Муниципальное медицинское учреждение Медико-санитарная часть № 5 Кировского района г.о. Самара

11 января 2011 года в Муниципальном медицинском учреждении Медико-санитарная
часть № 5 Кировского района г.о. Самара началась промышленная эксплуатация
системы электронного документооборота и делопроизводства на платформе
DocsVision 4.5. На первом этапе эксплуатации в системе работает 10
сотрудников.

Программная платформа DocsVision 4.5 разработана на основе передовых
технологий: Microsoft .NET, Microsoft SQL Server 2008, Internet Information
Server с использованием XML web-служб.

Эксплуатация системы электронного документооборота и делопроизводства на
платформе DocsVision 4.5 позволит повысить эффективность и оперативность
документирования деятельности, создать единое информационное пространства со
средствами защиты конфиденциальных сведений; автоматизировать процессы работы с
исходящими, входящими, внутренними (в т.ч. распорядительными) документами и
согласование проектов документов.

О заказчике

МСЧ №5 — многопрофильное медицинское учреждение, оказывающее широкий круг
медицинских услуг по программам Обязательного Медицинского Страхования (ОМС),
Добровольного Медицинского Страхования (ДМС) а также платные медицинские
услуги. Общая численность сотрудников ~ 700 человек, в том числе:

• 197 врачей;
• 6 провизоров;
• 288 медицинские сестры.

Ситуация

До внедрения системы электронного документооборота и делопроизводства на
платформе DocsVision 4.5 процесс согласования документов производился на
печатных носителях. Процесс выдачи и контроля поручений в электронном виде не
производился – все вышеперечисленные факторы способствовали снижению
оперативности управленческой деятельности.

Целью, поставленной при внедрении системы документооборота, являлось повышение
эффективности принятия и контроля управленческих решений, а также оперативности
документирования управленческой деятельности и организации работы с
документами, создание единого информационного пространства.

Необходимо было вовлечь в электронный документооборот конечных исполнителей
документов и поручений, а также обеспечить прозрачность процессов подготовки и
согласования документов, исполнения поручений для пользователей всех
уровней.

Выбор

Выбор системы был обусловлен сжатыми сроками на ее внедрение (2-3 месяца),
бюджетом проекта, функциональными возможностями платформы, позволяющими решить
текущие задачи в соответствии с техническими требованиями, а также заложить
основу для дальнейшего развития функциональных и эксплуатационных возможностей
системы. Важным фактором при выборе системы также являлась минимальная
стоимость владения с учетом издержек на эксплуатацию и амортизацию
системы.

Платформа DocsVision, по мнению руководства Заказчика, наиболее полно
соответствует вышеперечисленным критериям выбора. Дополнительным аргументом в
пользу DocsVision явилась возможность гибкой адаптации к нуждам
пользователей.

Анализ задач

На подготовительном этапе был произведен анализ процессов документооборота и
сделаны следующие выводы:

• отсутствует система электронного согласования проектов подготавливаемых
  документов, что обуславливает дополнительные временные издержки на их
  согласование и доработку;
• отсутствует система контроля состояния документа и исполнения поручений на
  каждом уровне исполнения;

Необходима система, автоматизирующая деятельность сотрудников, связанную с
регистрацией, обработкой, подготовкой, согласованием, рассылкой, хранением
исполнением и учетом документов, а также контролем исполнительской
дисциплины.

Система должна обеспечивать комплексную работу с электронными
документами:

• создаваемыми сотрудниками учреждения на своих рабочих местах;
• создаваемыми при сканировании бумажных документов, полученных от внешних
  организаций.

На основании изученных процессов были сформулированы основные требования к
системе, на основе которых была выполнена настройка системы электронного
документооборота и делопроизводства на базе платформы DocsVision 4.5,
обеспечивающая все этапы работы с входящими, исходящими, внутренними (в т.ч.
распорядительными) документами и договорами, а также проектами
документов.

Платформа

DocsVision 4.5 — это комплексная платформа на основе технологии Microsoft .NET,
предназначенная для автоматизации процессов управления и
документооборота.

В состав DocsVision 4.5 входит полнофункциональная система Workflow, подсистема
маршрутизации документов, позволяющая работать с различными бизнес-объектами и
интегрироваться с другими системами.

Среди основных функций DocsVision:

• автоматизация управления предприятием;
• поддержка процессного подхода в организации управления;
• автоматизация процессов согласования и утверждения документов;
• контроль исполнения документов и заданий;
• маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей;
• управление процессами обработки документов;
• организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками;
• автоматизация работы с корреспонденцией;
• создание электронного архива документов и поддержка централизованных баз
  данных справочной информации;
• поиск любой информации в системе;
• создание интерактивных отчетов.

