ИТ-решение бюджетного вопроса: Система бюджетирования на базе IBM Cognos Planning для «Первой грузовой компании»

Проект реализован GMCS за пять месяцев, уже в процессе внедрения в новой системе был сформирован бюджет «Первой грузовой компании» на 2009 год.

О компании:

«Первая грузовая компания» (ПГК) является крупнейшим железнодорожным оператором грузов в России. Основным учредителем и владельцем обыкновенных акций ПГК является ОАО «РЖД». «Первая грузовая компания» создана в июле 2007 года. В настоящее время в собственности ПГК – свыше 205 000 единиц подвижного состава разного типа. Доля компании в структуре вагонного парка РФ составляет 21%, а 80% клиентов ПГК  –  это ведущие отраслевые предприятия России. 

ПГК предоставляет полный комплекс услуг по транспортировке грузов, в том числе: круглосуточное диспетчерское наблюдение, экспедирование и контроль грузов в железнодорожном и мультимодальном сообщениях, тарифообразование, маркетинговое и юридическое сопровождение проектов. В ближайшей перспективе ключевыми задачами «Первой грузовой» являются обновление подвижного состава, укрепление рыночных позиций и повышение капитализации компании.

Ситуация

Процесс бюджетирования в компаниях с холдинговой структурой связан с обработкой большого числа данных, их унификацией и стандартизацией. Решению задачи получения оперативных и унифицированных данных по всем структурным единицам и подразделениям компании, необходимых для управления финансово-экономической деятельностью, повышения эффективности процессов бюджетирования, финансового планирования и прогнозирования способствует внедрение автоматизированной системы бюджетного управления.

«Первая грузовая компания» является динамично развивающейся структурой. К настоящему моменту на территории России, Украины и Азербайджана функционируют 14 филиалов и 2 представительства «Первой грузовой компании». В планах компании – активное расширение географии деятельности. Еще на момент создания компании руководство в качестве одной из приоритетных задач видело внедрение единой автоматизированной системы бюджетного планирования. Причем «Первая грузовая» не просто хотела автоматизировать процессы бюджетирования. Для поддержания положительной динамики бизнеса компании было важно обладать инструментами для реализации полного цикла бюджетного управления, получения оперативной картины финансового состояния предприятия, сравнения нескольких бюджетных периодов между собой и прогнозного планирования.

С целью выбора платформы для построения системы бюджетирования и партнера по проекту «Первая грузовая компания» провела тендер, в котором приняли участие несколько ведущих ИТ-компаний. В итоге предпочтение было отдано программному продукту IBM Cognos Planning, а исполнителем проекта стала GMCS, обладающая опытом создания систем бюджетирования в компаниях с многопрофильной холдинговой структурой, что было важно для руководства оператора железнодорожных перевозок.

Решение

Проект создания системы бюджетирования был выполнен в сжатые сроки – за 5 месяцев. Уже в ходе внедрения в IBM Cognos Planning был сформирован бюджет «Первой грузовой компании» на 2009 год.

С учетом масштаба поставленных задач внедрение автоматизированной системы бюджетирования проходило в несколько этапов. На первом этапе специалисты GMCS разработали модель краткосрочного финансового планирования, обеспечив консолидацию данных по основным бюджетам в разрезе филиалов и центров финансовой ответственности «Первой грузовой компании». В ходе второго этапа была выполнена интеграция IBM Cognos Planning с ERP-системой заказчика, благодаря чему фактические данные из учетной системы стали оперативно поступать в предварительный плановый бюджет. Завершающим этапом стала разработка модели стратегического финансового планирования предприятия. Стратегическое планирование было построено на основе международной финансовой модели Morgan Stanley, которую консультанты GMCS совместно со специалистами «Первой грузовой компании», принявшими в реализации проекта самое активное участие, адаптировали под специфику деятельности оператора железнодорожных перевозок.

В рамках проекта GMCS решила ряд нестандартных задач. В «Первой грузовой компании» выделено 7 типов вагонов по их функциональному предназначению (цистерны для перевозки нефти, цементовозы и т.д.). Консультанты GMCS учли эту особенность при построении системы бюджетирования, совместно со специалистами компании-заказчика разработав специальный механизм. В настоящее время бюджетное планирование осуществляется не только по типам вагонов, но и по видам деятельности (перевозки, аренда, экспедирование). Благодаря этому «Первая грузовая» может более точно планировать прибыль, а также оценивать рентабельность в разрезе каждого направления деятельности. При краткосрочном планировании оператор перевозок, исходя из данных по рентабельности того или иного вида деятельности, может осуществлять распределение вагонного парка оптимальным образом с целью увеличения прибыли. Более того, содержащиеся в IBM Cognos Planning алгоритмы не позволяют сотрудникам финансового подразделения «Первой грузовой» планировать в убыток компании.

На стадии опытно-промышленной эксплуатации проходило тестирование системы, выявлялись и устранились расхождения в получаемых показателях, поскольку первые три месяца бюджет рассчитывался одновременно в прежней информационной системе, где рассчитывался бюджет, и в IBM Cognos Planning. В частности, при запуске системы в опытную эксплуатацию возникла потребность в ряде доработок, связанных со спецификой каждого филиала. Чтобы выполнить пожелания филиалов, консультанты GMCS разработали дополнительные специализированные формы, сохраняя при этом единую методологию бюджетного управления.

Обучению пользователей работе в новой системе бюджетирования было уделено особое внимание. Несмотря на большое количество филиалов обучение было проведено в сжатые сроки. Удобный и интуитивно понятный интерфейс IBM Cognos Planning позволил пользователям плавно перейти на работу в новой системе бюджетирования. В частности, в городе Новосибирске при непосредственном участии руководителя финансового подразделения ПГК было организовано обучение сотрудников сразу всех восточных филиалов компании, которые уже через три дня изучили методику работы в IBM Cognos Planning.

Бизнес эффективность

В результате проекта «Первая грузовая компания» получила мощную автоматизированную систему бюджетирования, которая позволяет создавать различные модели бюджета (в общей сложности до 35 моделей), прогнозировать прибыль, убытки, а также движение денежных средств как по компании в целом, так и по каждому филиалу в отдельности. В планах «Первой грузовой компании» – обеспечить возможность построения бюджетной модели сроком на 20-30 лет по каждому грузовому вагону, т.е. на весь его жизненный цикл.

В настоящее время система бюджетирования на базе IBM Cognos Planning используется «Первой грузовой компанией» для решения таких задач, как:

·         краткосрочное и стратегическое бюджетное планирование;

·         прогнозирование прибыли и убытков;

·         планирование затрат на ремонты вагонов,

·         формирование инвестиционных планов по расширению парка подвижного состава, включая планы по взятию кредитов на приобретение новых вагонов;

·         формирование финансовых бюджетов на содержание управленческих аппаратов головной компании и филиалов.

Результаты использования внедренной системы бюджетирования:

·         повышение прозрачности процессов бюджетирования благодаря использованию единой нормативно-справочной информации;

·         улучшение финансовых показателей работы компании за счет совершенствования системы финансового планирования и контроля;

·          принятие проактивных управленческих решений на основе точной и полной информации о текущем финансово-хозяйственном состоянии компании.