USD 94.07
ЕВРО 99.93
Для внедрения системы управления ПО ЗАО «Росинжиниринг» обратились к компании Softline.
Работа осуществлялась в рамках программы SAM Services, организованной корпорацией Microsoft.
Ситуация
«Чтобы быть успешнее на рынке, все больше внимания компании уделяют эффективности инвестиций и управлению рисками. Это касается в полной мере и программного обеспечения, затраты которое растут каждый год. Чтобы помочь компаниям справиться с этой задачей, мы предлагаем использовать хорошо зарекомендовавшую себя во всем мире методологию Software Asset Management», — Александр Константинов, руководитель направления SAM Services, Softline.
ЗАО «Росинжиниринг» – управляющая компания, оказывающая весь спектр услуг, связанных с проектированием, строительством, комплектацией, вводом в эксплуатацию и дальнейшим обслуживанием горнолыжных комплексов на всей территории Российской Федерации. Выполняемый комплекс работ включает в себя технико-экономические обоснования, экономическое и бизнес моделирование, разработку концепции, предпроектные проработки, инженерные изыскания, рабочее проектирование всех разделов, организацию и проведение строительных работ, техническое сопровождение, авторский надзор, ввод объектов в эксплуатацию.
На сегодняшний день «Росинжиниринг» представляет собой Группу компаний, общая численность персонала которой составляет более 3000 сотрудников с общим парком в 618 ПК.
В своей работе сотрудники ГК «Росинжиниринг» используют массу специализированного программного обеспечения, что накладывает на ИТ-департамент требования по контролю множества параметров используемого ПО: от оценки целесообразности использования того или иного программного продукта до обеспечения соблюдения лицензионных соглашений со всеми поставщиками ПО.
Следует отметить, что до 2011 года управление лицензиями было организовано неэффективно, поскольку существовала только разрозненная информация о пакетах программ, отсутствовал централизованный учет, каждый анализ имеющегося ПО приводил к неоправданно высоким трудозатратам. Связанные с этим риски создавали ситуацию высокой неопределённости. Если в компании ПО лицензировано не полностью, используются устаревшие лицензии или нелицензионные программы, высока вероятность юридического разбирательства, технологических сбоев, штрафов и ущерба репутации.
Другая проблема заключалась во множественном характере закупок в рамках программы закупок Open License. Такое решение требует контролировать сроки действия каждого из контрактов и обрабатывать большое количество документации, что связано с большими трудозатратами ИТ-специалистов и для крупной компании неэффективно.
В 2011 году было принято решение перейти от разрозненных закупок Open License к работе по соглашению Enterprise Agreement, которое позволяет централизованно управлять лицензиями и предоставляет корпоративным клиентам дополнительные преимущества. Enterprise Agreement полностью охватывает парк ПК во всех компаниях, входящих в состав ГК «Росинжиниринг».
«Благодаря преимуществам Enterprise Agreement у нас появилась возможность экономить средства при переходе на новые версии продуктов без дополнительных затрат, а так же сократить затраты на ПО при неблагоприятной экономической ситуации за счет уменьшения лицензируемого ПО», – говорит Владимир Лебединский, Директор Департамента ИТ ГК «Росинжиниринг».
Однако подписание соглашения тоже не решало все проблемы. Отсутствие налаженной системы управления лицензиями ГК «Росинжиниринг» привело к возникновению так называемого «перелицензирования, когда приобретаемые программные продукты либо оказываются ненужными, либо используются не в полном объеме. ИТ-бюджет неоправданно рос, но контролировать этот процесс в большой компании довольно сложно.
Таким образом, следующим шагом в комплексе мер стало решение о внедрении технологии SAM.
«Для таких крупных компаний, как ГК «Росинжиниринг», которые много работают с иностранными партнерами, особое значение приобретают имидж и репутация. Применение SAM, как правило, является для зарубежных контрагентов знаком современной компании, которая эффективно использует внутренние ресурсы и пользуется только лицензионным программным обеспечением», Комментирует Александр Константинов, руководитель направления SAM Services в Softline.
SAM (Software Asset Management) – инструмент для управления лицензиями на программное обеспечение как активами. Эффективная методология, которая помогает контролировать IT-расходы и оптимизировать инвестиции – не только в момент их закупки, но на протяжении всего жизненного цикла, вплоть до вывода из эксплуатации.
При помощи SAM можно в любой момент узнать, какое программное обеспечение есть в организации, где оно установлено и как наиболее оптимально его можно использовать. SAM позволяет установить, все ли лицензии есть в наличии, нет ли лишних лицензий – тех, которые уже не используются.
Таким образом, реализация программы SAM позволяют не только минимизировать неизбежно возникающие юридические риски, но и сократить расходы на приобретение ПО и более грамотно планировать ИТ-бюджет.
