Перерабатывающие предприятия холдинга ТНК-BP переводят работу с договорами в систему DIRECTUM

В блок «Переработка и Торговля» («ПиТ») холдинга ТНК-BP входят перерабатывающие предприятия Рязани, Саратова, Нижневартовска, Лисичанска (Украина) и других городов. Розничная сеть включает порядка 1 400 заправочных станций в России и на Украине, работающих под брендами ТНК и ВР.

От оперативности и качества работы блока «ПиТ» во многом зависит деловая репутация всего холдинга, поэтому особое значение для развития бизнеса имеют последовательные инновации в бизнес-процессах и схемах взаимодействия.

Для повышения прозрачности и управляемости всего комплекса договорных работ, специалисты компании DIRECTUM совместно с рабочей группой ТНК-ВР разработали шаблон договорной работы «ПиТ» на платформе DIRECTUM. Решение включило в себя:

• автоматический обмен данными между системой корпоративного центра и системами дочерних обществ;
• интеграцию с учетными системами (SAP, 1С, Navision и другими).

Главным рецензентом проектного решения и его рабочей версии выступила экспертная группа ТНК-BP Менеджмент. Разработанная версия была опробована в ходе пилотного проекта в «ТНК-Смазочные материалы», по результатам которого получила высокую оценку экспертной группы и была рекомендована для тиражирования по всем компаниям блока «ПиТ».

В данный момент решение уже внедрено в ряде предприятий. В 2009 году завершилось внедрение шаблона договорной работы «ПиТ» на платформе DIRECTUM в «Саратовском нефтеперерабатывающем заводе» (СНПЗ).

Напомним, что сотрудники СНПЗ работают в DIRECTUM с 2005 года. Благодаря системе автоматизированы процессы по работе с организационно-распорядительной документацией, служебными записками по основной деятельности и заявками на оплату.

Внедрение шаблона договорной работы «ПиТ» в СНПЗ явилось логическим развитием информационной системы предприятия на платформе DIRECTUM. Проект решал ряд важных задач:

• автоматизация работы с договорными документами;
• ведение единого реестра договоров;
• отслеживание своевременного возврата оригинала;
• соблюдение регламентов договорной работы;
• автоматическое формирование отчетов по договорной работе;
• автоматизация согласования документов с Корпоративным центром;
• автоматизация проведения договорных комиссий.

В ходе проекта ECM-система DIRECTUM была интегрирована с ERP-системой SAP. Благодаря интеграции из DIRECTUM в SAP была организована передача данных по заключенным договорам, а из SAP в DIRECTUM – передача данных по контрагентам и выполнению обязательств. На основе данных, находящихся в обеих системах, пользователи получили возможность формировать отчеты и сводки по различным срезам (например, «Договоры не закрытые в срок»).

Также специалистами компании DIRECTUM был разработан сценарий взаимодействия с корпоративным решением для хранения электронных документов на платформе LOTUS, которое использовалось до внедрения DIRECTUM. Интеграция была осуществлена для работы со сканированными копиями архивных договоров в обоих решениях (в общей сложности из решения на платформе LOTUS в DIRECTUM было импортировано около 6000 сканированных копий договоров прошлых периодов). Это было необходимо, с одной стороны, для привязки регистрационных данных по договорам прошлых лет к их сканированным копиям, а с другой стороны, для обеспечения доступа к копиям новых согласованных договоров в удаленных подразделениях.

Данный проект примечателен также тем, что все работы по внедрению осуществлялись совместно с саратовским партнером DIRECTUM — компанией «Современные технологии» (СТЕРХ). Используя телефонную переадресацию, специалисты компании СТЕРХ организовали постоянную «горячую» линию поддержки и обучили около 200 пользователей.

В результате проекта все договорные работы «Саратовского нефтеперерабатывающего завода» были оптимизированы и значительно ускорены. Главным следствием проекта стало то, что процессы, связанные с договорными документами, были синхронизированы с аналогичными процессами других дочерних предприятий холдинга, став частью единого рабочего пространства.

В ближайшем будущем тиражирование шаблона договорной работы «ПиТ» на платформе DIRECTUM будет продолжено и затронет ряд других предприятий ТНК-BP.