USD 74.43 ЕВРО 88.93

Общество с ограниченной ответственностью «Газпромтранс»

Технологии

Общество с ограниченной ответственностью «Газпромтранс»

Компания Газпромтранс использует корпоративный тайм-менеджмент на базе Microsoft Outlook.

«Газпромтранс» – один из ведущих грузоотправителей России, обеспечивающий
клиентам надежную и бесперебойную доставку по железной дороге продукции ОАО
«Газпром». В партнерстве с консалтинговой компанией «Организация Времени»
«Газпромтранс» внедрил технологии корпоративного тайм-менеджмента на базе
Microsoft Outlook. В компании выработаны единые корпоративные стандарты
тайм-менеджмента, стали активней использоваться функции Outlook, в том числе
редко применяемые раньше возможности Календаря, Задач и Контактов. Реализация
проекта позволила компании повысить персональную производительность и
эффективность совместной работы сотрудников.

О заказчике

ООО «Газпромтранс» создано решением Совета директоров ОАО «Газпром» 24 июня
2002 года. В 2003 году компания объединила все железнодорожные активы дочерних
предприятий «Газпрома». Затем на базе грузообразующих предприятий, ведущих
добычу жидких углеводородов и имеющих перерабатывающую инфраструктуру, были
сформированы филиалы компании: Оренбургский, Астраханский, Сургутский,
Уренгойский и Ухтинский. В 2004 году «Газпромтранс» стал полноценным единым
производственным и имущественным комплексом.

Сегодня на балансе этого комплекса находится свыше 10 тысяч единиц подвижного
состава. Железнодорожная инфраструктура компании включает в себя сортировочные
и погрузочно-разгрузочные станции. В хозяйство комплекса входит множество
объектов производственного назначения для технического обслуживания тепловозов
и железнодорожных путей, а также 37 маневровых тепловозов, путеремонтная и
снегоуборочная техника.

Ситуация

«В Компании все сотрудники работали с Outlook как с почтовой
программой, функционал Календаря, Задач и Контактов практически не
использовался. Встречи назначались в почтовой переписке либо по телефону, из-за
этого возникали трудности в их согласовании, когда число участников было
значительным. Информация о назначенных оперативных поручениях фиксировалась в
бумажном виде в ежедневниках или на стикерах, и только поручения на основе
документов попадали в систему электронного документооборота. Единой культуры
оперативных коммуникаций не было», – вспоминает Елена Боровлева,
руководитель секретариата компании «Газпромтранс».

Удаленность нескольких филиалов друг от друга существенно осложняет
взаимодействие сотрудников компании.

«Раньше для того, чтобы назначить встречу или задачу, получить
информацию о планах сотрудника, необходимо было звонить, и таким образом
телефонные звонки превращались в один из основных поглотителей времени», –
отмечает Елена Боровлева.

Решение

За помощью в оптимизации внутренних процессов компания «Газпромтранс»
обратилась к ОАО «Организация Времени». Специалистами был проведен анализ
ситуации, текущего состояния документооборота, а также диагностические интервью
с руководителями и намечены шаги по решению поставленных задач.

Была подготовлена предварительная структура корпоративного стандарта.

Вторым этапом внедрения системы корпоративного тайм-менеджмента было обучение и
формирование договоренностей о корпоративном тайм-менеджменте. В процессе
двухдневной стратегической сессии топ-менеджеры познакомились с основными
инструментами корпоративного тайм-менеджмента, отработали их на практических
упражнениях, выработали ключевые положения корпоративного ТМ-стандарта.

Во время обучения топ-менеджеры смогли лично убедиться в практической
реализуемости и простоте применяемых технологий, понять, как с помощью Outlook
можно существенно повысить эффективность работы.

«Мы увидели, что есть возможности для улучшения качества
тайм-менеджмента и перевода его преимущественно в компьютерное русло. У нас
возникло желание перенести всю бумажную работу в Outlook», – поделился
впечатлениями после обучения Рустем Гарипов, начальник Управления грузовых
перевозок компании «Газпромтранс».

Следующим шагом стало проведение индивидуального коучинга для менеджеров
топ-группы, для персонализированной настройки системы личного тайм-менеджмента
на Outlook.

Одновременно с этим стартовал этап подготовки секретариатов ведущих
руководителей. На рабочих местах секретарей были настроены шаблоны для
осуществления контроля исполнения поручений, планирования встреч и поддержки
оперативной работы топ-менеджеров личными помощниками.

