На платформе ЛЕТОГРАФ создан областной электронный архив Кызылординской области Республики Казахстан

Специалисты казахстанского офиса компании ЛЕТОГРАФ реализовали проект по
созданию электронного архива г. Кызылорда, одного из областных центров
Республики Казахстан. В ходе проекта была внедрена система управления
электронным архивом документов, 
осуществлена поставка оборудования для потокового ввода данных (документные
сканеры, принтеры этикеток и сканеры штрих-кодов), а также начато выполнение
работ по переводу всего фонда областного архива в цифровой формат. Результаты
проекта скоро смогут оценить жители
Кызылординской области при получении различных справок из областного
архива.

Региональные архивы Республики Казахстан обеспечивают хранение и доступ к
большому количеству бумажных документов, требуемых для работы Центров
обслуживания населения (ЦОН) страны. В десяти архивных учреждениях
Кызылординской области (семи в районах и трех в областном центре) хранится
более 600 тысяч бумажных документов, объем многих превышает 100 печатных
листов, а количество документов постоянно растет. В процессе хранения и
эксплуатации архивных документов со временем происходит износ ветхих
документов, для восстановления которых приходится проводить реставрационные
работы. Достаточно сложной является и задача поиска требуемого бумажного
документа в таком массиве информации.

Для оптимизации деятельности областного архива, достижения экономии финансовых,
трудовых и временных ресурсов организации, было принято решение осуществить
перевод архивных документов в цифровой формат. По завершении проекта поиск
предоставление требуемых документов будет происходить практически мгновенно, в
то время как до старта проекта данная задача занимала 3-4 рабочих
дня.

Победителем конкурса по выбору поставщика программного и аппаратного
обеспечения электронного архива было признано ТОО «ЛЕТОГРАФ ИТ Консалтинг и
услуги Казахстан», казахстанский офис российской компании ЛЕТОГРАФ,
разработчика и поставщика одноименной системы управления
документами.

Перед специалистами ЛЕТОГРАФ была поставлена задача – в сжатые сроки
разработать унифицированное проектное решение для автоматизации выполнения
типовых операций по работе с документами. Решение должно
обеспечить надежное
хранение и быстрый доступ к информации посредством веб-браузера с учетом прав
доступа.

Функциональные возможности системы электронного архива должны были включать
учет и хранение документов различных видов, в том числе электронных образов
файлов. Решение должно автоматизировать ввод документов в систему с
использованием механизма потокового ввода, а также создание и управление
карточками документов и карточками дел архива. Сотрудникам архива требовалась
возможность выполнения операций по обслуживанию бумажного архива, в том числе
учета, хранения, определения местонахождения, поиска, организация выдачи дел.
Электронный архив должен был обеспечить возможность классификации дел с
использованием различного вида справочников, предоставить различные механизмы
поиска дел и документов, а также построения различных статистических отчетов и
отчетных форм.

Эксперты компании «ЛЕТОГРАФ ИТ Консалтинг и услуги Казахстан»реализовали проект
за полтора месяца, разработав и внедрив информационную систему «Электронный
архив» на платформе системы ЛЕТОГРАФ. В ходе проекта был осуществлен монтаж
аппаратного обеспечения: сканеров для нерасшитых документов, документых
сканеров формата А3, сканеров штрих-кодов и принтера этикеток, был установлен
мощный сервер с дисковым хранилищем размером 4 ТБ. Для сотрудников архива
(ИТ-специалистов и архивистов) был проведен трехдневный курс обучения
возможностям новой системы, после чего знания о системе были закреплены в ходе
семидневного совместного внедрения-тренинга.

В настоящее время система позволяет решать следующие основные
задачи:

• 
  Ведение номенклатуры дел (в том числе на основе принятой в каждом из фондов
  классификации и номенклатуры), формирование печатных форм, разграничение прав
  доступа.
• 
  Формирование и оформление дел, в том числе поточное сканирование документов
  дела.
• 
  Управление архивом, в том числе формирование отчетных форм и топографирование
  документального фонда.
• 
  Поиск дел и документов (по реквизитам регистрационных карточек, по другим
  поисковым запросам).

«По нашим прогнозам, после завершения перевода всего фонда в электронный вид,
хранилище архива будет подключено напрямую к информационной системе ЦОН, что
позволит сократить скорость получения
гражданами любой справки или копии
документа до нескольких минут, — рассказывает начальник Управления архивов и
 документации Кызылординской области Жаркынбаев Гайнулла Зейнуллаевич. — В
значительной степени поисковые возможности системы упростят и работу
ученых и исследователей, которые смогут в полной мере воспользоваться
богатством областного архива, некоторые документы которого датируются 18-ым
веком».

«Внедрение ЛЕТОГРАФ в областном архиве Кызылорды – еще один из примеров
широчайших возможностей системы в области работы с крупными массивами данных, —
отмечает Елена Шелястина, технический директор компании ЛЕТОГРАФ. – Благодаря
сканированию и распознаванию архивных документов специалисты организации смогут
значительно повысить качество хранимой информации, сберечь ценные исторические
сведения, а также снизить рутинные трудозатраты на поиск и учет
документов».