USD 66.26 ЕВРО 73.5

Система аудио– и видеоконференцсвязи на основе Microsoft Office Communications Server 2007 помогла повысить эффективность взаимодействия сотрудников 20 филиалов ФГП ВО ЖДТ по всей России

Технологии

Система аудио– и видеоконференцсвязи на основе Microsoft Office Communications Server 2007 помогла повысить эффективность взаимодействия сотрудников 20 филиалов ФГП ВО ЖДТ

Для внедрения системы аудио- и видеоконференцсвязи для организации полноценных совещаний сотрудников головного офиса и филиалов без необходимости физического присутствия участников в одном месте было выбрано решение на платформе Microsoft® Office Communications Server 2007, позволяющее реализовывать любые сценарии конференцсвязи через сеть Интернет.

«Благодаря внедрению новой системы для организации видеоконференций мы смогли наладить эффективную совместную работу отдельных сотрудников и рабочих групп, повысить скорость принятия управленческих решений и улучшить взаимодействие дежурных диспетчерских служб».

Олег Логвинов, начальник отдела АСУ и программного обеспечения ФГП ВО ЖДТ.

Для осуществления контроля над деятельностью региональных офисов и принятия оперативных решений руководству ФГП «Ведомственная охрана железнодорожного транспорта Российской Федерации» (ВО ЖДТ РФ) требовалось регулярное проведение селекторных совещаний с представителями регионов. Организация очных встреч в Москве не только отнимала много времени у сотрудников филиалов, но и оказывалась весьма дорогостоящим мероприятием. Для заочных совещаний, в которых обычно принимают участие заместитель генерального директора, начальники московских отделов ВО ЖДТ и руководители 17 региональных офисов на предприятии была внедрена аудио- и видеоконференцсвязь на базе решения Microsoft Office Communications Server 2007. Реализация проекта была поручена партнеру Microsoft, системному интегратору Softline Consulting Services, специализирующемуся на построении систем в области корпоративных коммуникаций. В результате проекта заказчик получил возможность проводить полноценные селекторные совещания с использованием средств аудио- и видеоконференций, а также заложил платформу, позволяющую значительно повысить эффективность взаимодействия рабочих групп.

«На начальном этапе реализации проекта для ФГП ВО ЖДТ мы создали развернутую сетевую инфраструктуру на базе программных продуктов Microsoft, которая в дальнейшем послужила и для организации авторизованного доступа в Интернет всех сотрудников организации».

Роман Романцов, руководитель отдела продаж Softline Consulting Services.

 

О компании

ФГП «Ведомственная охрана железнодорожного транспорта Российской Федерации» – государственное предприятие федерального значения, осуществляющее охрану и сопровождение грузов на станциях и в пути следования (в том числе номенклатурных грузов, нуждающихся в обязательной охране), а также стратегических объектов и сооружений на железной дороге. Кроме того, ВО ЖДТ обеспечивает пожарную безопасность всего железнодорожного хозяйства. Предприятие является основным партнером главного железнодорожного перевозчика на территории России — ОАО РЖД и тесно сотрудничает с Департаментом обеспечения правопорядка на транспорте МВД РФ.
ВО ЖДТ имеет филиалы в 17 регионах России и три филиала в Москве. В составе ведомственной охраны — 70 отрядов, куда входят стрелковые подразделения по охране грузов, искусственных сооружений, стрелково-пожарные команды, 322 пожарных поезда, учебные и кинологические центры. Всего на предприятии работает 60 тысяч человек.

 

Ситуация

Филиалы ВО ЖДТ находятся на территории от Калининграда до Южно-Сахалинска. Собирать всех руководителей региональных офисов в Москве для обсуждения результатов работы и принятия управленческих решений было очень неудобно и дорого, так как приходилось отрывать сотрудников от текущей работы, оплачивать командировочные расходы. В качестве альтернативы очным встречам использовались технические ресурсы партнерской организации — ОАО РЖД — для проведения телеконференций с периодичностью два раза в месяц. Но и этот способ не снимал проблемы внутренних коммуникаций. Заказчик был вынужден платить за аренду переговорной комнаты и каналов связи; оборудование селекторной связи каждый раз приходилось перенастраивать; в рамках используемой системы было сложно обеспечить все сценарии проведения совещаний (очередность говорящих, возможность прерывания спикера, одновременное общение нескольких участников). Кроме того, согласованный с ОАО РЖД график аренды переговорной комнаты не позволял руководству ВО ЖДТ пользоваться селекторной связью по мере необходимости. Текущие оперативные вопросы управления производственной деятельностью приходилось решать посредством телефонных переговоров с филиалами.