Консультанты «Организации Времени» совместно с рабочей группой Заказчика
разработали корпоративные стандарты тайм-менеджмента в Outlook, описывающие
следующие правила и принципы корпоративного взаимодействия:

  • Регламент планирования встреч и координации рабочих графиков с помощью
    Календаря Outlook,
  • Регламент командных коммуникаций по телефону и в переписке по электронной
    почте,
  • Регламент контроля исполнения оперативных поручений, в том числе с помощью
    секретарей,
  • Регламент подготовки, проведения и фиксирования итогов оперативных и
    проектных совещаний.

По завершении разработки корпоративного стандарта были составлены наглядные
памятки по каждому из обсуждаемых разделов правил и рекомендаций.

«Одним из простых и очень эффективных правил планирования рабочего
времени стало четкое понимание сотрудниками значения используемых в календаре
цветов. Теперь можно в считанные секунды проанализировать и понять, какие
встречи в календаре сотрудника привязаны к определенному времени, какие
являются выездными, а какие бюджетируемыми. Организация внутренних встреч стала
занимать минимум времени», – рассказывает ИТ-директор компании
«Газпромтранс» Дмитрий Класс.

После принятия всеми топ-менеджерами финальной версии корпоративных стандартов
тайм-менеджмента в Outlook они были донесены до уровня руководителей среднего
звена. В результате обучения сотрудники поняли правила новой корпоративной
ТМ-культуры, научились оптимально использовать инструменты Outlook в
соответствии с корпоративным стандартом.

Результат

«Сейчас вся система корпоративного тайм-менеджмента работает на
базе уже используемого Microsoft Outlook и корпоративного почтового сервера
Exchange. Если раньше вся коммуникация в основном осуществлялась по телефону,
то теперь Почта и Календарь Outlook стали новыми, более эффективными способами
общения и совместного планирования», – отмечает Рустем
Гарипов.

Например, в компании отмечают, что во время жестко спланированных в Календаре
встреч существенно уменьшилось количество несрочных прерываний со стороны
коллег и подчиненных. Положительные моменты также связаны с внедрением
использования в письмах результато-ориентированных формулировок тем, которые
позволяют оперативно обрабатывать входящую почту и уменьшают сроки ответов на
письма.

«Секретари стали говорить на едином языке со своими руководителями,
благодаря прописанным правилам. В течение рабочего дня сотрудники стали чаще
отвечать на сообщения – если любому сотруднику написать письмо, то до конца дня
обязательно придет ответ. Также стало гораздо проще координировать рабочие
графики – если сотрудник примет приглашение на встречу, то значит, всегда
придет без напоминания. Процент спонтанных встреч без предварительного
планирования приблизился к нулю», – Елена Боровлева.

Елена Боровлева также подчеркивает, что линейные менеджеры стали эффективнее и
быстрее взаимодействовать по горизонтали без прямого участия топ-менеджеров,
информируя их об уже достигнутых результатах. В связи с этим многие вопросы
стали решаться гораздо быстрее.

«Положительным фактом я также считаю улучшение качества
взаимодействия руководителей с подчиненными. Все договоренности, которые
создаются на командном уровне, подтверждаются по почте после встречи. Перед
встречей все материалы заранее вносятся организатором в тело встречи в Outlook,
и приходить на совещание без предварительного знакомства с материалами теперь
неприлично. Разработанная система контроля поручений позволила сократить время,
затрачиваемое на отчетность и использовать его для контроля несрочных, но
важных задач. Процент просроченных поручений снизился в два раза. Раньше по
любому поводу сразу хватались за трубку и начинали набирать номер коллеги или
начальника», – рассказывает Елена Боровлева.

«В результате проекта мы получили систему на базе Microsoft Outlook,
обеспечивающую контроль оперативных поручений, управляемый обмен почтовыми
сообщениями и планирование рабочего времени в едином формате в рамках всей
компании. Оперативная работа стала более быстрой и удобной. Повысилась культура
использования электронных коммуникаций, что позволяет не допускать избыточного
роста формализованного документооборота. Ощутимо повысилась скорость
планирования встреч, решения оперативных вопросов, исполнения приоритетных
поручений, организации и проведения совещаний», – резюмирует генеральный
директор компании «Газпромтранс» Вячеслав Александрович
Тюрин.