Внедрение WMS системы Expert Logistic от компании «Ай Ти Скан»

1.     Предпосылки проекта.

Нижегородская многопрофильная компания «МАСТ» (http://www.must.su) работает на рынке электротехники с 1993 года, и осуществляет оптовую торговлю и дистрибуцию электротехники и кабельно-проводниковой продукции. География продаж компании: вся центральная часть РФ. Компания располагает филиалами в городах Уфа, Казань, Электросталь.

Активному развитию компании способствовали:

• Ввод в ассортимент новых товарных групп (общий ассортимент около 6000 активных SKU, не считая партий);
• Переезд складского комплекса на обособленную территорию на федеральной трассе М7;
• Реструктуризация коммерческой службы;
• Развитие филиальной сети;
• Применение современных IT-решений;
• Поддержка Руководством Компании общего курса на развитие

В определенной точке роста объемов продаж и соответствующего роста складских запасов складская логистика Компании начала «захлебываться». Проявлялось это в проблемах в работе склада при пиковых нагрузках по поступлениям и отгрузкам ТМЦ. А летом посткризисного 2010 года пиковыми стали и обычные месяцы. Эти несколько «авральных» месяцев  показали полную неспособность оперативных действий кладовщиков в существующей тогда учетной системе и организационной структуре склада.

Как следствие, серьезно снизились скорость и точность складских операций. Выросли издержки на содержание запасов, заметно снижалась лояльность клиентов и деловая репутация Компании.

2.     Выбор WMS.

В итоге, в августе 2010 года руководство Компании приняло решение об открытии проекта автоматизации работы складского хозяйства компании на базе системы управления складом.  Были обозначены стратегические цели проекта:

• Стать оператором электротехнического рынка, полностью удовлетворяющего потребности клиентов за счет качественно нового уровня выполнения складских операций.
• Понимать потенциал склада с целью планомерного развития складских технологий для обеспечения роста грузооборота Компании.

Важно отметить, что до открытия проекта много раз поднимался вопрос о внедрении на складе системы адресного хранения (как панацеи решения всех проблем), и нами расклеивались на скотч этикетки ячеек, вырезанные из листов А4 с «адресами» этих самых ячеек, была попытка интеграции в существующую систему терминалов сбора данных. Но все это в комплексе не работало, и было понятно, что нужно что-то другое. Стало очевидно, что «система адресного хранения», это не отдельный программный продукт (хотя на рынке преобладают именно такие «решения»), а всего лишь составляющая системы по управлению складом или WMS (Warehouse Management System).

К выбору системы мы подошли очень тщательно т.к. в нашем регионе было несколько неудачных и дорогостоящих WMS-проектов и руководство смотрело на подобные технологии с опаской.  Мониторинг рынка WMS показал, что есть решения российские, и есть иностранные.  Стоимость WMS, ее внедрения и оборудования «гуляет» в очень широком диапазоне. Разбег цен на такие системы управления заставил задуматься, а что же нужно нам, и сколько мы готовы за это заплатить.

Были перечитаны все ветки известных форумов по логистике, общедоступные в сети статьи по теме WMS, рейтинги WMS (Дмитрий Перов), специальная литература и составлен список решений – претендентов на внедрение. В первом туре выборов были определены такие критерии:

• Базовый функционал. Проектный опыт интегратора.
• Стоимость программы.
• Стоимость внедрения.
• Стоимость оборудования.
• Сроки.

И если последние четыре пункта легко и понятно формировались в сравнительную таблицу, то первый требовал конкретики и полного понимания. И как обычно это бывает, непонятное на бумаге было решено увидеть и потрогать своими руками: на командировки был потрачен целый месяц (по нескольку раз Москва и Санкт-Петербург, Пермь). И только после этого стало понятно, что же ставить во главу угла, что важное определить, как критерии отбора.

