В ООО «МИБ-ИНВЕСТИЦИИ» расширяется проект внедрения комплексной системы управления архивами на платформе eDocLib

В инвестиционной компании ООО «МИБ-ИНВЕСТИЦИИ» успешно продолжается проект
по организации электронного хранилища документов на основе комплексного решения
«Хранение оцифровка», разработки ЭОС.

ООО «МИБ-ИНВЕСТИЦИИ» основана в 1997 году и специализируется на
предоставлении широкого спектра корпоративных финансовых услуг, одним из
ведущих направлений компании является организация и проведение вексельных
программ, операции на рынке долговых обязательств, факторинг и финансовый
консалтинг.

За время работы в ООО «МИБ-ИНВЕСТИЦИИ» накопился огромный архив финансовой
документации – различных договоров, векселей, заявлений, отчетов и т.п. в
бумажном виде. Для оптимизации доступа к данным было принято решение о создании
электронного архива. Ключевые требования к архивной системе: короткие сроки
перевода существующих документов в электронный вид, простой и эффективный
алгоритм загрузки вновь поступающих документов в систему, простота
использования системы для конечных пользователей, минимальные сроки ввода
решения в промышленную эксплуатацию.

После проведения анализа существующих систем выбор был остановлен на
комплексном решении для хранения и оцифровки, построенном на платформе
eDocLib и использующем технологию ABBYY FlexiCapture.
Внедрение системы обеспечило сохранность данных, быстрый поиск необходимой
информации, и ее отображении в наиболее удобном виде для различных групп
пользователей. Использование ABBYY FlexiCapture позволило значительно ускорить
процесс загрузки в электронный архив накопленной бумажной документации и
обработки вновь поступающих документов, включая автоматическое заполнение
учетных карточек документов с использованием информации, извлекаемой из
документов.

Работы по проекту были начаты в ООО «МИБ-Инвестиции» в апреле 2011 года.
Первоначальный процесс установки системы и обучения пользователей занял менее
двух дней. К настоящему моменту значительная часть архива переведена
собственными силами сотрудников ООО «МИБ-ИНВЕСТИЦИИ» в электронный вид.
Существенно сокращено время доступа, и созданы наглядные представления
необходимой сотрудникам архивной информации. К особенностям проекта можно
отнести существенные различия в структуре одинаковых по типу документов
(например, договоров), обусловленные спецификой работы ООО «МИБ-ИНВЕСТИЦИИ».
При этом обработка однотипных документов разной структуры стала возможной
благодаря решению ABBYY FlexiCapture. По итогам эксплуатации принято решение о
расширении масштабов использования системы. На новом этапе проекта будут
организованы новые рабочие места системы в различных структурных подразделениях
компании, с этой целью закуплены дополнительные пользовательские лицензии.
Также будет продолжена разработка шаблонов ABBYY FlexiCapture для извлечения
информации из различных видов документов для поэтапного перехода к полностью
электронному архиву.