ЛЕТОГРАФ начинает уникальный проект для ООО УК «Сахалинуголь»

Целями проекта создания общего центра обслуживания и внедрения передовых технологий управления документами для ООО УК «Сахалинуголь» является повышение достоверности и качества финансовой отчетности, сокращение сроков ее подготовки, соблюдение повышенных требований к хранению документов.

В проекте участвуют сотрудники предприятий холдинга, расположенных в Сахалинской области, и общий центр обслуживания в г. Москва – ООО «Технологии финансов». Холдинг ООО УК «Сахалинуголь» занимает лидирующее положение в островной угольной отрасли и достойное место в списке надежных поставщиков твердого топлива в Азиатско-Тихоокеанском регионе. В состав холдинга, с головным офисом в Москве, входят девять юридически самостоятельных угледобывающих, перерабатывающих и вспомогательных предприятий, которые разрабатывают 12 из 24 месторождений Сахалина. На долю предприятий холдинга приходится почти 80% всего добываемого на острове твердого топлива.

Масштабы холдинга подразумевают ежедневное прохождение большого количества бухгалтерских документов через финансовые службы подразделений компании. Накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ, счета на оплату и т. п. – все документы должны быть под контролем, сотрудник финансовой службы должен видеть целостную картину по статусу каждого документа.

Бизнес-процессы, реализуемые в информационной системе, включают в себя:

·         Создание единого электронного архива первичных финансовых документов с целью обеспечения надежного хранения и быстрого доступа к электронным образам. Для создания электронного архива планируется организовать массовый ввод документов с использованием технологии штрих-кодирования и их оцифровки с помощью потоковых сканеров Kodak. Процесс реализуется силами специалистов предприятий холдинга. Отсканированные документы по каналам передачи данных направляются на файловый сервер в г. Москва. С помощью специализированного программного обеспечения компании ABBYY происходит автоматическая обработка поступающих электронных образов.

·         Выполнение контрольных процедур в отношении отсканированных документов с целью достижения полноты и качества переданных в электронный архив документов. Данные процедуры  реализуются группой контроля в г. Южно-Сахалинске.

·         Интеграцию с бухгалтерской системой 1С 8.1., которая обеспечивает эффективную и наглядную взаимосвязь первичных бухгалтерских документов-оснований для создания проводки и хозяйственных операций, проведенных в бухгалтерской системе. Пользователи в г. Москва формируют хозяйственные операции на основании отсканированных документов, расположенных в электронном архиве и имеют возможность непосредственно из документов бухгалтерской системы получать для просмотра в web-браузере оцифрованные образы первичных документов.

Создание электронного архива на платформе ЛЕТОГРАФ решает задачи передачи документов от предприятий до общего центра обслуживания, существенно сокращая время на сбор информации, а также предоставляет широкие возможности по поиску, фильтрации и созданию выборок и отчетов по документам.