USD 66.5 ЕВРО 75.62

Средства совместной работы для предприятий: 4 пути извлечь больше выгоды

Аналитика

Средства совместной работы для предприятий: 4 пути извлечь больше выгоды

Согласно исследованию Forrester Research, две трети предприятий не получают желаемой прибыли от инструментов совместной работы. Ниже предлагаем четыре совета от специалистов, как ускорить адаптацию и увеличить отдачу.

В новом отчете от Forrester Research (FORR) говорится,
несмотря на то, что предприятия продолжают вооружаться средствами совместной
работы в 2011 году, они не видят больших преимуществ от их использования.

Для составления отчета было опрошено 934 принимающих решения специалистов,
64% из них видят не более четырех преимуществ. Forrester отмечает 12
преимуществ использования технологий совместной работы.

Преимущества, от которых предприятия получают наибольшую выгоду  — это
инструменты, связанные с командировками, (62%) и корпоративные коммуникации
(58%). Автор отчета, аналитик Forrester Т.Джей Кейтт считает,  это
происходит только потому, что эти области легче всего отследить.

Анализ затрат на командировки сотрудников до и после внедрения – довольно
простое занятие, этот пункт очень легко мониторить. «А вот такие вещи, как
повышение активности в инновационной деятельности или повышение продуктивности
труда сотрудников информационного отдела – слишком эфемерны или слишком
специфичны для того, чтобы оценить изменения, — считает аналитик. — Поэтому
даже если компания и  получает отдачу по этим пунктам, она не всегда может
это понять».

Так какие же плюсы бизнес может получить от технологий совместной работы?
Аналитик Forrester рекомендует сделать следующие четыре шага во время принятия
решения о внедрении этих инструментов и в  процессе внедрения.

1. Оценить, как сотрудники сейчас выполняют работу

Прежде, чем выбрать и внедрить инструмент совместной работы, нужно понять, с
какими проблемами сталкиваются сотрудники, рекомендуется в отчете. Являются ли
эти проблемы проблемами коммуникации? Замедляется ли процесс работы над
проектом из-за того, что сотрудники не могут найти то, что ищут? Для ответа на
эти вопросы аналитик предлагает понаблюдать, опросить сотрудников или провести
исследование.

Чтобы убедиться в искренности ответов аналитик советует проводить скрытые
опросы, чтобы отвечающий сотрудник не считал, что его ответы будут использованы
против него.

2. Четко очертите круг вопросов, которые можно решить с помощью
инструментов совместной работы.

После проведения опросов и анкетирования сотрудников, проанализируйте ответы
и рассортируйте проблемы в четыре категории: те, которые можно решить
технологическими инновациями, те, что требуют изменения бизнес-процессов,
проблемы культурного характера и комбинированные проблемы, сфокусируйтесь на
тех, что можно решить с помощью технологий, советует аналитик Forrester.

3. При выборе инструмент принимайте во внимание рабочую среду.

Исследование Forrester показало довольно большое число респондентов, которые
отмечают среди преимуществ от внедрения инструментов совместной работы
сокращение расходов на командировки, быстрое принятие решений, сокращение
периода вывода продукции на рынок и  улучшение управления проектов. Для
того, чтобы увидеть преимущества, следует ставить целью не более 4-5 пунктов,
говорится в  отчете.

Например, если вам нужны  инструменты для коротких и частых разговоров,
то вам нужно подумать о внедрении надежного онлайн мессенджера. Не забудьте
поставить об этом в известность вендора во время процесса RFP, отмечено в
отчете.

Кроме того, пригласите конечных пользователей к дискуссии прежде, чем
принимать решение. Они могут помочь протестировать инструменты, чтобы
убедиться, что те решают задачи бизнес-процесса, считает аналитик.

4. Установите политики и процессы, чтобы убедиться в  адоптации
решения.

Успех вашего внедрения зависит от принятия инструмента пользователями.
Работайте в плотной связке с бизнесом, чтобы установить такие политики, которые
помогут пользователям работать с инструментом. Это может означать
стимулирование за участие в сообществе и выкладывание документов для общего
доступа.  

Вам также потребуется разработать средство для оценки полученных выгод для
бизнеса, помимо сокращения количества командировок. Еще один ключ к успеху –
показывать пример использования внедренного инструментария и делится этой
информацией на совместных встречах.

 

Подготовлено НП «СОДЕЙСТВИЕ»

По материалам www.zdnet.com