Компания ОК использует хостинг на базе виртуальных серверов Hyper-V для построения оптимальной инфраструктуры

Ситуация

С самого начала бюро переводов использовало в своей работе одноранговую сеть до десяти компьютеров на базе ОС Microsoft Windows XP Pro с распределенным хранением данных и перекрестным резервным копированием. В дальнейшем был сделан переход на операционную систему Microsoft Windows Vista Business.

Большая часть работ по созданию переводов, редактированию текстов, их корректуре и верстке вынесены за пределы предприятия — они выполняются внештатными сотрудниками удаленно, которые имеют возможность работать семь дней в неделю. В штате находятся несколько менеджеров проектов, которые составляют график работ, координируют деятельность внештатных сотрудников, контролируют сроки и взаимодействуют с заказчиком. Для планирования задач и событий первоначально использовались стандартные функции Microsoft Office Outlook 2002, которая в дальнейшем была заменена на Microsoft Office Outlook 2007.

За процесс набора и тестирования внештатных сотрудников и за ведение базы данных отвечает менеджер по персоналу. Первоначально база данных сотрудников представляла отдельную папку Outlook с элементами типа обычный контакт, расположенную на компьютере менеджера по персоналу. Поскольку доступ к информации из базы требуется всем менеджерам проектов хотя бы раз в месяц, приходилось эту базу данных вручную копировать на компьютеры всех менеджеров.

Процесс активных продаж, за который отвечают менеджеры по продажам, был реализован с помощью стандартного набора функций Outlook – контакты, задачи, календарь, почта. Единой базы данных клиентов не существовало.

Единого источника данных для управленческого учета по основному процессу (фактические бюджеты проектов перевода) не было, данные извлекались менеджерами проектов из разнообразных источников – карт заказа (таблиц Microsoft Excel) и писем Outlook внештатным сотрудникам.

Ежемесячно проводится контроль качества обслуживания клиентов — их обзвон и анкетирование, результаты которых сохраняются в виде отдельных файлов Microsoft Excel.

Визуализация бизнес-процессов осуществляется с помощью Microsoft Visio.

Первоначальная система имела ряд существенных недостатков:

1. Ограничения одноранговой сети по одновременному подключению не более восьми пользователей к одному компьютеру.
2. Необходимость постоянного информирования других пользователей об изменениях, внесенных в базу данных внештатных сотрудников.
3. Отсутствие в стандартной форме контакта десятков специальных переводческих полей, таких как родной язык, специализация и тематики, ставки оплаты и другие.
4. Отсутствие централизованного хранения информации о клиентах, что затрудняло работу менеджеров проектов, а также процесс контроля качества обслуживания и управления.
5. Отсутствие централизованной установки обновлений ПО, что приводило к чрезмерным расходам на интернет-трафик.
6. Сложность настройки резервного копирования данных.
7. Низкая безопасность сети, сложность настройки прав пользователей и, как следствие, высокие риски потери информации, в том числе и конфиденциальных данных клиентов.
8. Отсутствие системы, позволяющей менеджеру проекта быстро отследить, на какой стадии работы находится каждый текст в каждом из проектов, и кто является исполнителем текущей стадии и, как следствие, низкая эффективность работы менеджеров проектов и сложность отбора данных для управленческого учета.
9. Невозможность удаленной работы с элементами Outlook и файлами проектов.
10. Отсутствие системы управления отношениями с клиентами, что приводило к низкой эффективности продаж и сложности управленческого контроля.

Решение

Соответственно проблемам были поставлены задачи:

1. Обеспечить комфортную одновременную работу в сети всех штатных сотрудников.
2. Создать единую базу данных внештатных сотрудников с учетом специфики переводческого бизнеса, с возможностью одновременного доступа и разграничением прав.
3. Создать централизованное хранилище информации о клиентах.
4. Снизить расходы на поддержание ПО в актуальном состоянии.
5. Повысить надежность хранения данных с максимальной автоматизацией.
6. Улучшить защиту конфиденциальной информации.
7. Создать удобную систему управления проектами перевода.
8. Дать менеджерам проектов возможность удаленно (из дома) координировать работу внештатных сотрудников в выходные и праздничные дни или в вечернее время.
9. Повысить эффективность активных продаж за счет внедрения CRM-системы.

К решению также предъявлялось дополнительное требование:

Минимизировать затраты бюро переводов в процессе коммерческого использования и максимально использовать сторонние ресурсы, такие как хостинг на виртуальном сервере. Последнее особенно важно, поскольку в офисе бюро переводов фактически не было оборудованного места для размещения сервера, а шум вентиляторов охлаждения мешал бы работе сотрудников.

Помимо выбранного решения рассматривался вариант внедрения единой информационной системы для переводческого бизнеса — XTRF, включающей элементы управления проектами, CRM, базу данных переводчиков, модуль управленческого учета и все остальное. Несмотря на учет специфики бизнеса и высокую степень интеграции в таком продукте, выбор был сделан в пользу решения на базе продуктов Microsoft, которое обладало большей гибкостью, возможностью дальнейшего усовершенствования силами любых профессиональных разработчиков, обеспечением продвинутой поддержки пользователей и регулярных обновлений ПО.

