USD 66.26 ЕВРО 75.39

Простые программные продукты для управления проектами для случаев, когда Excel`я уже недостаточно

Аналитика

Простые программные продукты для управления проектами для случаев, когда Excel уже недостаточно

Для многих компаний среднего размера иногда сложно найти софт для управления проектами, поскольку он дорогой и сложный. Они хотели бы автоматизировать управление проектами, но при этом не хотят платить большие деньги за большую ERP-подобную систему, включающую инструмент бизнес-планирования.

Вместо этого они пользуются Microsoft Excel, продукт, который имеется в любом офисе в любом месте земного шара. Им пользуются мелкие и средние предприятия как инструментом для управления проектами. Почему? Ниже указаны причины:

Цена лицензирования. Прежде всего, большинство пользователей имеют на своих машинах Office или, в конце концов, какую-нибудь другу программу, способную читать такие таблицы, например бесплатную OpenOffice Calc. В сегодняшней экономической ситуации многие фирмы выкручиваются и пользуются тем, что есть – сейчас это главное правило.

Привычный интерфейс. Прежде всего, большинство пользователей знакомы с Exel, а новые продукты требуют  переобучения сотрудников, что стоит денег. Если существующие проекты велись в Excel, сопротивление пользователей и отсутствие денег на их обучение – главный фактор, препятствующий рассмотрению проекта по внедрению системы PPM (project and portfolio management) в любой небольшой фирме.

Отсутствие подходящей альтернативы. Фирмы среднего размера часто хотят получить софт, который им нужен уже через неделю, а не в четвертом квартале, или после сотен часов консалтинга. И хотя пакеты вроде Project Server от Microsoft  и Clarity от CA Inc. могут помочь в управлении проектами по всему миру, и в них можно вносить множество зависимостей и фиксировать даты, эти пакеты довольно сложны. Кроме того, они дороги, их долго внедрять и часто их требования к аппаратному обеспечению превышают то, что могут себе позволить небольшие фирмы.

В своем небольшом бизнесе я управляю графиком проекта в Excel. Для моих нужд это, конечно, самый доступный и простой продукт из всех вышеназванных. Но в моей фирме мало сотрудников, и нет проектов со многими зависимостями.  Кроме того, обычно я не работаю над более чем 20 проектами одновременно. Чего, на мой взгляд недостает – так это функции сводного отчета, из  которого я бы смог видеть следующие шаги по каждому проекту, в соответствие с датами и общим планом работ. Но я не могу оправдать стоимость и время внедрения других решений только появлением такой   функциональности.

Тем не менее, в предприятиях среднего размера, которые я консультирую, часто развернут SharePoint с возможным использованием компонентов Excel Services 2010 или Project Server 2010, которые позволяют построить, поддерживать и изменять планы индивидуальных проектов – все проекты в пределах ближайших 12-18 месяцев.

В дополнении  к этому компания получит Excel Web App – легкий инструмент совместной работы, имеющий веб-интерфейс. Эта улучшенная версия уже известного инструмента будет обновляться и просто интегрироваться в отчеты и другие метрики.

Но иногда Excel недостаточно. Организации ищут простой инструмент для управления, совместной работы и синхронизации дат, и тут им приходится рассматривать более сложные инструменты проектного управления. Ниже даны краткие описания некоторых PPM систем, подходящих для фирм среднего размера:

Microsoft Project

По своему опыту могу сказать, что для многих фирм следующим логическим шагом после применения Excel было бы использование Microsoft Project. До недавнего времени MS Project создавался исключительно для профессионалов проектного управления. Но поскольку требовались высококвалифицированные  специалисты для работы с этим инструментом, это создавало проблемы в совместной работе. Интересно, что версия Microsoft Project, являющаяся частью пакета Office 2010, который выйдет в июне, создан так, чтобы им могла пользоваться более широкая аудитория пользователей Office, а не только менеджеры проектов.

Если вы поставите бесплатную бета-версию, то увидите, что Project 2010 выглядит во многом как Excel – главный индикатор того, что многие организации до сих пор используют Excel для управления проектами, но ощущают его ограничения и посматривают в сторону более специализированного софта, который был бы недорог и прост в использовании.

Альтернативные программные PPM пакеты

Также имеется множество облачных решений для фирм среднего размера, которые не особенно отличаются от тех, что работают на десктопе. Несколько вендоров предлагают более дешевые и простые PPM варианты, инструменты, специально созданные для компаний этого сегмента рынка.

Например, Daptiv Inc. и Innotas предлагают PPM инструменты по требованию, стоимостью от $65 до $100 за одного пользователя в месяц. В этом случае внедрение софта проходит почти мгновенно, а его уровень значительно превосходит Excel.

Для фирм-разработчиков программного обеспечения технология Scrum позволяет ежедневно редактировать код в соответствие с требованиями проекта. Множество мелких фирм успешно пользуются этим интерактивным методом разработки,  совместно с оценочными таблицами и панелью Scrum Master, чтобы снизить потребность в дорогом программном обеспечении по управлению проектами.

Для тех, кому требуется более продвинутое решение по управлению разработками, стоит обратить внимание на Team Foundation Server 2010 от Microsoft, который считается лидирующим решением на рынке для совместной разработки. Он благополучно включает несколько инструментов для управления проектами, но недешев.

На сегодняшний день Excel, возможно, продолжит играть роль инструмента для управления проектами для многих организаций, но меняющиеся потребности и развивающиеся технологии дадут толчок к развитию и других инструментов.  

Джонатан Хасселл

Подготовлено НП «СОДЕЙСТВИЕ»