Программа SAM Services
Работа по внедрению технологии SAM в ГК «Росинжиниринг» шла в рамках программы SAM Services. С 1 октября 2011 года Microsoft запустила глобальную программу SAM Services, которая предполагает бесплатное оказание услуг заказчикам в области управления программными активами с помощью партнёров Microsoft. Программа SAM Services предполагает три уровня услуг, любым из которых может воспользоваться заказчик:
1. SAM Baseline: проведении аудита программного обеспечения Microsoft и определение его соответствия имеющейсбазе лицензий;
2. SAM Assessment: анализ и оценка действующих процессов SAM в компании с целью определения текущего уровнязрелости SAM и представления концептуального плана его дальнейшего развития;
3. SAM Deployment Planning: оказание помощи клиентам по построению технологического комплекса, идеального дляучёта и управления программными активами компании.
Для клиентов основное преимущество данной программы в том, что все работы по оказанию услуг любого из трех уровней оплачиваются Microsoft, а значит, оказываются абсолютно бесплатными для заказчика.
Решение
Все работы в рамках программы SAM Services оплачиваются Microsoft и являются бесплатными для заказчика.
«Мы работали с несколькими подразделениями ГК «Росинжиниринг» в разных городах России и со всеми было достигнуто понимание общих задач. Все поставленные цели были в срок выполнены. Вообще, в таких проектах мы полностью погружаемся в ситуацию клиента и становимся его постоянным консультантом. И я могу с радостью сказать, что между Softline и ГК «Росинжиниринг» принято решение о дальнейшем сотрудничестве»,- Александр Константинов, руководитель направления SAM Services, Softline.
«В результате участия в программе SAM ГК «Росинжиниринг» получила полноценный инструмент по управлению лицензиями, а не разовую акцию по сверке бухгалтерских данных о приобретенном ПО с фактически установленным программным обеспечением. Мы приобрели опыт создания образцовой модели учета ПО Microsoft, который в ближайшее время распространим на все используемое в работе программное обеспечение»,- Владимир Лебединский, Директор Департамента ИТ ГК «Росинжиниринг».
В ходе проекта, реализованного в ГК «Росинжиниринг», проведена работа по всем трем уровням SAM: Baseline, Assessment, Deployment Planning.
Наиболее важный уровень – SAM Baseline – включал следующие работы:
1. Подписание организационных документов проекта;
2. Формирование проектных групп;
3. Сбор всех необходимых правоустанавливающих документов;
4. Сбор инвентарных данных о программном обеспечении со всех ЭВМ;
5. Анализ предоставленной документации, контрактов;
6. Верификация лицензионного соответствия;
7. Подведение результатов анализа;
8. Подготовка рекомендаций по оптимизации лицензирования
В первую очередь специалисты «Росинжиниринг» подготовили все имеющиеся в наличии правоустанавливающие документы на ПО корпорации Microsoft. Общее количество программных продуктов Microsoft – 1409. В ходе проверки документов за период с 2007 по 2011 годы были тщательно проанализированы и учтены все корпоративные контракты и лицензии по ним.
Следующим важнейшим шагом стал сбор инвентарных данных о программном обеспечении со всех ПК организации. Составлены списки компьютеров и серверов, подлежащих инвентаризации, выявлены те компьютеры, которые уже не использовались.
В качестве средства инвентаризации специалисты Softline выбрали Microsoft Windows Intune, и в дополнение к нему средство собственной разработки Softline ItMan. Сканирование парка ЭВМ в офисах в Санкт-Петербурге и Сочи проводилось силами сотрудников «Росинжиниринг» и специалистов Softline.
В ходе анализа полученной информации специалисты Softline оценили текущее состояние контрактов на ПО Microsoft, выявили фактическое количество актуальных лицензий и используемых программных продуктов. В результате получена четкая картина использования ПО в организации, сформированы отчеты для каждого представительства ГК «Росинжиниринг».
В ходе работы над SAM Baseline выявлено программное обеспечение Microsoft без необходимых лицензий. В обычной ситуации компании пришлось бы приобретать недостающие лицензии, даже если ПО уже не требуется в работе. Однако с соглашением Enterprise Agreement клиент оплачивает установленное ПО только по факту использования – в рамках ежегодного платежа. Тем самым, компания получает возможность отказаться от ненужного ПО без покупки лишних лицензий.
В ходе SAM Assessment рассмотрены действующие в ГК «Росинжиниринг» процессы управления лицензиями на ПО. Для этого специалисты Softline провели серию интервью с теми сотрудниками клиента, которые принимают решения в области закупки, установки и управления программными активами. Все политики и процессы проанализированы по модели SOM (SAM Optimization Model), которая состоит из десяти ключевых областей компетентности:
· SAM в масштабах организации;
· план совершенствования SAM;
· инвентаризация оборудования и ПО;
· точность инвентаризации;
· учет лицензионных прав;
· периодические самооценки;
· интерфейсы управления операциями
· процесс приобретения;
· процесс развертывания;
· процесс вывода из эксплуатации.
