Аптечная сеть «Первая помощь» внедряет систему управления бизнес-процессами на базе решения eDocLib

О заказчике

«Первая помощь» (ЗАО «Бизнес-решение») – крупнейшая на
Алтае аптечная сеть; она существует с 2000 года на рынке города и края. На
сегодняшний день в сети «Первая помощь» работает свыше 70 аптек. Более 30
аптек и аптечных маркетов сети расположены в разных районах Барнаула. Динамично
развивается региональное направление: более 30 аптек находятся в Алтайском
крае и Республике Алтай, а также в Новосибирске, Новосибирской и Кемеровской
областях.

Цель проекта –  автоматизация документооборота, управления
корпоративной информацией и взаимодействием сотрудников на базе прикладного
ECM-решения eDocLib: Актив Бизнес.

Ситуация

К началу реализации проекта в середине 2011 года в ЗАО «Бизнес-решение»
автоматизация бизнес-процессов была организована в основном посредством MS
Outlook. Регистрация входящей/исходящей корреспонденции велась в бумажных
журналах и дублировалась в простом специализированном приложении «электронный
журнал»; нужные сотрудникам документы копировались на бумажном носителе;
поручения отдавались устно, по телефону или с помощью задач в MS Outlook и с
его же помощью контролировались. Информация по работе с корпоративными
документами –   по преддоговорной работе, по договорам, связанная с
ними документация –  была довольно разрозненна, поиск «связанных»
документов, контроль соответствующих им поручений и сроков по ним затруднен.
Ситуация осложнялась наличием более десяти юридических лиц под управлением ЗАО
«Бизнес-решение». Также назрела необходимость организации «базы знаний» для
IT-службы в связи с обилием однотипных обращений пользователей и решений по
ним.

Задачи

Основные цели, которые предполагалось достигнуть с помощью автоматизации:
упорядочить учет документов и улучшить взаимодействие сотрудников. В ходе
изучения положения о документообороте и выявления основных схем внутреннего
движения документов по сотрудникам и подразделениям были определены следующие
дополнительные цели и задачи:

·        Организация единого
информационного пространства компании с ограниченным доступом для разных
категорий сотрудников на основе базовой модели прав доступа, протоколирование
действий сотрудников с документами.

·        Автоматизация учета входящей и
исходящей корреспонденции, регистрация приказов, распоряжений, регламентов,
положений и других внутренних документов.

·        Создание «базы знаний» для
IT-службы с целью систематизации решений по типовым обращениям в службу от
подразделений и пользователей.

·        Создание максимально прозрачной
системы выдачи, организации исполнения и контроля исполнения поручений по
документам.

·        Автоматизация преддоговорной
работы, учет договоров.

·        Обучение сотрудников компании
использованию универсального прикладного решения «eDocLib: Актив Бизнес»
и  принципам управления документами, заданиями и корпоративной информацией
на базе данной ECM-системы.

Внедрение

В ходе выполнения работ на территории заказчика было проведено обследование
основных бизнес-процессов, связанных с работой с документами. Обследование
проводилось путем изучения внутренних положений о документообороте, различных
журналов регистрации (бумажных и электронных), а также интервьюирования
ключевых участников процессов. В результате работ по обследованию
бизнес-процессов была выработана и согласована с заказчиком общая концепция
настройки системы.

Специалистами ООО «КС-Консалтинг» разработана базовая модель конфигурации и
прав доступа пользователей, настроены и заполнены справочники. Впоследствии, в
ходе развертывания системы и работы с конечными пользователями, производилась
«тонкая настройка» интерфейса и прав доступа для нужд конкретных
пользователей.

Разработаны базовые отчетные и печатные формы для документов, журналов и
реестров договоров. Все дальнейшие работы производились на территории
заказчика, в том числе: настройка системного ПО на сервере (IIS, MS SQL Server
2008 Express), установка серверного ПО «eDocLib: Актив Бизнес».

Система запускалась в эксплуатацию поэтапно. Работа проходила следующим
образом: была сформирована группа сотрудников, которым предстояло стать
пользователями системы; проведено групповое обучение для понимания идеологии
использования «eDocLib: Актив Бизнес», основных функциональных и
методологических моментов работы с ней. Затем с каждым пользователем было
проведено индивидуальное обучение, в ходе которого пользователь научился
работать в системе, освоил основные функции, относящиеся к его работе. Кроме
того, специалистами «КС-Консалтинг» была проведена настройка рабочего
пространства и интерфейса системы для каждого пользователя с учетом 
специфики его работы.

Результат

В результате внедрения  универсального прикладного решения «eDocLib:
Актив Бизнес» в ЗАО «Бизнес-решение» на первом этапе было введено в
эксплуатацию 13 рабочих мест системы, которыми были обеспечены ключевые лица
предприятия. В компании была создана удобная и прозрачная система учета
документов, поручений и отчетов по ним, упорядочены разработка, учет,
согласование различных видов документов, формализован ряд бизнес-процессов.

Каждый пользователь прошел групповое и индивидуальное обучение с целью
получения максимально ясного представления о возможностях системы и
приобретения практических навыков работы с ней.

В сентябре 2011г. в организации начата промышленная эксплуатация системы. В
ходе первых месяцев эксплуатации системы заказчиком совместно со специалистами
ООО «КС–Консалтинг» будут сформированы планы дальнейшего расширения
использования широких возможностей «eDocLib: Актив Бизнес» в сети аптек «Первая
помощь», в том числе в части более полного использования функционала по
управлению контентом данного прикладного решения.

Таким образом, все цели данного этапа проекта внедрения прикладного решения
«eDocLib: Актив Бизнес» можно считать  достигнутыми.

В планах дальнейшего сотрудничества ЗАО «Бизнес-решение» и ООО
«КС–Консалтинг» –  индивидуальная доработка прикладного решения с учетом
растущих потребностей заказчика и специфических бизнес-процессов.