Система, построенная на базе платформы DocsVision 4.5, состоит из двух
компонентов:

• ядро системы — программная платформа DocsVision, которая обеспечивает
  тесную интеграцию всех приложений и программ, а также включает в себя средства
  моделирования приложений, сервер приложения системы и базовое клиентское
  обеспечение системы;
• интегрированные приложения на платформе DocsVision.

Универсальное клиентское рабочее место системы предоставляет
полнофункциональный Windows-интерфейс в окне Internet Explorer. Взаимодействие
клиента и сервера осуществляется по протоколу SOAP, что позволяет использовать
доступ к системе не только внутри локальной сети офиса, но и через Интернет.
Все клиентские компоненты системы автоматически загружаются в Internet
Explorer, что делает крайне простым развертывание и поддержку системы на любом
количестве рабочих мест и существенно снижает стоимость владения системой. Все
системные объекты доступны по URL, что позволяет легко обмениваться ссылками на
документы с пользователями, у которых может быть не установлено нужного
программного обеспечения.

Сервер приложений на основе Internet Information Server использует технологию
web-служб и позволяет хранить все объекты в формате XML. Такое решение
позволяет при необходимости обеспечить взаимодействие серверов DocsVision,
находящихся в разных офисах и даже принадлежащих разным компаниям.

Решение

В процессе внедрения:

• разработаны карточки проектов исходящего, внутреннего, распорядительного
  документов, а также договоров. Отдельные карточки были разработаны и для
  зарегистрированных документов всех типов.
• внесены изменения в существующие бизнес-процессы работы с документами и
  поручениями, а также разработаны новые, расширяющие функциональность системы и
  соответствующие потребностям пользователей.
• внесены изменения в карточку задачи;
• настроены структура папок и представления, обеспечивающие быстрый и удобный
  доступ к нужной информации.

На этапе опытной эксплуатации было проведено обучение всех пользователей –
как в составе групп, так и индивидуально на рабочих местах, план обучения
включал теоретические и практические занятия.

Также на этапе опытной эксплуатации выполнялась доработка функциональности
системы в соответствии с пожеланиями пользователей.

Руководство учреждения, сотрудники делопроизводственной службы на всем
протяжении проекта внедрения оказывали ему активную поддержку, что явилось
одним из главных факторов успеха процесса внедрения.

Все пользователи подключены к единому хранилищу данных и серверу
приложений.

Результаты

Автоматизированы бизнес-процессы, связанные с обработкой входящих,
исходящих, внутренних и распорядительных документов. Система была введена в
эксплуатацию (с момента разработки до непосредственно ввода) за 3 месяца. За
это время был проведен анализ деловых процессов, произведена доработка системы
с учетом специфики работы учреждения, проведена опытная эксплуатация системы,
были собраны замечания от различных групп пользователей, разработана
эксплуатационная документация. После проведения тестирования, доработки с
учетом замечаний пользователей и их обучения началась промышленная эксплуатация
системы.

Система электронного документооборота учреждения:

• существенно повышает эффективность работы с документами, обеспечивая
  автоматизацию базовых процессов документооборота и совместную работу
  сотрудников;
• повышает оперативность обмена документами и информацией;
• улучшает контроль состояния документооборота, исключает утрату отдельных
  документов, позволяя отслеживать все уровни исполнения документов;
• обеспечивает автоматизацию регламентов и процессов наложения и исполнения
  резолюций;
• позволяет контролировать исполнительскую дисциплину и занятость времени
  сотрудников;
• сокращает время, затрачиваемое на поиск документов;
• снижает затраты на обработку документов и подготовку установленной
  отчетности за заданные периоды времени;

Перспективы

Возможно внедрение ЭЦП. Будут разработаны дополнительные бизнес-процессы,
позволяющие более точно отразить специфику исполнения поручений и контроля их
исполнения.

О партнере

IT Universe — компания, предоставляющая комплекс услуг по развитию и поддержке
информационных систем предприятия. Одна из основных компетенций компании
находится в сфере разработки, внедрения и сопровождения систем электронного
документооборота предприятий различного уровня: от небольших до
межрегиональных, насчитывающих несколько тысяч пользователей.

Специалисты IT Universe прошли обучение в авторизованных учебных центрах EMC и
DocsVision и имеют сертификаты, подтверждающие их квалификацию.

IT Universe также является партнером компаний IBM, Oracle и VMware, что
позволяет выполнять проекты комплексной автоматизации предприятий.

Офис компании находится в г.Самара.