В результате анализа полученной информации ГК «Росинжиниринг» присвоен базовый уровень зрелости и составлен индивидуальный план развития. Реализация плана перехода на рационализированный уровень зрелости SAM позволит организации достичь следующих целей:
· Минимизация юридических, финансовых и операционных рисков.
· Минимизация расходов за счет оптимизации процессов управленческого учета и предоставления информации для принятия бизнес-решений.
· Снижение рисков за счет стандартизации, документирования и проактивного выявления проблем.
· Повышение эффективности использования ПО за счет точного учета, повторного использования и грамотного финансового управления на протяжении всего жизненного цикла.
· Упрощенная сертификация по стандарту ISO 19770-1 «Информационные технологии. Управление программными активами».
Важно отметить, что для минимизации стоимости преобразований, компании стоит обратить внимание на автоматизацию максимального количества функций, за счет внедрения специализированного программного обеспечения в целях управления ПО.
Наконец, в рамках третьего уровня работ SAM Deployment Planning создан пилотный проект по Microsoft System Center Configuration Manager 2012, внедрение которого позволит поддерживать уровень зрелости SAM на необходимом клиенту уровне.
В ходе проекта было выявлено, что на многих компьютерах были установлены разные версии и редакции продуктов, что снижало производительность сотрудников и вызывало проблемы совместимости.
Также было установлено, что во многих случаях использовались более ранние версии продуктов, чем приобретенные. Хотя это разрешено по правилам лицензирования, но неэффективно, особенно в ситуации, когда аппаратная часть позволяет использовать новую версию, поддерживающую больший функциал. Многие компании сталкиваются с проблемой неправильного лицензирования серверных продуктов, часто переплачивая и имея лишние лицензии на серверное ПО, однако в данном случае было подтверждено, что использовалось ровно столько лицензий, сколько и было приобретено.
В результате проекта был сделан важный вывод о необходимости правильного оформления и хранения правоустанавливающих документов. На момент начала проекта лицензии, платежные документы и акты приема-передачи могли храниться в разных местах, что повышало риск их утраты. Однако согласно Российскому законодательству только полный пакет документов может подтвердить наличие лицензии, поэтому «Росинжинирингу» была дана рекомендация по организации централизованного хранилища всех первичных документов, связанных с приобретением лицензий.
По итогам всего проекта можно утверждать, что приоритетные задачи, стоящие перед руководством ГК «Росинжиниринг», выполнены полностью.
«Реализация проектов в области ИТ не только позволяет снижать юридические риски, сокращать затраты, повышать эффективность инвестиций, но и наглядно демонстрировать нашим многочисленным российским и иностранным партнерам один из основных принципов ГК Росинжиниринг — уважение личных прав и интересов наших сотрудников, требований клиентов, условий взаимодействия, выдвигаемых деловыми партнерами, обществом. Реализация проекта по управлению лицензиями в ГК Росинжиниринг подчеркивает зрелость и ответственность бизнеса в целом», — Комментриует Генеральный Директор ГК «Росинжиниринг» Дмитрий Борисович Швайко.
Работа с различной интенсивностью длилась чуть больше пяти месяцев. Во внедрение проекта были вовлечены 7 сотрудников ГК «Росинжиниринг».
Преимущества и перспективы
По итогам внедрения проекта были достигнуты следующие цели:
1. Минимизация юридических, финансовых и операционных рисков;
2. Снижение расходов за счет оптимизации процессов управленческого учета и предоставления информации для принятия бизнес-решений.
На данный момент у компании появилась возможность экономить средства при переходе на новые версии программных продуктов без дополнительных затрат, а также сократить расходы на ПО при неблагоприятной экономической ситуации за счет уменьшения количества лицензий при сокращении реально используемого ПО.
Однако реализованный в рамках SAM Service проект – еще не финальная точка в процессе оптимизации управления лицензиями.
В ближайших планах – достижение следующего уровня зрелости в компетенции «Инвентаризация SAM». Для этого предполагается выполнить следующие действия:
· Увеличить общий процент охваченных инвентаризацией рабочих станциях, ноутбуках и серверах до 98%;
· Сформировать комплекс нормативной документации, регламентирующий описание и порядок проведения инвентаризации и верификации лицензионного соответствия;
· Повысить точность инвентаризации за счет использования других независимых источников;
· Произвести построение интегрированной БД SAM.
Выполнение указанных действий позволит производить более качественный учет ПО различных поставщиков.
