Другие новости

Поэтапное внедрение и развитие системы электронного документооборота «ДЕЛО» в органах государственной власти Республики Северная Осетия-Алания

24.07.2014 | 10:41 Технологии

В органах государственной власти Республики Северная Осетия-Алания (РСО-А) с 2011 года силами специалистов Комитета РСО-А по информационным технологиям и массовым коммуникациям внедряется СЭД «ДЕЛО». Проект уже прошел 4 этапа, в результате которых, по состоянию на конец мая 2014 года, в системе работали 829 пользователей, в единую базу данных были объединены все органы исполнительной власти РСО-А, автоматизированы участки регистрации в каждом органе местного самоуправления РСО-А. В планах развития проекта – переход на юридически значимый документооборот, использование ЭЦП и средств криптографии, подключение к МЭДО и запуск мобильного приложения СЭД «ДЕЛО» для всех руководителей.

О заказчике

Органом исполнительной власти РСО-А, осуществляющим на территории Республики разработку и проведение государственной политики в сфере связи, информационных технологий, массовых коммуникаций и средств массовой информации (в том числе электронных, включая развитие сети Интернет, развитие телерадиовещания и новых технологий в этих областях) является Комитет РСО-А по информационным технологиям и массовым коммуникациям.

Предпосылки проекта

С 1998 года в органах государственной власти РСО-А осуществлялась рассылка нормативной, справочной, регламентирующей документации в подчинённые структуры органов власти с помощью электронной почты. Учитывая темпы развития информатизации в стране, было принято решение о внедрении в органах государственной власти РСО-А системы электронного документооборота.

Цели проекта

Целями внедрения СЭД в органах государственной власти РСО-А стали:

Создание единой информационной базы поддержки принятия управленческих решений;
Осуществление контроля за своевременным исполнением на всех уровнях управления поручений вышестоящих органов власти, указаний и поручений руководства, писем и обращений граждан, обращений учреждений и организаций, проверка правильности и своевременности исполнения документов;
Организация единого порядка работы с документами в органах исполнительной власти РСО-А и органах местного самоуправления РСО-А;
Сокращение сроков получения информации о направлении документов, резолюций и других материалов в подразделения, отделы и территориально отдалённым участникам;
Сокращения сроков рассмотрения служебной корреспонденции, писем, жалоб и обращений граждан и юридических лиц, повышение качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение;
Сокращения сроков создания нормативных актов и организационно-распорядительных документов, повышение качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение.

В итоге было принято решение о внедрении СЭД «ДЕЛО» – флагманского продукта компании «Электронные офисные системы».

Ход проекта

Первый этап проекта начался в 2011 году: было установлено программное обеспечение системы «ДЕЛО», определены правила настройки по итогам проведенного обследования, проведена настройка системы и заполнение основных справочников, проведено обучение администраторов и технологов «ДЕЛО».

По результатам тестовой эксплуатации в августе-сентябре 2012 года состоялся 2-й этап внедрения, в рамках которого были дополнительно закуплены и установлены еще 69 мест клиентских мест системы «ДЕЛО», приобретены 10 мест опции «Сканирования» и управления процессами, а также 2 места «Портфеля руководителя.

3-й этап проходил в октябре-декабре 2013 года. За это время было приобретено 430 дополнительных клиентских мест системы «ДЕЛО», что позволило увеличить количество пользователе в каждом органе исполнительной власти, на 100 % обеспечить рабочими местами Администрацию Главы РСО-А и Правительства РСО-А.

В мае 2014 года начался очередной, 4-й этап проекта. В рамках него было приобретено 320 дополнительных рабочих мест для органов исполнительной власти РСО-А и органов местного самоуправления РСО-А, 10 мест программы «Портфель руководителя», опции «Информер» (10 мест) и «Сканирование» (5 мест), был осуществлен перенос базы данных на новый сервер, проведено индивидуальное и групповое обучение пользователей.

Итоги проекта

По состоянию на конец мая 2014 года в системе работали 829 пользователей. В единую базу данных объединены все органы исполнительной власти РСО-А, автоматизированы участки регистрации в каждом органе местного самоуправления РСО-А. Достигнуто повышение исполнительской дисциплины и прозрачности исполнения документов, сокращение времени на поиск документов и времени доставки и прохождения документов. Автоматизирован процесс получения отчетности, заложены основы для полноценной организации оказания услуг гражданам в электронном виде.

«В перспективе мы планируем перейти на юридически значимый документооборот, использовать ЭЦП и средства криптографии, подключиться к защищенной системе МЭДО, а также внедрить мобильное приложение системы «ДЕЛО» для всех руководителей», – комментирует заместитель председателя Комитета РСО-А по информационным технологиям и массовым коммуникациям Алла Хацаева.