Первые отличия в выбранных вариантах, на которые обратили внимание – это платформа WMS и тип программного обеспечения базы данных. Оценив стоимость внедрения и дальнейшего сопровождения систем управления складом иностранного производства,  опеределились, что бюджет будет однозначно выше планируемого и сроки скорей всего заказчика устраивать не будут. Поэтому он акцентировал свое внимание на успешных российских разработках.

Рассмотренные решения на платформе 1С показались нам перегруженными в интерфейсной части и в логике работы. Кроме того, отзывы с вышеупомянутых форумов и некоторых клиентов не всегда говорили в пользу таких решений. Так же были отсечены варианты, которые использовали СУБД, отличные от Microsoft SQL, т.к. в штате нашей компании работали и работают программисты тесно связанные с программными решениями от Microsoft.

Затем была проведена оценка лицензионной политики (стоимость серверной лицензии, стоимость пользовательской лицензии, временные ограничения) и подхода к внедрению. Обращалось внимание на объем и состав работ по запуску системы и подготовке персонала.  Что касается терминалов сбора данных, то было решено использовать терминалы сбора данных Motorolla 9090.

И, конечно же, главное внимание было приковано к функционалу программы: динамическое адресное хранение, управление операциями размещения, пополнения, подбора, отгрузки, инвентаризации, реализация сервера управления ТСД, настройки логики работы, инструменты работы со статистикой и система показателей работы склада, интеграция с 1С, дополнительная функциональность. При этом очень важно уточнить, что из описываемого функционала, входит в базовую лицензию системы, а что нет. 

Все основные функции WMS-претендентов на внедрение, были рассмотрены и проанализированы на «живых» складах. Выяснены мнения о внедренных WMS у сотрудников этих компаний (директора по логистике, начальники складов, кладовщики, администраторы ПО). И на основании этого список конкурентных решений сократился до четырех, а по итогам проведенного тендера была выбрана система Expert Logistic от компании «Ай Ти Скан», как наиболее открытое и функциональное решение c хорошими отзывами по практике эксплуатации.

Вместе с выбором решения и анализом работы увиденных автоматизированных складов пришло понимание того, что складской комплекс кмпании совершенно не готов к автоматизации. Поэтому было решено провести предпроектный логистический аудит состояния склада и по его результатам выполнить техническую модернизацию склада с последующей автоматизацией.

3.     «Яйцо или курица»: а с чего же все-таки начать модернизацию склада?

        Перед началом работ была сформирована проектная группа из менеджеров компании, каждый из которых отвечал за свое направление. Такой подход обеспечил распределение задач, их распараллеливание и соответствующую скорость выполнения.

3.1.    Аудит текущего состояния склада.

Складской комплекс «Маст» состоит из нескольких складских зданий:

1.     Центральный склад (далее ЦСкл) – основной склад Компании.

2.     Легкий склад (ЛСкл) – облегченный склад, стеллажи выполняют роль несущих конструкций. Служит для хранения ТМЦ из группы «Системы прокладки кабеля» (труба ПВХ гофр., металлорукав).

3.     Склад хранения и отмотки КПП (СклКПП) – катушки с кабелем.

Знания, полученные в процессе изучения систем управления складом, осмотры действующих автоматизированных складов позволили взглянуть на наш склад по-новому. Это отразилось в «Карте проблемных мест склада»

Сводный перечень проблемных вопросов, которые отражались на оперативности работы склада, был следующим:

1.     Неоптимальное расположение стеллажных балок.

2.     Использование площади, а не объема.

3.     Нерациональное использование вспомогательных площадей.

4.     Лишние проходы в ненужных местах, и, наоборот, их отсутствие в необходимом месте.

5.     Отсутствие зоны приемки и отгрузки.

