Завершен первый этап внедрения DIRECTUM в группе компаний «АЛИДИ»

В
группе компаний «АЛИДИ» – ведущем российском операторе в области логистики и
дистрибуции – автоматизирован процесс управления договорами.

Комплексный проект внедрения
системы DIRECTUM в группе компаний «АЛИДИ» стартовал в
январе 2011 года. Главная задача первого этапа – проведение автоматизации
договорной деятельности. Реализация проекта осуществлялась рабочей группой,
состоящей из специалистов «АЛИДИ» и Экспертного центра по СЭД компании
«Галактика ИТ» (Санкт-Петербург). На текущий момент завершен
первый этап, система переведена в режим промышленной эксплуатации.

Руководитель проекта со стороны
«АЛИДИ» Владимир Чивилев прокомментировал ход проекта и рассказал об
особенностях разработанного решения: «К настоящему моменту в рамках компании
решены следующие задачи автоматизации на базе DIRECTUM:

●    Helpdesk
– Управление заявками сотрудников «АЛИДИ» на доработку автоматизированных
систем (в том числе DIRECTUM). Данная разработка полностью заменила старую
систему, главным недостатком которой было отсутствие возможностей по развитию
функционала.

●   
Управление показателями эффективности. Финансовая и юридическая службы
«АЛИДИ» ведут подробный анализ договорной деятельности. В системе
осуществляется сбор и анализ данных по договорной работе «АЛИДИ» с
использованием KPI (Key Performance Indicators)».

В настоящее время систему
DIRECTUM используют сотрудники юридического отдела, отдела информационных
технологий, а также участники договорного процесса. В ходе всего проекта к
системе также подключились головные офисы (Санкт-Петербург и Нижний Новгород) и
22 филиала «АЛИДИ».

По словам Владимира
Чивилева, в процессе внедрения Helpdesk на базе DIRECTUM сотрудниками
ИТ-департамента компании было создано 15 новых справочников и разработан
разветвленный маршрут обработки заявок. Теперь заявки направляются сотрудниками
по электронной почте или через веб-доступ. Для автоматизации ввода заявок с
электронной почты в систему DIRECTUM используются возможности модуля «Служба
ввода документов». Ввод заявок через веб-доступ осуществляется с использованием
специально разработанного специалистами «АЛИДИ» мастера действий. Автоматизация
позволяет за месяц в системе обрабатывать в среднем 250 – 300 заявок на
доработку различных систем, установленных в компании.

В течение первых 1,5 месяцев
работы в системе сотрудниками юридического отдела было согласовано 500
договоров. Сейчас в DIRECTUM обрабатывается около 700 договоров компании. Также
в рамках автоматизации договорной деятельности более 50% документов за 2010 год
было переведено в «Архив договоров». Интересной особенностью проекта стала
разработка специального маршрута для 46 видов договоров.

Расширять
возможности системы компания планирует и в дальнейшем. Предполагается развитие
функционала по управлению договорами, в рамках использования нового
инструмента, появившегося в DIRECTUM 4.7, – мастера действий. Процесс отправки
договоров на согласование будет производиться в диалоговом режиме. В
зависимости от введенной в процессе диалога информации система будет вычислять
маршрут согласования для каждого конкретного договора. Также в планах компании
применять функционал по управлению показателями эффективности на работу
ИТ-службы.