Администрация Ишимбайского муниципального района Республики Башкортостан расширяет использование системы электронного документооборота «ДЕЛО»

В Администрации Ишимбайского муниципального района Республики Башкортостан произведена поставка и установка дополнительных рабочих мест системы электронного документооборота «ДЕЛО», разработка компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Проект осуществляет компания «Медиалюкс» – партнер ЭОС в Республике Башкортостан.

Первоначальное внедрение СЭД «ДЕЛО» в Администрации Ишимбайского муниципального района было проведено в конце 2008 г. За прошедшее время увеличилась потребность в средствах автоматизации для полноценной работы органов местного самоуправления.

Основные предпосылки принятия решения о дополнительной автоматизации:

·               развитие федеральной целевой программы «Электронная Россия»;

·               стремление использовать в работе современные бизнес-технологии;

·               постоянно растущий объем бумажного документооборота.

Ожидается, что при помощи системы «ДЕЛО» будут решены такие задачи, как:

·               упорядочение процессов документооборота;

·               переход к единой схеме работы с документами;

·               автоматизация работы с входящими/исходящими документами и корреспонденцией;

·               сокращение сроков регистрации и прохождения документов;

·               обеспечение надлежащего контроля исполнения документов.

Специалистами компании «Медиалюкс» были выполнены следующие работы:

·               обследование документооборота, формализация бизнес-процессов, разработка внедряемой модели электронного документооборота;

·               установка и настройка необходимых аппаратных средств и программного обеспечения;

·               настройка системы на электронный документооборот;

·               установка серверного программного обеспечения «ДЕЛО»;

·               установка на клиентских местах программного обеспечения «ДЕЛО»;

·               тестирование системы;

·               консультации пользователей в три этапа: вводный, основной, закрепляющий;

·               опытная эксплуатация.

Результат – частичная автоматизация работы Администрации Ишимбайского муниципального района Республики Башкортостан и полная автоматизация работы с документами на рабочих местах главы Администрации, управляющего делами, секретаря приёмной главы Администрации, двух сотрудников канцелярии и одного исполнителя.

Внедрение системы значительно сократило время, затрачиваемое сотрудником на регистрацию входящих и исходящих документов, контроль исполнения документов и поручений, поиск документов. Все требования заказчика по функционированию системы были выполнены в полном объеме.

В перспективе в Администрации Ишимбайского муниципального района Республики Башкортостан предполагается полная автоматизация документооборота посредством системы «ДЕЛО», а также автоматизация работы с корреспондентами на федеральном, региональном и муниципальном уровнях.