6.     Неудовлетворительные бытовые условия персонала

Вот как выглядели склады до модернизации:

 «Деловые обычаи»  — вот полное описание технологии хранения на складе того периода. И как таковых никаких технологий не было. Кладовщики были  поделены на бригады по группам ТМЦ. Был старший бригады. Материальная ответственность кладовщиков была разделена по-бригадно и по-групно. Жесткое разделение складских операций на складе по электротехнической и кабельно-проводниковой продукции, хотя отличий в приемке и подборе этой продукции не было.

И вот факты того периода работы склада:

·         Одна бригада может быть «в мыле», все остальные отдыхают.

·         Стандартов приемки и отгрузки нет.

·         Поиск ТМЦ может вестись часами.

·         Смешение грузопотоков (входящих и исходящих, а так же хранения)

·         Ввод кладовщика в работу – 6 месяцев

·         Жесткая зависимость производительности от знаний кладовщиком продукции, и манипулирование этим персоналом склада.

Вывод, который был сделан по результатам аудита складского комплекса, был однозначен и очевиден: ситуация с неэффективной технологией хранения и огранизацией работы персонала усугублялась неважными бытовыми условиями персонала склада. В совокупности, все это обуславливало высокую текучесть кадров, непривлекательность Компании на рынке труда, соответствующий подход к работе и настрой персонала.

3.2.   Принятые решения по выявленным проблемам.

Запланированные мероприятия по созданию современного склада касались:

·         Изменения технологии склада (cпособы хранения и размещения ТМЦ, технологии складских операций, зональности склада, стандартов приемки и отгрузки, оборудования склада системами и механизмами).

·         IT-обеспечения складской деятельности (внедрение WMS).

·         Повышения уровня подготовки персонала, его заинтересованности в работе.

Так как одной из целей проекта модернизации было понимание потенциала склада, за основу расчетов грузовместимости была взята измененная (проектная) технология хранения и обработки ТМЦ.

Основные моменты этой технологии следующие:

1.     Введены стандарты паллетного хранения ТМЦ.

2.     Введены специальные стеллажи или способы хранения для негабаритного товара.

3.     Мелкоштучный товар был размещен на модернизированном мезонинном стеллаже и построен еще один мезонин внутри склада.

4.     Крупногабаритная кабельная продукция была перемещена на улицу и в новый (построенный в рамках проекта) склад хранения и отмотки кабеля.

Данные решения позволили организовать работу склада, используя средства механизации, и стандартизировали подход к технологии хранения. А самое главное, они убедили нас, что потенциал склада еще очень высок, что у нас есть резервы. Внедренная технология склада обеспечила стандартизированное и упорядоченное хранение товара даже в пиковые нагрузки.

С начала работы проектной команды проведены следующие мероприятия:

·       Проведен анализ существующих на рынке WMS и некоторых технологий работы складов (1 месяц);

·       У основного ассортимента Компании измерены и введены в учетную систему данные весогабаритных характеристик (1 месяц);

·       Разработаны инструкции по планированию поступлений и отгрузок ТМЦ (на переходный период);

·       Проведен анализ существующей отчетности по ТМЦ, разработана и внедрена необходимая отчетность;

·       Разработан текущий и проектный план-схемы складского комплекса.

·       Определены технические характеристики: стеллажей, мезонина, механизмов;

·       Проведен анализ грузовместимости склада;

·       Спроектирована и построена погрузочно-разгрузочная площадка с пандусом для КПП на барабанах; Спроектирован и построен Склад хранения и отмотки КПП.

·       Разработана временная система адресного хранения КПП на барабанах.

Результат

Уже в первые недели работы Expert Logistic доказала свою состоятельность: кроме порядка на складе в товарных остатках мы получили увеличенную скорость и точность подбора, возможность расстановки приоритетов при отгрузке, прозрачность складских операций. Ввод нового сотрудника стал занимать 3 дня вместо 6 месяцев.