Руководством предприятия была поставлена задача по организации полноценных совещаний представителей головного офиса и филиалов для обсуждения текущих результатов деятельности без необходимости физического присутствия участников в одном месте. Другая задача заключалась в обеспечении возможности ежедневного обмена информацией между дежурными диспетчерами филиалов.
«Общение диспетчеров в ежедневном формате незаменимо, когда дело касается устранения чрезвычайной ситуации на железной дороге», — прокомментировал Олег Логвинов, начальник отдела АСУ и программного обеспечения ФГП ВО ЖДТ.

 

Решение

Поскольку задача проекта состояла в оснащении средствами аудио- и видеоконференцсвязи всех 20 филиалов ВО ЖДТ, основными факторами выбора решения являлись функциональная гибкость, простота в эксплуатации, обеспечение приемлемого качества связи и невысокая итоговая стоимость. Существующие на рынке традиционные аппаратные системы по организации аудио- и видеоконференций не соответствовали требованиям  ВО ЖДТ по разным причинам, в том числе, по стоимостным показателям. При этом оценивались как первоначальные затраты на внедрение решения, так и стоимость последующего развития и масштабирования, затраты на сопровождение и управление. После анализа всех параметров выбор был сделан в пользу программного обеспечения для построения универсальной среды коммуникации Microsoft Office Communications Server 2007.

Данное решение позволяет сотрудникам компаний оперативно связаться с коллегами, независимо от их местоположения, использую тот вид электронных коммуникаций, который оптимален для данной конкретной ситуации. Сотрудники обеспечиваются простыми и надежными средствами мгновенного обмена сообщениями, передачи файлов, голоса и видео. Статус присутствия, отображающийся рядом с именем контакта в любом из приложений Microsoft Office, показывает, доступен ли сотрудник в настоящее время на рабочем месте, и каким способом лучше с ним связаться. Кроме того, пользователи Microsoft Office Communicator 2007 могут оставить сообщение о своем статусе (например, «В отпуске» или «Буду в офисе после обеда»), что также поможет его коллегам выбрать оптимальный вид связи и не тратить время на ожидание или повторные звонки. Проект по внедрению платформы Microsoft Office Communications Server 2007 на предприятии ВО ЖДТ выполнялся инженерами подразделения Softline Consulting Services, входящего в группу компаний Softline.

