Общественно-политическая газета «Областная» (г.Иркутск) внедряет решение «Актив Бизнес» на платформе eDocLib компании ЭОС

Общественно-политическая газета «Областная» – хорошо известное в регионе
издание, освещающее жизнь Иркутской области.

Ежедневно сотрудники «Областной» обрабатывают огромное количество
информации, начиная от экспертных статей для очередного выпуска и заканчивая
внутренними документами организации. Работа с контентом в издательстве хорошо
отлажена, однако с учетом, движением и контролем внутренних документов и
корреспонденции возникали определенные сложности.

До недавнего времени регистрация документов редакции «Областной» велась в
обычном журнале. Все распоряжения и документы пересылались ответственное лицам
по электронной почте. Такой подход затруднял контроль над выполнением поручений
и исполнительской дисциплиной. Именно эти сложности привели руководство газеты
к решению о внедрении системы управления документами, которая позволила бы не
только организовать учет и хранение документов, но и обеспечить своевременный
контроль исполнения поручений, возможности безбумажного согласования
документов, учета договоров и договорной документации и другие современные
возможности управления информацией организации.

Первоочередными задачами, которые должна решать внедряемая система,
издательство «Областной» определило:

• учет и работа с различными видами документов (как в рамках
  классического и договорного делопроизводства, так и с разнородными
  корпоративными документами и информацией, не предоставляющей юридической
  значимости);
• управление электронными образами и файлами документов,
  создание электронного архива;
• управление заданиями как в связи с исполнением различных
  документов, так и текущих поручений руководства.

Все эти задачи легко выполнимы с помощью универсального прикладного решения
«eDocLib: Актив Бизнес», разработанного компанией
«КС-Консалтинг» (г.
Барнаул, партнер ЭОС) на базе ECM-платформы
eDocLib. Оптимальная цена, богатый функционал, возможность
подстраиваться под нужды компании – все это определило выбор руководства газеты
«Областная» в пользу платформы
eDoclib и решения
«eDocLib: Актив Бизнес». Весомым дополнительным фактором в
пользу выбора стали также широкие возможности платформы для работы с
разнородным контентом, которые впоследствии могут быть использованы для
автоматизации редакционных бизнес-процессов при подготовке материалов для
газеты.

Исполнителем проекта была выбрана компания
Информационное агентство
«Референт», основным профилем которой с 2005 года является оказание услуг
по оптимизации работы с документами. Компания является партнером ЭОС, хорошо
зарекомендовала себя на рынке Иркутской области и реализовала большое
количество внедрений СЭД для организаций различного профиля.

На первом этапе, в «Областной» внедрено 10 рабочих мест платформы
eDocLib и решения
«eDocLib: Актив Бизнес». Доступом к системе обеспечены
ключевые лица организации и директор издательства. Выполнена настройка системы
и настройка прав пользователей для работы с входящей/исходящей корреспонденций,
внутренними документами, договорами, обеспечена возможность перевода документов
в электронный вид, управления заданиями и совместной работы с информацией в
системе. В дальнейшем издательством планируется активно использовать механизмы
работы с проектами документов в электронном виде применительно к внутренним
документам организации и согласованию договоров.

В дальнейшем на базе внедренной платформы предполагается обеспечить каждого
сотрудника индивидуально настраиваемым рабочим пространством в системе и
организовать совместную работу копирайтеров, журналистов и редакторов над
материалами издания.