Как отменить крупный ИТ-проект без последствий

10.09.2014 | 12:43 Аналитика

Иногда лучше отказаться от проекта, даже крупного, чем падать вниз по кроличьей норе. Эти советы помогут вам отменить проект и сохранить свое достоинство (и репутацию).

В недавно вышедшей книге «Думай как фрик», написанной известными авторами Стивеном Левиттом и Стивеном Дабнером, освещается сложная тема для лиц, ответственных за ИТ-бюджеты и разработку проектов: «Что делать, если ваш проект терпит неудачу?» В остроумном и своеобразном стиле, они объясняют, что неудача в бизнесе — не всегда плохо. Время от времени, как они объясняют, она может привести к новому пониманию направления компании или заставить вас думать о дальнейшей разумной стратегии.

Тем не менее, для тех, кто управляет большой ИТ-организацией, отмененные проекты являются причиной стресса. Они сложные, дорогие и часто взаимосвязаны. Тем не менее, бывают случаи, когда заканчиваются средства на проект, появляются изменения в направлении развития компании, или руководители понимают, что проект не будет столь ценным для организации, как все надеялись. Ниже перечислены шесть стратегий при отмене крупного ИТ-проекта, если вы решите, что это единственный вариант действий.

Заручитесь поддержкой других руководителей

Один из первых шагов, который нужно предпринять, при рассмотрении отмены проекта — получить одобрение и поддержку со стороны руководителей. Это может быть хлопотно, говорит Макс Дуфор, управляющий партнер консалтинговой компании Harmeda. В худшем случае, вам придется дать понять другим руководителям, что вы отмените проект независимо от того, услышите ли вы их мнение до назначенной даты. «Назначьте целевую дату и форум для переговоров, и предварительно общайтесь, чтобы при необходимости найти поддержку», говорит он.

Убедитесь, что проект действительно нельзя спасти

Перед отменой проекта, убедитесь, что он не может быть сохранен, говорит Уильям Гатчер, аналитик ИТ консалтинговой компании Symbiosys. В рамках тщательного расследования необходимости отмены проекта, пересмотрите первоначальный объем работ, наборы навыков тех, кто в нем участвует, требуемые материалы, процесс тестирования, ожидания спонсоров и любые другие вспомогательные факторы, способствовавшие достижению проекта точки неудачи. «Принципиальное решение можно принять исходя из того, имеются ли достаточные основания, поддержка и согласие спонсоров проекта, чтобы продолжить проект, зная, новые временные рамки, стоимость, бюджет и ожидания на момент этого расследования», говорит он. «Если это соглашение может быть достигнуто, то проект можно продолжить».

Обсудите причины

Одной из ключевых стратегий, когда дело доходит до отмены проекта, является обсуждение конкретных причин остановки. Как объясняет Эрика Флора из консалтинговой и тренинговой ИТ-компании Beyond20, это обсуждение имеет решающее значение, потому что помогает спонсорам, сотрудникам и клиентам понять, что эта отмена не означает, что любые другие проекты находятся в опасности или в компании начинает формироваться культура незавершенных проектов.

Учитывайте условия контракта

Перед аннулированием ИТ-проекта, будь то внутреннего или внешнего, убедитесь, что вы читали мелкий шрифт, говорит Дуфор. В контракте подробно и точно описано, что произойдет, если вы отмените проект. Там может быть указан период сворачивания, условия, регулирующие продление контракта и даже штраф за отмену. Изучите договорные обязательства. Затем, если необходимо, привлеките юриста, и оцените условия.

Получите опыт от процесса

Флора говорит, что прекращение проекта, может быть полезным опытом. Руководители должны быть осведомлены о том, что делать в следующем проекте. Это может быть уроком для постановки более краткосрочных целей для конкретных ИТ-команд, установке других ожиданий — в зависимости от требований заказчика и спонсора, или другому формированию бюджета и планированию сроков проекта. Когда отменяете ИТ проект, рассматривайте это как возможность действовать по-другому в следующий раз.

Будьте точны в цифрах

И последний совет при отмене IT-проекта: Убедитесь, что у вас точные данные. Слишком часто ИТ-проекты быстро сворачивают, без адекватного обсуждения причин, и без обсуждения с вовлеченными лицами. Дуфор говорит, что вы должны учесть участвующих поставщиков, сроки отмены, расходы, убытки и другие затронутые услуги. Специфика вносит прозрачность, говорит он, что не позволяет появиться «неприятным сюрпризам» и проблемам, которые их сопровождают.