Реализация проекта проходила в два этапа. На первом этапе, длившемся один месяц, была развернута пилотная зона проекта, на базе которой проводилось апробирование системы в реальных условиях эксплуатации. Площадкой для тестирования стали центральный московский и четыре региональных офиса ВО ЖДТ. В ходе второго этапа, продолжавшегося около четырех месяцев, инженерами Softline Consulting Services были проделаны следующие виды работ: тестирование существующих каналов связи для качественной передачи голосовых и видеопотоков, выработка рекомендаций по их оптимизации или расширению, развертывание системы на корпоративных серверах для промышленной эксплуатации, подключение к системе конференцсвязи всех 20 филиалов ВО ЖДТ и последующая адаптация решения под нужды предприятия. Системный интегратор провел модернизацию ИТ-инфраструктуры центрального офиса, установив в ней необходимые серверные компоненты Microsoft, без которых не может функционировать платформа Microsoft Office Communications Server и обеспечиваться безопасность соединений через сеть Интернет. Это единая служба каталогов Microsoft Active Directory® и сервер безопасного и ускоренного доступа к корпоративным приложениям Microsoft ISA Server 2006. Также на втором  этапе велась разработка инструкции пользователя и обучение ИТ-специалистов заказчика для обеспечения дальнейшей поддержки системы. Значительная часть проекта была посвящена тестированию рабочих параметров и реструктуризации каналов связи, по которым офисы ВО ЖДТ подсоединялась к магистральной сети.
«Подключение двадцати офисов к системе видеоконференцсвязи – довольно нетривиальная задача. Реализуя проект, мы столкнулись с рядом технических сложностей, в том числе недостаточной пропускной способностью каналов связи в некоторых регионах, рассредоточением региональных офисов по различным часовым поясам, индивидуальной ИТ-инфраструктурой каждого офиса. Все эти препятствия  были успешно преодолены благодаря опыту специалистов Softline Consulting Services», — подчеркнул Олег Логвинов.
«Инфраструктура на базе программных продуктов Microsoft для данного проекта была создана практически «с нуля», — добавил Роман Романцов, руководитель отдела продаж компании Softline Consulting Services. — В дальнейшем эта же инфраструктура послужила и для организации авторизованного доступа в Интернет всех сотрудников организации».
Построенная для ФГП ВО ЖДТ система видеоконференций включает в себя переговорную комнату, оснащенную большим экраном, на который выводится изображение участников совещания (региональных руководителей), видеокамерой и микрофонами. Переговорная комната находится в московском офисе организации и используется руководством предприятия для проведения селекторных совещаний и сеансов прямой видеосвязи с начальниками филиалов. В региональных офисах в качестве оборудованного для участия в конференциях рабочего места используется персональный компьютер с клиентским программным обеспечением Microsoft Office Communicator, веб-камерой и микрофонной гарнитурой.

Чтобы гарантировать конфиденциальность переговоров по открытой сети Интернет и безопасность пересылаемых данных, для доступа к Office Communications Server из филиалов предварительно устанавливаются VPN-соединения стандартными средствами Microsoft ISA Server 2006.

 

Результаты

В настоящее время использование системы аудио- и видеоконференцсвязи на базе Microsoft Office Communications Server 2007 в ФГП ВО ЖДТ выводится на уровень плановой нагрузки. Периодически проводятся видеоконференции, в которых, помимо
представителей московского руководства, принимают участие сотрудники сразу нескольких региональных филиалов. Также возможностями аудио- и видеосвязи, передачи данных и сообщений на регулярной основе пользуются диспетчеры региональных отделений для решения текущих задач взаимодействия.
«Теперь с помощью решения для видеоконференций несколько диспетчеров из разных городов общаются в режиме реального времени через Интернет. Это, безусловно, уменьшает время оперативного реагирования на возникающие чрезвычайные происшествия и значительно экономит наши деньги», — заметил Олег Логвинов.
Уже первые месяцы промышленной эксплуатации системы подтвердили возможность существенной экономии денежных средств. Руководство ФГП «Ведомственная охрана железнодорожного транспорта Российской Федерации»  отказалось от услуг по аренде специального помещения для проведения телеконференций вне офиса, сократило расходы на дальнюю телефонную связь, уменьшило количество командировок сотрудников. В режиме плановой нагрузки ежедневно организовывается по одному сеансу видеоконференцсвязи для руководителей, в ходе которых несколько филиалов отчитываются перед генеральным директором предприятия.
«Первое полномасштабное испытание ожидает систему в январе 2009 года, во время проведения общего селекторного
совещания всех офисов и подразделений нашего предприятия по итогам года, — сообщил Олег Логвинов. – Мы уверены, что система полностью оправдает возложенные на нее надежды, и это станет весомым аргументом в пользу дальнейшего расширения проекта и подключения к сети видеоконференцсвязи заместителей директоров филиалов и начальников отрядов». Среди других планов на будущее — интеграция построенной системы с действующей УАТС компании для организации аудиоконференций с использованием любых средств связи, включая внутренние, стационарные и мобильные телефоны, а также специальные клиентские программы на персональных компьютерах.

«Решение на базе Microsoft Office Communications Server оптимальным образом отвечает потребностям ФГП ВО ЖДТ в построении многофункциональной, экономичной и масштабируемой системы мультимедийной конференцсвязи».
Владимир Татаринов, менеджер по работе с государственными организациями, ООО «Майкрософт РУС».