USD 65.99 ЕВРО 74.9

Создание крупнейшей в России специализированной системы электронного документооборота в Федеральной налоговой службе России

Технологии

Создание крупнейшей в России специализированной системы электронного документооборота в Федеральной налоговой службе России

Внедрение, ставшее одним из победителей в конкурсе «Лучшие 10 ИТ проектов для госсектора 2010»: компания АйТи внедряет систему электронного документооборота в Федеральной налоговой службе России.

Ситуация

Федеральная налоговая служба является крупнейшим ведомством в структуре государственных органов власти нашей страны. Ежегодно в одном только Центральном аппарате обрабатывается более 200 тыс. документов от граждан, юридических лиц и государственных учреждений.

Для обеспечения всех возложенных на службу функций необходима сложная развитая структура. Каждое звено такой структуры решает специализированные задачи, отвечает за процессы, связанные с ними и имеет свою внутреннюю схему взаимодействия. Работа различных ведомств и филиалов службы охватывает всю страну, включая самые труднодоступные уголки. Такая большая территориально распределенная схема осложняет процесс взаимодействия внутри службы и контроля над исполнительской дисциплиной.

В связи с этим одной из приоритетных задач в оптимизации работы ФНС стало создание системы управления документами в информационном пространстве, едином для всех подразделений и максимально автоматизирующем рабочие процессы сотрудников всех подразделений службы.

В качестве основы для создания и развития ведомственной системы электронного документооборота (СЭД) ФНС России был выбран программный продукт БОСС-Референт: Госуправление, собственная разработка АйТи на платформе IBM Lotus Domino/Notes. Совместный проект АйТи и Главного научно-исследовательского вычислительного центра ФНС России (ГНИВЦ) по созданию СЭД стартовал в 1999 году и выполнялся в четыре этапа.

 

Задачи:

·         Создание единого информационного пространства для эффективного взаимодействия всех структурных подразделений ФНС России

·         Перевод документооборота и других видов информационных потоков в электронную форму

·         Сокращение сроков рассмотрения и подготовки документов

·         Обеспечение быстрой и гарантированной доставки документов до исполнителей

 

Решение:

·         Разработка на базе программного комплекса БОСС-Референт решения СЭД ФНС, адаптированного по функционалу к потребностям ведомства

·         Автоматизация основных процессов управления документами в Центральном аппарате, управлениях и межрегиональных инспекциях ФНС России, ИФНС России и обеспечение их эффективного взаимодействия между собой в процессе работы

·         Поэтапное внедрение системы в Центральном аппарате Федеральной налоговой службы, в управлениях ФНС России по субъектам РФ и межрегиональных инспекциях, районных, межрайонных и городских инспекциях

Внедрение

В течение 1999 года был реализован пилотный проект внедрения системы в Центральном аппарате ФНС России. После окончания полномасштабного развертывания СЭД в ЦА в 2001 году в системе работало свыше 1000 сотрудников. Тогда же по результатам опытной эксплуатации было принято решение о реализации пилотных проектов в 11 региональных управлениях Федеральной налоговой службы (УФНС) России.

В ходе второго этапа, с 2002-го по 2004 год, проектная команда завершила процесс внедрения во всех управлениях Федеральной налоговой службы СЭД, охватывающей 86 УФНС по субъектам РФ. В 2004 году была разработана версия СЭД для инспекций ФНС России и осуществлено опытное внедрение системы электронного документооборота в межрегиональных инспекциях (МРИ) по федеральным округам и межрегиональных инспекциях по крупнейшим налогоплательщикам. Завершением второго этапа стала интеграция СЭД УФНС (МРИ) с СЭД Центрального аппарата ФНС.

В 2005 году, на третьем этапе проекта создания единой ведомственной СЭД, продолжалось внедрение системы электронного документооборота в региональных подразделениях ФНС России и интеграция введенных в действие систем с СЭД ФНС. Так, в рамках третьего этапа, в СЭД ФНС было включено около 1500 районных, межрайонных и городских инспекций. В течение 2005 — 2006 годов специалисты АйТи совместно с сотрудниками ГНИВЦ ФНС России внедрили и запустили в промышленную эксплуатацию систему электронного документооборота в инспекциях Москвы, Московской области и Санкт-Петербурга — всего на 116 объектах.

План работ по внедрению СЭД в региональных отделениях ФНС России предполагает полномасштабное подключение всех инспекций к единой СЭД ФНС. Работы по этому этапу продолжаются по сей день. Специалисты АйТи и ГНИВЦ осуществляют работы по технической поддержке решения, а также занимаются дальнейшим тиражированием системы в районных, межрайонных и городских инспекциях ФНС России.

