«Лентелефонстрой» переходит на эффективный документооборот с помощью Microsoft Office 365

24.09.2014 | 16:11 Технологии

После того, как в 2013 году все предприятия холдинга «Лентелефонстрой» перешли на платформу Office 365, появилась возможность в кратчайшие сроки настроить в компании систему электронного документооборота на базе входящего в пакет Office 365 облачного сервиса SharePoint Online. Проект был начат с целью создания централизованного процесса управления всем циклом документооборота и возможности проведения удаленной работы с документами. В результате сократилась работа персонала с бумажными документами, время на их обработку, а также снизились затраты на сопутствующие услуги. В настоящий момент завершен первый этап проекта.

О заказчике

Компания «Лентелефонстрой», основанная в 1946 году, является одной из ведущих организаций России по строительству сетей и сооружений связи. Это холдинг, состоящий из нескольких производственных баз различного профиля, расположенных в Санкт-Петербурге, Мурманске, Калининграде и Пскове: СМУ, опытный завод и другие. Головное предприятие — ОАО «Лентелефонстрой». Помимо производства и комплектации материалов и оборудования, строительства и технического обслуживания сетей связи, предприятия холдинга оказывают услуги по проектированию, обучению, аттестации руководителей и специалистов строительного комплекса, а также транспортные услуги.

Клиенты компании — операторы связи, транспортные, энергетические и строительные компании, государственные и силовые структуры. Среди наиболее крупных заказчиков — «МегаФон», «Билайн», «МТС», «Ростелеком», «Ленсвет», «Ленэнерго», «ГазпромНефть», «РЖД», «ТТК», «Акадо», «ПетерСтар».

Численность сотрудников холдинга превышает 1600 человек.

Ситуация

«Лентелефонстрой» — территориально распределенная компания. Удаленные предприятия до 2013 года использовали различные версии ПО и обслуживались разными интернет-провайдерами, что приводило к высоким затратам на поддержку ИТ-инфраструктуры. В связи с растущими потребностями бизнеса, в 2013 году перед руководством холдинга встала задача создания единой ИТ-инфраструктуры: унифицированных почтовой системы и адресной книги, единых средств коммуникации для совместной работы, централизованного файлового хранилища и централизованного процесса управления лицензиями.

В 2013 году на всех производственных базах холдинга «Лентелефонстрой» была внедрена облачная платформа Office 365. Реализация этого проекта принесла компании ряд существенных преимуществ: была создана единая система совместной работы и коммуникаций, сотрудники получили возможность пользоваться ресурсами, входящими в состав пакета Office 365, в том числе почтой корпоративного уровня с единой адресной книгой, возможностями проведения аудио- и видеоконференций, обмена мгновенными сообщениями, удаленного доступа к корпоративной сети. Для ИТ-отдела преимущества Office 365 заключались, в частности, в предоставлении удаленного доступа к рабочему столу для совместной работы и технической поддержки, в сокращении затрат на администрирование.

В начале 2014 года в компании было принято решение о внедрении системы электронного документооборота на базе программного продукта SharePoint Online, входящего в пакет Microsoft Office 365.

Предпосылками к переводу документооборота в СЭД явился, в первую очередь, рост конкуренции на рынке, в основном, со стороны небольших компаний, где из-за меньшего объема документов их оборот проходит быстрее. Кроме того, при стандартной процедуре обработки документов сотрудник тратил около 45% рабочего времени только на работу с бумажными документами: поиск, заполнение, внесение правок, визирование и т. д. Требовалось обеспечить эффективное управление и прозрачность деятельности организации, оптимизировать бизнес-процессы, уменьшить издержки на расходные материалы, курьерские услуги. Наконец, необходимо было упорядочить маршрут согласования документов с учетом необходимости удаленной работы сотрудников, командировок, отпусков.

