Насколько эффективен перевод документов в электронный вид?

Корпорация EMC, один из мировых лидеров в области решений для информационных инфраструктур, недавно опубликовала результаты исследования AIIM, посвященного эффективности перевода документов из бумажного в электронный вид («Extending Capture Capabilities. Measuring the ROI» — «Расширение возможностей ввода документов. Измерение ROI»).

Ассоциация AIIM является международным независимым сообществом, ориентированным на решение практических задач и представляющее интересы всей отрасли, включая пользователей, разработчиков и партнеров по сбыту. Она была образована в 1943 году под названием NMA (National Microfilm Association), а ее деятельность была нацелена на продвижение технологий микрофильмирования. Позднее круг ее задач расширился, и она стала именоваться AIIM (Association for Information and Image Management International). Тем не менее сегодня это название снова не в полной мере отражает содержание ее работы, поэтому название AIIM до сих пор сохраняется как историческое, но при этом не расшифровывается. В своих официальных документах ассоциация называет себя AIIM — The Enterprise Content Management Association. Эта ассоциация занимается созданием стандартов для технологий управления документами, а кроме того, ведет образовательную, исследовательскую и методическую деятельность, направленную на то, чтобы помогать предприятиям в поиске, управлении и оптимизации информации. На протяжении более чем 60 лет AIIM является ведущей некоммерческой организацией, помогающей пользователям разобраться в задачах, связанных с управлением деловой информацией и процессами.

Результаты нового исследования AIIM свидетельствуют о том, что инвестиции в перевод документов в электронный вид обеспечивают быструю и существенную экономию средств менее чем за 12 месяцев. В отчете об этом исследовании, проведенном по заказу EMC, подчеркивается ценность применения электронных документов для таких областей, как соблюдение требовании регулирования, повышение качества клиентского сервиса, экономия офисных площадей и скорость доступа к информации.

По ходу опроса, осуществлявшегося в процессе исследования, выяснилось, что инвестиции в средства сканирования бумажных документов и их трансформации в электронный вид отличаются очень низким уровнем рисков по сравнению с другими проектами в сфере ИТ. В опросе приняли участие 667 специалистов по управлению записями и информацией, сотрудников ИТ и руководителей бизнес-подразделений. Отметим еще несколько ключевых выводов:

— В 42% организаций инвестиии в инфраструктуру сканирования и ввода документов привели к повышению производительности труда на 50%.

— В 43% организаций капиталовложения окупились за первые 12 месяцев, а в двух третях организаций — в течение 18 месяцев.

— Почти половине предприятий удалось сократить затраты на хранение бумажных документов не менее чем на 40%.

Многие респонденты (41%) назвали «улучшение доступа к информации» важнейшим фактором, побудившим их к инвестициям в инфраструктуру сканирования и ввода документов. Это свидетельствует о том, что, помимо абсолютной окупаемости, предприятия также получают косвенную пользу от повышения эффективности труда персонала. Среди прочих движущих факторов — соблюдение требований регулирования, повышение производительности и улучшение клиентского сервиса.

В процессе исследования также выяснилось, что хотя большинство предприятий уже вложили средства в технологии ввода, в двух третях по-прежнему сканируются только 50% документов от возможного количества. Респонденты отнесли столь низкую цифру на счет нехватки систем ввода в непосредственной близости к бизнес-процессам, а также наличия очень небольшого количества корпоративных приложений, обеспечивающих сканирование.

«Сегодня ввод документов следует рассматривать не как отдельную технологию, а скорее как интегральную часть бизнес-процесса, — говорит Уитни Тидмарш, маркетинговый директор направления Content Management & Archiving в корпорации EMC. — В дополнение к тесной интеграции с платформой Documentum, новейшие версии EMC Captiva InputAccel и EMC Captiva Dispatcher обеспечивают новую сервисную архитектуру, поддерживающую интеграцию с другими бизнес-приложениями и способствующей расширению распространение применения ввода документов в масштабах предприятия. В результате организации повышают окупаемость инвестиций за счет снижения затрат и рисков, ускорения бизнес-процессов и снижения общей стоимости владения».

Бесплатный экземпляр отчета «Extending Capture Capabilities – Measuring the ROI» можно загрузить со страницы www.emc.com/captureroi.

Константин Ушаков