Финансисты бюджетных организаций перенимают опыт создания электронных архивов

Специалисты Корпорации обсудили со слушателями проблемы документационного обеспечения бюджетного процесса в государственных учреждениях и ознакомили аудиторию с результатами внедрения технологии электронного архива в части интеграции с ведомственными информационными системами и системами документооборота.

Отдельным пунктом мероприятия стало обсуждение вопросов создания электронного архива копий первичной бухгалтерской документации и договоров, порядке предоставления этих документов в ревизионные органы. В рамках этой темы специалисты ЭЛАР рассказали о существующих возможностях оптимизации процессов обеспечения государственных нужд. Одна из них – это автоматизация контроля договорного процесса от подготовки и согласования конкурсной документации до подписания государственного контракта и мониторинга его исполнения, планирования расходов на оплату поставок и услуг.

По словам докладчиков, создание электронного архива копий первичной бухгалтерской и договорной документации создает ответственным сотрудникам государственного учреждения условия для более эффективного управления бюджетными расходами на каждом участке деятельности. На основе фактических документов учреждение сможет подтверждать эффективность использования бюджетных средств, направляемых на финансирование государственного заказа, осуществлять контроль деятельности структурных подразделений, предоставлять документально подтвержденные отчеты контрольно-ревизионным органам и вышестоящему органу управления.

В качестве примера успешного реализованного проекта был приведен опыт ОАО «СУЭК» – крупнейшего в России угольного объединения. Внедрение электронного архива позволило не только сократить срок обработки бухгалтерских документов в территориально–распределенной структуре объединения с 6 дней до 4 часов, но и существенно повысило управляемость в холдинге, предоставило возможность осуществлять контроль финансовых потоков на основе реальных документов, доступных всем уполномоченным сотрудникам в любом дочернем предприятии компании.

В завершение темы выступающие коснулись вопросов создания оперативного электронного архива документации. Система управления подобным архивом позволяет осуществлять долговременное надежное хранение всех существующих типов файлов и электронных копий различных бухгалтерских документов. Кроме того, оперативный электронный архив документации обеспечивает быстрый поиск необходимого документа, одновременную работу с документами всех ответственных специалистов и улучшение показателей за счет оперативного контроля выполнения договорных обязательств на каждом этапе.

Далее экспертами Корпорации были освещены технологии создания электронных информационных ресурсов и наполнения автоматизированных информационных систем. В частности, докладчики более подробно остановились на современных методах оцифровки и хранения информации, возможностях и преимуществах электронных архивов, а также на услугах компании, предлагаемых в этом направлении. По традиции, теоретическая часть программы дополнилась демонстрацией работы моделей сканирующего оборудования и программного обеспечения. Главный акцент организаторы сделали на технике, используемой для сканирования сшитых и расшитых документов.