операций выполняется без участия бумажных носителей, снижены
  объемы ручного ввода и максимально исключено дублирование информации,
  автоматизированы процессы архивации документов, канцелярии, согласования
  договорной деятельности, ОРД (приказы, заявки, поручения);
• реализована процедура сканирования и автоматической загрузки документа в
  определенные разделы системы;
• создан единый портал коммуникаций между сотрудниками, где они могут
  получить информацию о последних новостях в компании, новых назначенных задачах,
  загружать шаблоны необходимых документов, создавать рабочие области совещаний,
  приложив необходимые для работы документы, протоколы и начать работу с задачами
  по итогам совещания;
• обеспечен прозрачный контроль исполнительской дисциплины, с назначением
  ответственных лиц по задачам и документам, отслеживанием статуса их выполнения,
  формированием уведомлений о незакрытых задачах как для исполнителя, так и для
  контролера;

·         обеспечен безопасный
доступ к системе и передаче данных.

В настоящее время сотрудничество между компаниями «Вест Концепт» и
«Союз-Телефонстрой» продолжается в части сервисного сопровождения внедренной
системы.