USD 74.43 ЕВРО 88.93

На платформе ЛЕТОГРАФ создан областной электронный архив Кызылординской области Республики Казахстан

Общество


Специалисты казахстанского офиса компании ЛЕТОГРАФ реализовали проект по
созданию электронного архива г. Кызылорда, одного из областных центров
Республики Казахстан. В ходе проекта была внедрена система управления
электронным архивом документов, 
осуществлена поставка оборудования для потокового ввода данных (документные
сканеры, принтеры этикеток и сканеры штрих-кодов), а также начато выполнение
работ по переводу всего фонда областного архива в цифровой формат. Результаты
проекта скоро смогут оценить жители
Кызылординской области при получении различных справок из областного
архива.

 


Региональные архивы Республики Казахстан обеспечивают хранение и доступ к
большому количеству бумажных документов, требуемых для работы Центров
обслуживания населения (ЦОН) страны. В десяти архивных учреждениях
Кызылординской области (семи в районах и трех в областном центре) хранится
более 600 тысяч бумажных документов, объем многих превышает 100 печатных
листов, а количество документов постоянно растет. В процессе хранения и
эксплуатации архивных документов со временем происходит износ ветхих
документов, для восстановления которых приходится проводить реставрационные
работы. Достаточно сложной является и задача поиска требуемого бумажного
документа в таком массиве информации.


Для оптимизации деятельности областного архива, достижения экономии финансовых,
трудовых и временных ресурсов организации, было принято решение осуществить
перевод архивных документов в цифровой формат. По завершении проекта поиск
предоставление требуемых документов будет происходить практически мгновенно, в
то время как до старта проекта данная задача занимала 3-4 рабочих
дня.

 


Победителем конкурса по выбору поставщика программного и аппаратного
обеспечения электронного архива было признано ТОО «ЛЕТОГРАФ ИТ Консалтинг и
услуги Казахстан», казахстанский офис российской компании ЛЕТОГРАФ,
разработчика и поставщика одноименной системы управления
документами.


Перед специалистами ЛЕТОГРАФ была поставлена задача – в сжатые сроки
разработать унифицированное проектное решение для автоматизации выполнения
типовых операций по работе с документами. Решение должно
обеспечить надежное
хранение и быстрый доступ к информации посредством веб-браузера с учетом прав
доступа.

 


Функциональные возможности системы электронного архива должны были включать
учет и хранение документов различных видов, в том числе электронных образов
файлов. Решение должно автоматизировать ввод документов в систему с
использованием механизма потокового ввода, а также создание и управление
карточками документов и карточками дел архива. Сотрудникам архива требовалась
возможность выполнения операций по обслуживанию бумажного архива, в том числе
учета, хранения, определения местонахождения, поиска, организация выдачи дел.
Электронный архив должен был обеспечить возможность классификации дел с
использованием различного вида справочников, предоставить различные механизмы
поиска дел и документов, а также построения различных статистических отчетов и
отчетных форм.

 


Эксперты компании «ЛЕТОГРАФ ИТ Консалтинг и услуги Казахстан»реализовали проект
за полтора месяца, разработав и внедрив информационную систему «Электронный
архив» на платформе системы ЛЕТОГРАФ. В ходе проекта был осуществлен монтаж
аппаратного обеспечения: сканеров для нерасшитых документов, документых
сканеров формата А3, сканеров штрих-кодов и принтера этикеток, был установлен
мощный сервер с дисковым хранилищем размером 4 ТБ. Для сотрудников архива
(ИТ-специалистов и архивистов) был проведен трехдневный курс обучения
возможностям новой системы, после чего знания о системе были закреплены в ходе
семидневного совместного внедрения-тренинга.


В настоящее время система позволяет решать следующие основные
задачи:


  • Ведение номенклатуры дел (в том числе на основе принятой в каждом из фондов
    классификации и номенклатуры), формирование печатных форм, разграничение прав
    доступа.

  • Формирование и оформление дел, в том числе поточное сканирование документов
    дела.

  • Управление архивом, в том числе формирование отчетных форм и топографирование
    документального фонда.

  • Поиск дел и документов (по реквизитам регистрационных карточек, по другим
    поисковым запросам).

 


«По нашим прогнозам, после завершения перевода всего фонда в электронный вид,
хранилище архива будет подключено напрямую к информационной системе ЦОН, что
позволит сократить скорость получения
гражданами любой справки или копии
документа до нескольких минут, — рассказывает начальник Управления архивов и
 документации Кызылординской области Жаркынбаев Гайнулла Зейнуллаевич. — В
значительной степени поисковые возможности системы упростят и работу

ученых и исследователей, которые смогут в полной мере воспользоваться
богатством областного архива, некоторые документы которого датируются 18-ым
веком».

 


«Внедрение ЛЕТОГРАФ в областном архиве Кызылорды – еще один из примеров
широчайших возможностей системы в области работы с крупными массивами данных, —
отмечает Елена Шелястина, технический директор компании ЛЕТОГРАФ. – Благодаря
сканированию и распознаванию архивных документов специалисты организации смогут
значительно повысить качество хранимой информации, сберечь ценные исторические
сведения, а также снизить рутинные трудозатраты на поиск и учет
документов».