NaviCon Group автоматизировала для «ТАМАК» документооборот, внедрив Microsoft SharePoint

NaviCon Group завершила проект создания
системы электронного документооборота в компании «ТАМАК». Проект реализован на
базе Microsoft SharePoint
Server 2010.

«ТАМАК» — компания со 100%-ным иностранным капиталом, которая производит
современные деревянные дома, цементно-стружечные плиты, а также оказывает
проектно-конструкторские и монтажные услуги.

Информационная поддержка деятельности предприятия осуществлялась на
платформе 1С: Предприятие 7.7. Система покрывала первоочередные потребности
специалистов финансового блока компании. Но оставались нерешенными вопросы
грамотной организации и автоматизации документооборота, а также формализация
бизнес-процессов внутри предприятия.  

Целью проекта было повысить уровень автоматизации на предприятии путем
перехода к безбумажному документообороту по основным процессам:

·         обеспечить эффективное
управление документопотоками на предприятии;

·         наладить централизованное
хранение документов;

·         повысить контроль
исполнения работ по документам;

·         увеличить продуктивность
работы сотрудников;

·         облегчить доступ к
информации для принятия управленческих решений;

·         обеспечить информационную
безопасность предприятия.

Выбор системы и компании, которая будет заниматься ее внедрением, был
достаточно длительным и сложным. Для определения оптимального решения
руководителем отдела информатики предприятия были изучены все известные на
сегодняшний день на рынке платформы. В результате выбрали Microsoft SharePoint,
благодаря ее широким функциональным возможностям, которые позволяют решать не
только классические задачи документооборота, но и ряд не менее важных для
предприятия проблем, в частности, возможность web-доступа и т.д. 
 

Проект можно разделить на две взаимосвязанные составляющие: автоматизация
основного производственного процесса предприятия и административных
процессов.

В рамках основного производственного процесса автоматизированы следующие
работы:

·         обработка заявок от
клиентов;

·         согласование договора с
клиентом;

·         цикл прохождения заказа
клиента от подписания договора до отгрузки продукции со склада или монтажа дома
на месте;

·         управление качеством: акты
контроля качества продукции, претензионная работа.

Был полностью автоматизированы административные процессы, традиционные для
документооборота:

·         регистрация и обработка
входящей и исходящей корреспонденции;

·         согласование и выпуск
Приказов и распоряжений, процедуры ознакомления с ними;

·         система управления
поручениями;

·         согласование заявок на
оплату, включая интеграцию с 1С: Предприятие 7.7.

Предприятие «ТАМАК» получило единое информационное
пространство, в котором можно обмениваться информацией, согласовывать документы
и осуществлять другие виды командных работ, независимо от местонахождения
сотрудников. В результате проекта большинство процессов предприятия теперь
выполняются электронным способом. Среди полученных преимуществ наиболее важны
следующие:

·         Ощутимо сократилась
длительность бизнес-процессов, повысилась эффективность работы сотрудников.

·         Создан механизм контроля,
который позволяет отслеживать изменения, внесенные в документ: т.е. в любой
момент можно установить, кем,  когда и какие изменения в документ были
внесены.

·         У руководства предприятия
появилась возможность оптимизировать время сотрудников на реализацию конкретных
бизнес-процессов, благодаря механизму получения отчетности по временным
затратам каждого специалиста на определенную операцию, к примеру, согласование
договоров.

·         Внедренное решение
предоставляет возможность отслеживания статуса документов при прохождении
цепочки согласования, что значительно экономит время сотрудников.

·         Еще одним преимуществом
использования Microsoft SharePoint является повышение степени безопасности
хранения документов, благодаря  размещению их на сервере.

В результате проекта автоматизировано более 100 рабочих мест.

Подводя итоги проекта, Дмитрий Бычков, Финансовый директор предприятия
отметил: «Наша цель – современное конкурентноспособное предприятие. Мы
инвестируем значительные средства в развитие производства. Вложение в ИТ мы
также рассматриваем как возможность повысить эффективность работы сотрудников.
Внедрение SharePoint как платформы автоматизации внутренних процессов – большой
шаг вперед на этом пути».

«Проект на предприятии «ТАМАК» выгодно отличается от многих проектов по
внедрению SharePoint, цели которых определены нечетко, отдача неясна. С самого
начала Заказчик ставил акцент на комплексный характер автоматизации
бизнес-процессов, эффективность использования системы. Успешный результат
проекта стал возможен, благодаря комплексу факторов: четкой постановке целей
проекта, гибкой методологии внедрения и слаженной работе общей проектной
команды» — Андрей Замыслов, руководитель департамента Microsoft CRM и MOSS
компании NaviCon Group.