«Лентелефонстрой» заинтересовался системой электронного документооборота, реализованной с помощью веб-технологий. К решению были предъявлены следующие требования:

• обеспечение требований делопроизводства, согласование, утверждение и контроль исполнения документов, создание резолюций, ознакомление с документами сотрудников, автоматические рассылки e-mail-уведомлений и документов;
• ведение истории работы с документами;
• интеграция с существующими на предприятии приложениями, создание произвольной отчетности, использование простых стандартных средств настройки и программирования;
• безопасная работа с территориально удаленными офисами и подразделениями предприятия через web-браузер, по электронной почте;
• средства групповой работы с документами и проектами;
• календарное планирование по работе сотрудников с документами;
• простота работы с системой для конечного пользователя, легкость обслуживания системы и низкая стоимость владения.

СЭД предполагалось запустить на базе SharePoint Online — облачной службы, размещенной на серверах корпорации Microsoft и предназначенной для корпоративного создания веб-сайтов и приложений, которые могут служить безопасным местом хранения, упорядочения, совместного использования и доступа к данным.

Решение

В качестве решения СЭД «Лентелефонстрой» выбрал разработку компании «КОРУС Консалтинг», реализованную на платформе Microsoft SharePoint Online. При использовании версии Online не требуется локальной установки и развертывания сервера SharePoint Server, что позволяет сократить расходы на самостоятельное управление инфраструктурой.

Такое решение оптимально удовлетворяло потребности компании. Учитывая возможности платформы, проект можно было реализовать в кратчайшие сроки, с наименьшими затратами и большой функциональностью.

«Кроме этого решения, мы рассматривали платформу 1С-Битрикс, облака поставщиков услуг и размещение на собственном оборудовании. Размещение СЭД в частном облаке обошлось бы дороже, нам пришлось бы снова платить за лицензии SharePoint, которые у нас уже есть, а также ежемесячно оплачивать все услуги по размещению», — сообщает Олесь Наконечный.

Начавшийся в январе 2014 года, проект в данный момент находится в промышленной эксплуатации. Реализован модуль «Канцелярия», представляющий собой сервис регистрации входящей и исходящей корреспонденции.

Принцип действия электронной канцелярии следующий: пришедший документ регистрируется в системе, ему присваивается регистрационный номер, заводится электронная карточка. При помощи сканера к карточке прикладывается электронная копия документа. Руководитель получает оповещение о необходимости вынести резолюцию по входящему документу. Он заполняет резолюцию и назначает задачи исполнителям, которые, в свою очередь, могут переназначить задачи своим подчиненным.

Для конечного пользователя система выглядит как веб-страница, которую можно открыть в любом браузере. Содержание страницы организация определяет самостоятельно. Перечень доступной функциональности определяется полномочиями каждого конкретного сотрудника.

В рамках проекта реализованы и такие частные сервисы, как механизм автоматического делегирования и замещения: при отсутствии исполнителя, задачи автоматически переназначаются другим пользователям.

Преимущества

Основным преимуществом внедрения системы электронного документооборота от «КОРУС Консалтинг» стало сокращение временных затрат на работу с документами до 80 %. По внутренним оценкам руководства «Лентелефонстрой», экономия рабочего времени всех сотрудников составила примерно 48%.

«Другим преимуществом СЭД является возможность доступа к документам в любой точке земного шара в любое время дня и ночи при наличии лишь доступа в интернет. Это важно для руководителей организации, которые могут оперативно согласовывать документы и выносить резолюции вне зависимости от того, где они находятся», — говорит Александр Невинчаный, руководитель департамента базовых решений Microsoft ГК «КОРУС Консалтинг».

В компании организовано единое корпоративное информационное пространство, позволяющее в любой момент получить сведения о стадии согласования документа, появился поиск документа по любому контрагенту. Кроме того, сократилось время согласования и суммарное время обработки документов.

Перевод документооборота в СЭД обеспечивает прозрачность движения документов, контроль исполнения поручений, отправки и доставки документов, исключив их потерю при согласовании.

О компании

«Лентелефонстрой» является одним из ведущих подрядчиков по строительству сетей и сооружений связи. Входит в рейтинг 150 лучших строительных организаций России. В составе холдинга — головная компания ОАО «Лентелефонстрой» (ОАО «ЛТС») и 18 дочерних организаций, расположенных в Санкт-Петербурге, Мурманске, Калининграде и Пскове.