USD 63.76 ЕВРО 71.17

В РО «Белагросервис» завершена автоматизация договорной деятельности на базе системы «ДЕЛО»

Общество

В Республиканском объединении «Белагросервис» (Республика Беларусь)
осуществляется внедрение системы «Электронное ДЕЛО» на базе системы
электронного документооборота «ДЕЛО» компании «Электронные Офисные Системы»
(ЭОС). Проект реализуется силами компании-партнера ЭОС в Белоруссии – ООО
«Электронное ДЕЛО».

Республиканское объединение (РО) «Белагросервис» создано Указом Президента
Республики Беларусь в 2003г. Основными задачами Объединения является
осуществление мер по проведению единой государственной политики в области
энергетики, электрификации, агрохимического обслуживания и водоснабжения
организаций сельского хозяйства, обеспечение ремонта, сервисного обслуживания,
изготовление сельскохозяйственной и другой техники, энергетического и
технологического оборудования. В системе агросервиса Республики Беларусь
работают более 40 тыс. человек, насчитывается более 200 организаций.

Система «Электронное ДЕЛО» действует в РО «Белагросервис» с 2007 г. На
первом этапе внедрения была автоматизирована работа сотрудников канцелярии, что
позволило достичь следующих положительных результатов:

·         быстрая и удобная
регистрация входящей, исходящей корреспонденции, внутренних документов (приказы
по основной деятельности, приказы о командировании, распоряжения, доверенности
и т.д.) с помощью развернутой системы различных справочников (ФИО сотрудников,
названия организаций, стандартные тексты, рубрики и т.д.);

·         оперативный контроль
исполнения поручений по документам;

·         удобный и быстрый поиск
информации о документах по любым реквизитам регистрационной карточки;

·         программное формирование
реестров передачи документов, журналов регистрации входящей, исходящей
корреспонденции, внутренних документов;

·         автоматическая надпечатка
конвертов;

·         программное формирование
отчетности (справка-напоминание об исполнении поручений, отчет по
документообороту).

Специфику деятельности РО «Белагросервис» определяет большой объем
договорных документов. В договорную работу РО «Белагросервис» тем или иным
образом вовлечены все подразделения организации (более 20 отделов). При этом
существует постоянная необходимость:

·         контролировать
целесообразность заключения договоров и обоснованность выбора контрагентов;

·         оптимизировать списки лиц,
согласующих договоры, с целью, с одной стороны, минимизации рисков ошибок при
их заключении и с другой – сокращения времени на согласования;

·         создавать процедуры,
обеспечивающие максимально быстрое согласование договоров;

·         формировать досье
договоров (или контрагентов) с использованием разнообразных источников с целью
минимизации рисков;

·         организовать оперативный
доступ к досье договора (или контрагента) для всех заинтересованных лиц;

·         контролировать исполнение
договоров, включая выполнение финансовых обязательств.

В 2011 г. было принято решение автоматизировать работу с договорами путем
масштабирования системы электронного документооборота. Основными задачами стало
создание архива договорных документов и автоматизация процессов их
согласования.

В рамках проекта была разработана технология обработки более чем 10
категорий договорных документов и  настроены различные  сценарии их
согласования в электронном виде. При этом, благодаря разработанному механизму
управления этапами согласования,  появилась возможность изменять
стандартную схему прохождения согласования договора (типовой маршрут) в
соответствии с требованиями бизнеса без участия разработчика или администратора
системы.

В ходе проекта были автоматизированы все процессы на протяжении жизненного
цикла договорных документов – от создания проекта договора на основе шаблона
или импорта полученного документа, до сканирования и ввода образов подписанных
оригиналов. Это обеспечивает постоянное наличие актуальных версий документа,
как в текстовом, так и в графическом (с подписью обеих сторон) виде.

Автоматизация договорной работы на базе системы «Электронное ДЕЛО»
позволила:

·         увеличить оперативность
подготовки проектов договоров, существенно сократить сроки согласования
документов и время работы с ними;

·         эффективно
 контролировать выполнение договорных обязательств (отслеживание сроков
платежей, закрытия работ, подписания актов и т.п.).