Как удалить скрытые персональные данные в Microsoft Office

20.12.2015 | 22:35 Аналитика

Каждый раз, когда вы посылаете документ коллеге, вы сохраняете его, проверяете, исправляете грамматические и другие ошибки, и отправляете. Но как насчет другой информации, которую вы можете невольно передать, когда отправляете документ?

Microsoft Office создает и поддерживает файл с метаданными, который сопутствует документу. Каждый раз при отправке все это передается получателю, и далее по цепочке получателей. В некоторых случаях полезно уметь очистить документ от персональных данных перед отправкой. Давайте разберемся, как очистить документ с использованием функции Document Inspector.

О каких типах информации идет речь?

Microsoft Office автоматически сохраняет некоторые типы персональной информации наряду с другими типами скрытых данных. Эти данные сразу не видны, до них надо докапываться. Документы Office могут содержать следующие типы информации:

Комментарии, следы редактирования из Tracked Changes, версии, рукописные примечания. Если документ готовили несколько человек, то с большой вероятностью там будут исправления, сделанные в ходе согласования, комментарии и т.д. Все это показывает, кто работал над документом, и какие кто внес изменения.
Свойства документа и персональная информация. Свойства документа – это метаданные, такие как сведения об авторе, тема, название. Свойства документа Office создает и обновляет автоматически. Он может добавить туда и смежную информацию: заголовки из электронной почты, списки участников согласования, отметки принтера, информацию о передаче файлов и т.д.
Верхние и нижние колонтитулы и водяные знаки. Документы Word и Excel могут содержать колонтитулы. Могут быть и водяные знаки («подложка»).
Скрытый текст. Документы Word могут содержать скрытый текст. Например, удаленный в результате форматирования. Если нужно, Document Inspector может его выявить.
Скрытые ряды, колонки и таблицы. Excel-файлы могут содержать скрытую информацию точно так же, как Word-файлы.
Невидимый контент. Рабочие книги Excel и презентации Power Point могут содержать невидимую информацию, которую Document Inspector может обнаружить.
Контент вне слайдов. Презентации Power Point тоже могут содержать невидимую информацию, например, контент или объекты, которые сдвинули за рамки слайда.
Заметки к слайдам. Очень часто помимо слайдов презентации содержат заметки к ним, которые по тем или иным причинам не следует отправлять или показывать.
Данные XML. Документ может содержать данные XML. Document Inspector может их также обнаружить и удалить.

Инспектор документов (The Document Inspector)

The Document Inspector объединяет в себе целый ряд сервисов, доступных для Microsoft Office. Основные из них – обнаруживать и удалять любые дополнительные данные из ваших документов. Перед тем как использовать The Document Inspector, сохраните текущую версию вашего документа. После этого перейдите на File > Info. Вы увидите экран, подобный этому:

Справа вы видите информацию, которую создал Microsoft Office: страницы, сколько времени было затрачено на редактирование, имя автора. Чтобы удалить это, надо перейти в Check for issues > Inspect document. Вы попадаете в панель опций «Инспектора документов». Отметьте нужные вам опции, нажмите Inspect. В зависимости от размера документа на проверку уйдет некоторое время.

Когда Document Inspector выполнит свою работу, вы сможете удалить любые из обнаруженных данных. Нажмите Remove на тех секциях, которые вы хотите удалить.

 После удаления ненужной информации сохраните документ. Попробуйте открыть его заново, чтобы убедиться, что все ненужные данные удалены. Теперь вы знаете, какую нежелательную информацию вы могли нечаянно переслать.

N.B: В Office 2007 можно войти в Document Inspector так: Office Button > Prepare > Inspect Document > Inspect. Убедитесь, что вы сохранили вашу работу перед тем как сделать изменения.

Можно ли предотвратить сохранение метаданных?

Да, но это придется делать заново каждый раз для каждого документа. Чтобы Office не сохранял метаданные в документе, нужно выполнить следующее: File > Options > Trust Center > Privacy Options. В разделе Document-specific settings, отметьте Remove personal information from file properties on save.