После обращения сотрудников бюро переводов «Окей» в компанию «Тридит» (Самара), партнера Microsoft, было разработано решение, основанное на применении технологий виртуализации, позволяющее существенно снизить стоимость внедрения и затем последующей эксплуатации серверов. Технология позволила отказаться от собственных серверов в пользу аренды виртуальных. Само решение проходило в рамках проекта раннего внедрения Hyper-V RC1. Компания «Тридит» проводила все работы, за исключением создания специальных форм для Outlook с учетом специфики переводческого бизнеса — эту работу выполнили специалисты «Окей».

Гипервизор позволяет очень гибко распределять ресурсы физического сервера между виртуальными машинами, что оптимизирует использование памяти и процессоров. Виртуальной машине достаточно выделить только необходимый объем памяти, что экономит ресурсы для других машин и процессов. — Николай Колесник, технический специалист «Тридит»

Поскольку на рынке немного переводческих компаний, использующих многоступенчатый технологический процесс (по оценкам «Окей», не более 20% от общего числа игроков). Соответственно, наработок в сфере симбиоза с IT пока мало. Поэтому приходилось оценивать бизнес-процессы организации и подбирать варианты их автоматизации. В результате наибольшее количество проблем возникло при создании специальных форм Outlook Translation Tasks и Freelancers – для управления проектами и базы данных внештатных сотрудников соответственно.

При отладке и тестировании бывает очень удобно сохранить текущее состояние системы до изменений, как в игре, чтобы в случае сбоя можно было вернуться к контрольной точке и продолжить работу «как ни в чем не бывало». К счастью в гипервизоре есть такой инструмент для создания снимков состояний, который в несколько раз ускоряет восстановление конфигурации в отличие от традиционных систем резервного копирования.

Возврат к сохраненному состоянию происходит буквально за минуту, когда при использовании резервных копий ушло бы порядка 30 минут. — Николай Колесник, технический специалист «Тридит»

Были внесены изменения в инструкцию по работе в корпоративной сети и хранению данных. Отдельный инструктаж понадобился для внештатных сотрудников по удаленной работе с Outlook и файловым сервером через Outlook Web Access, а также по использованию базы данных Freelancers, базы данных клиентов и средству управления проектами Translation Tasks — все они были реализованы на общих папках Outlook.

Преимущества

В настоящий момент решение развернуто на десяти рабочих станциях с Windows Vista Business и Microsoft Office Business. Наибольшую практическую пользу решение приносит менеджерам проектов, поскольку они применяют почти все его компоненты – базы данных исполнителей и клиентов на MS Exchange Server, удаленный доступ к файлам проектов и электронной почте из дома, систему управления проектами Translation Tasks на Exchange Server. Значительный эффект от использования решения также получает руководство: облегчен сбор необходимой информации для управленческого учета, упрощен контроль за работой менеджеров проектов.

Менеджеры по продажам должны почувствовать основной эффект после ввода в активное использование Microsoft CRM Server, который входит в решение. Использование виртуального сервера позволяет сэкономить деньги на приобретении оборудования, оптимизировать рабочее пространство в офисе. Кроме того, повышение надежности хранения и безопасности данных, централизованная установка обновлений оказывают положительный эффект на работу всей компании в целом.

В результате реализации проекта компания «Окей» получила следующие преимущества:

1. Упрощение и ускорение подбора оптимальных исполнителей на каждый проект минимум на 50%, по результатам опроса менеджеров.
2. Упрощение взаимоотношений с внештатными сотрудниками за счет хранения максимально подробной информации о них.
3. Сокращение времени на обмен информацией между штатными сотрудниками за счет мгновенного обновления информации о клиентах и об исполнителях для всех пользователей.
4. Сокращение временных затрат на координацию переводческих проектов и на внесение данных в программу управленческого учета — по прогнозу минимум на 20%.
5. Бесперебойная работа 24 часа в сутки, семь дней в неделю: менеджер проектов может управлять ходом работ по переводу не выходя из дома.
6. Сокращение входящего интернет-трафика минимум на 15%.
7. Повышение количества контрактов, заключаемых в месяц через прямые продажи.
8. Сокращение расходов — высокие затраты на качественное серверное оборудование (от 3 тыс. долл.) удалось заменить умеренной ежемесячной абонентской платой за хостинг виртуального сервера.

Решение отлично подходит для переводческих компаний со средним переводческим проектом в 6-150 тыс. слов и использующих сложный технологический процесс.

О партнере

Компания «Тридит» работает над решением задач компаний малого и среднего размера, любых сфер бизнеса. Компания специализируется в сферах поддержки ИТ-операций, технологического и управленческого консалтинга в сфере ИТ, построения инфраструктур и системной интеграции. Основным направлением деятельности «Тридит» является разработка и реализация решений на базе продуктов корпорации Microsoft.