По завершению «адаптационного» периода и закрытия проекта мы получили современный склад с эффективной технологией под управлением WMS-системы: приемка, размещение, межскладские и внутрискладские перемещения, пополнение, комплектация и отгрузка, инвентаризация, обработка ТМЦ под заказ и кроссдокинг. Грузоместа скомплектованных заказов сопровождаются упаковочными листами.

Полностью пересчитан и маркирован товар с четкими зонами хранения. А это около 5 тыс. номенклатурных позиций с разнообразными весогабаритными характеристиками и упаковками. Формализованы все складские процессы, система обеспечивает точное соблюдение бизнес-процессов при подборе и отгрузке кабельно-проводниковой продукции (партионный учет, около 1000 позиций, несколько тысяч партий). Персонал склада распределен по основным задачам (приемка, подбор, контроль, отгрузка).

Персонал склада оснащен радиочастотными терминалами сбора данных Motorolla 9090, всего используется 15 терминалов. Для печати этикеток используются 3 термотрансферных принтера Zebra S4M.

Организован двусторонний обмен данными между WMS и КИС 1С 7.7 нестандартной, т.е. значительно доработанной нами конфигурации. WMS настроена с учетом новой технологии и логистической структуры складского комплекса, учтены особенности работу с негабаритным товаром и мерной кабельно-полупроводниковой продукцией.

К примеру, все барабаны с кабелем у нас, это отдельные партии. В нашем случае, первичное создание партии происходит в 1С при оформлении документа поступления. Далее документ поступления прокачивается в WMS, где формируются уникальные штрих-коды на каждую отдельную партию, за исключением стандартных бухт с фиксированным метражом (200 м).  В WMS заложены различные правила обработки барабанов кабеля и стандартных бухт. После приемки барабаны кабеля размещаются в соответствующую зону хранения с учетом их габаритных характеристик.

При оформлении заявки в 1С, менеджер видит конкретные партии кабеля с сопутствующими характеристиками и выписывает заявку клиента, которая передается в WMS. Формируется задание и поступает на терминал кладовщика. Кладовщик идет к указанной ячейке хранения, если барабан необходимо переместить в оборудованную зону отмотки, он перемещает барабан в указанную ячейку зоны отмотки, если необходимо отгрузить остаток целиком (весь барабан) или отмотку произвести на месте хранения, то выполняется фактический подбор и генерация задания на перемещение подобранных ТМЦ в ячейку зоны отгрузки. Если барабан перемещен в ячейку зону отмотки, то формируется задание на отмотку указанного метража кабеля. После выполнения операции отмотки барабан кабеля возвращается обратно в зону хранения, а отрезок по заказу в указанную ячейку зоны отгрузки.

После отладки технологии WMS, следующие месяцы у нас прошли под эгидой мотивационных воздействий на персонал: премирование, дополнительные дни к отпуску, увеличенные тарифы за переработку. Управленческая политика в организации работы склада стала более строгой, в мотивацию были добавлены штрафные санкции.

За систему мотивации персонала в Expert Logistic отвечает блок биллинга внутренних операций, кроме того настройки системы позволяют назначать и контролировать временные, количественные и стоимостные нормативы в работе склада не только по всем складским операциям, но и различным видам работ. Причем предоставляется возможность задания индивидуальных значений нормативов для каждой отдельной логической зоны или участка склада.

Проект признан успешным, как руководством, так и сотрудниками компании. Это стало возможным благодаря тесному сотрудничеству нашей Компании и Компании «Ай Ти Скан» На складе обеспечен порядок, выросли скорость и точность подбора заказов клиентам. Человеческий фактор сведен к минимуму. Ввод нового сотрудника стал занимать 3 дня вместо 6 месяцев. 

Следует отметить, что Expert Logistic проявила себя, как весьма «стрессоустойчивая» система, с развитым иммунитетом к намеренным нарушениям установленного бизнес-процесса и простотой в освоении. Поэтому сопровождение системы мы осуществляем своими силами. Также предполагается масштабирование решения на филиальные склады компании.