В 2009 году были проведены работы по синхронизации работы СЭД ФНС и официального сайта Федеральной налоговой службы России. Для этого был расширен функционал модулей «Канцелярия заявления граждан» и «Канцелярия Экспедиции» (в инспекциях модуль «Канцелярия ИФНС). На их базе автоматизирован прием заявлений налогоплательщиков (интернет-обращений) непосредственно в СЭД ФНС. После регистрации заявления в базе налогоплательщику автоматически отправляется уведомление с информацией о дате регистрации и регистрационном номере.

Результат

Функциональные возможности СЭД ФНС включают в себя все ключевые процессы ведомства в области документационного обеспечения управления:

·         обработку входящей/исходящей документации, включая интернет-заявления налогоплательщиков

·         работу с организационно-распорядительными документами, служебными записками и поручениями, в том числе согласование и подписание документов

·         ведение единых ведомственных справочников (организационная структура ведомства, информация о сотрудниках и пр.)

Архитектура СЭД ФНС построена с учетом иерархической структуры ведомства и содержит более 50 баз данных.

 

Сотрудники районных инспекций работают с базами данных «Канцелярия ИФНС», созданными специально для каждой инспекции. СЭД автоматически формируются еженедельные реестры о доставленных и зарегистрированных в управлениях налоговой службы документах, которые передаются в Центральный аппарат. Аналогичные реестры поступают из районных инспекций в соответствующее управление.

По такому же принципу были разработаны базы данных «Для служебного пользования» (для документов с высокой степенью конфиденциальности) и «Заявления граждан» (для обращений налогоплательщиков). Версии баз были разделены для Центрального аппарата, управлений и инспекций.

Кроме того, каждая специализированная СЭД (федерального и регионального уровней) имеет свою трехуровневую систему канцелярий. Собственную канцелярию использует не только руководитель ведомства, но и его заместители, а также руководители департаментов. В связи с этим на уровнях Центрального аппарата и управлений действует так называемая многоканцелярская структура, что позволяет обеспечить работу с документами только тех пользователей, которые наделены соответствующими правами доступа.

В СЭД ФНС реализована возможность архивирования документов с помощью модуля «Канцелярия». Архивы региональных управлений, инспекций и ЦА автономны.

Специально для сотрудников налоговой службы была разработана система дистанционного обучения, которая учитывает все особенности СЭД ФНС и является ее модулем.

Для обеспечения эффективного взаимодействия между всеми уровнями СЭД ФНС в процессе работы, в частности для придания при пересылке циркулирующим в рамках СЭД ФНС документам юридической значимости, был разработан функционал использования электронной цифровой подписи (ЭЦП). Основой данного функционала стал программный продукт АйТи-Штамп.

В рамках данного модуля реализована функция формирования ЭЦП на все вложения в поле «Документ» регистрационной карточки документа непосредственно при утверждении документа руководителем, отображение результата проверки подлинности подписи в регистрационной карточке документа автоматически при ее открытии, а также возможность подписывать отдельные файлы, экспортировать и импортировать подписанные файлы в СЭД ФНС.

В 2009 году были проведены работы по синхронизации работы СЭД ФНС и официального сайта Федеральной налоговой службы России. Для этого был расширен функционал модулей «Канцелярия заявления граждан» и «Канцелярия Экспедиции» (в инспекциях модуль «Канцелярия ИФНС). На их базе автоматизирован прием заявлений налогоплательщиков (интернет-обращений) непосредственно в СЭД ФНС. После регистрации заявления в базе налогоплательщику автоматически отправляется уведомление с информацией о дате регистрации и регистрационном номере.

Такая интеграция СЭД ФНС с другими бизнесс-приложениями, используемыми службой в своей работе, позволит СЭД развиться в полноценную ECM-систему.

В настоящее время в СЭД ФНС работает более 100 тыс. пользователей. По крайней мере на протяжении нескольких лет система электронного документооборота ФНС России является крупнейшей в России и претендует на одно из лидирующих мест в Европе и мире.

Эффективность

В настоящее время 70% документооборота ФНС ведется в электронном виде. В результате внедрения СЭД сократилось время обработки документации. Стало возможным быстро осуществлять передачу информации между структурными подразделениями Федеральной налоговой службы, а, следовательно, принимать решения и согласовывать документы. Произошло повышение уровня исполнительской дисциплины: движение документов абсолютно прозрачно, что облегчает контроль исполнения назначенных в системе поручений и соблюдения установленных сроков. Включение в ведомственную СЭД инспекций — один из ключевых моментов проекта, так как именно на уровне инспекций происходит основная работа с налогоплательщиками. С расширением системы и включением в нее новых инспекций синергетический эффект от использования СЭД будет только расти.