USD 65.99 ЕВРО 74.9

11 шагов по извлечению максимальной выгоды из решения по управлению проектами

Аналитика

11 шагов по извлечению максимальной выгоды из решения по управлению проектами

ИТ директора и опытные менеджеры проектов делятся своим опытом по выбору софта и методами привлечения сотрудников к его эффективному использованию.

Самый лучший софт по управлению проектов не поможет вашей компании работать
быстрее и эффективнее, если ваши сотрудники не используют его или не хотят
использовать. Так, как же стоит выбирать решение по управлению проектов? Мы
опросили десятки ИТ директоров и менеджеров проектов. Вот, что они
рассказали.

1. Начните с анализа
задач. «Решения по управлению
проектов
очень разные. И первое, что надо сделать – это определить,
какое из них вам подходит, — считает Кэтрин Браун, вице-президент по маркетингу
компании Mavenlink, провайдера решений по проектному управлению и совместной
работе. – Например, все  ваши проекты внутренние или вы работаете с
внешними вендорами и клиентами? Вам необходимо назначать ответственных за
задачи и результат, или всего лишь создавать пространство для совместной
работы? Будете ли вы работать в рамках проекта с бюджетами и счетами?»

2. Обратите внимания на облачные решения. «Я
выбрал
облачное решение по управлению проектом из-за нескольких
факторов, включая простоту внедрения и общую стоимость владения, — говорит Сид
Хаас, вице-президент по развитию бизнеса компании LKCS, провайдера
маркетинговых сервисов. – Мы работали с этой облачной платформой три года и
сэкономили десятки тысяч долларов на решении, которое нам не пришлось
устанавливать и поддерживать».  Он также добавляет, что благодаря
облачному сервису «пользователи могут работать с системой откуда им удобно, с
любого устройства, а сама система обновляется автоматически по мере обновления
ПО».

3. Убедитесь в том, что ПО легко использовать. «Найдите
такое решение, интерфейс которого интуитивно понятен, а функционал – совпадает
с задачами вашей организации, — говорит Джон Пейн, президент Ephricon Web
Marketing. – Если ПО не удовлетворяет вашим нуждам «из коробки», то выберите
решение, которое имеет поля для переименовывания под клиента. Вы должны иметь
возможность присваивать те названия, которые подходят вашему бизнесу, а не
подстраивать его под софт».

4. Выберите такое решение, которое можно масштабировать.
«Внедрение решения по управлению проектом само по себе довольно длительный
процесс, — говорит Хаас. – Поэтому выберите такое решение, которое сможет
вырасти вместе с вашими задачами и предложить функции, об использовании которых
вы изначально и не думали».

5. Послушайте пожелания тех, кто будет работать с этим ПО.
«Важно выберать такое ПО, которое подойдет для ваших основных задач. Лучший
способ достичь этого – вовлечь в процесс выбора всю команду, — говорит Линн
Хенсли, президент e2b teknologies, сервис провайдера бизнес технологий. –
Постарайтесь услышать пожелания других людей и отделов, поскольку у разных
отделов могут быть разные цели и понимание того, что должна уметь программа.
Это также поможет внедрять и применять ПО.  Если члены команды будут
чувствовать, что они  были частью принятия решения, и их нужды
удовлетворены, они будут заинтересованы в проекте».

6. Убедитесь в том, что PM софт интегрируется с
основными приложениями, например с электронной почтой.
«Еще один
важный критерий выбора – его возможности интегрирования, — говорит Браун. –
Например, все пользуются электронной почтой. Поэтому решение, которое также
пересылает сообщения по электронной почте, увеличит вовлеченность людей в
проект и использование продукта».

7. Выберите такой продукт, который предоставляет техническую
поддержку и имеет много пользователей.
 «При выборе ПО выбирайте
вендора, у которого есть большое сообщество пользователей. Если у вас возникнут
вопросы, вы можете обратиться с ними к другому пользователю, например, через
форум сообщества», – говорит Джоанна Вигановска, директор Intelligent InSites,
провайдер платформы системы медицинского обслуживания в реальном времени
(RTLS).

8. Сравните несколько
решений. «Создайте список желаемых функций и
сравните несколько решений между собой, — советует Браун, которая отмечает, что
многие решения имеют возможность бесплатного тестирования. И еще – «попросите
команду проекта и его менеджера тоже оценить решение». А если ПО будут
использовать и внешние команды (партнеры, подрядчики, вендоры), спросите их
мнения тоже.

9. Продумайте четкие
задачи. «Спросите себя, чего я жду от
использования этого ПО? -считает Марк Кенни, президент Hippo Solutions,
провайдер решений в области проектного управления. – Что я хочу от него?
Прогнозирования или отчеты по статусу? Быть инструментом совместной
работы?  Как только вы определитесь с задачами, вы поймете, как
настраивать ваше ПО, как использовать его, и как обучать на нем людей. Иначе
это ПО будет кораблем без руля».

10. Проведите обучение.
«Обеспечьте персонал тренингом и убедитесь, что все на него попали, — говорит
Браун. – К концу каждого занятия убедитесь, что у каждого есть аккаунт, логин и
легкий для запоминания пароль. Потом создайте проект, чтобы сотрудники
потренировались в отправлении сообщений и вложений к ним с использованием
системы». Чтобы убедиться, что они все запомнили, повторите обучение через пару
недель и обеспечьте сотрудников доступными онлайн видеоуроками (которые должен
предоставить вендор или третья компания).

11. Убедитесь, что хотя бы одно ответственное лицо отслеживает
проект в реальном времени.
«Не ждите еженедельных собраний, чтобы
понять, что ваш проект проваливается, — предупреждает Эйвином Новогродски, CEO
компании по управлению облачными проектами. – Один из ваших менеджеров проектов
должен отслеживать проблемы до того, как они превратятся в катастрофу. Более
того, менеджер проекта должен постоянно общаться с командой и убеждаться, что
все ее члены пользуются этим ПО – и имеют все последние данные по проекту»

 

Подготовлено НП «СОДЕЙСТВИЕ»