С 2011 года в администрации Астрахани началась промышленная эксплуатация системы электронного документооборота «ДЕЛО»

В последние годы значительно увеличился объём документов,  нуждающихся
в оперативном рассмотрении и обработке, поэтому использование электронных
технологий документооборота является практически необходимым для любого органа
власти.

В рамках требований федерального закона от 21.07.2005г. N 94-ФЗ «О
размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для
государственных и муниципальных нужд» в 2010 году администрацией Астрахани был
объявлен открытый конкурс на выполнение работ по поставке лицензий на
программный продукт и проведение работ по его внедрению, обеспечивающие
комплексную автоматизацию системы документооборота и делопроизводства в
аппарате администрации и  подведомственных ей структурах города. В
результате проведенного конкурса была выбрана  система электронного
документооборота «ДЕЛО» (разработчик – ООО «Электронные Офисные Системы» (ЭОС),
Москва). Победителем конкурса признан Научно-производственный центр «Космос-2»,
Ростов-на-Дону – официальный партнер ООО «Электронные Офисные Системы» в
ЮФО.

В администрации Астрахани подготовительные работы по внедрению современной
системы электронного документооборота были начаты в 3 квартале 2010 года.
Основными задачами автоматизации, поставленными заказчиком, являлись:
регистрация документов, выдача поручений и контроль их исполнения, переход на
безбумажный документооборот с использованием электронной подписи для
внутреннего документооборота, а также подготовка аналитических отчетов,
позволяющих контролировать исполнительскую дисциплину, статистику по типам
документов, сканирование документов и т.д.

В результате обследования документопотоков между подразделениями аппарата
администрации и в структурных подразделениях города была разработана схема
электронного документооборота, определены участки этой схемы по использованию
клиентских мест СЭД «ДЕЛО» и «тонких клиентов», «ДЕЛО-WEB».

Схема автоматизации учитывала действующий регламент движения документов и
технологию контроля исполнительской дисциплины. Часть лицензий были приобретены
на льготных условиях миграции от ЭОС, остальные – докуплены на общих
основаниях. Общее количество составило 500 лицензий.

Руководством администрации было принято решение использовать поточное
сканирование при регистрации входящих документов, а при регистрации исходящих
внутренних документов –  электронно-цифровую подпись. Таким образом,
обеспечивался  переход к безбумажной технологии документооборота. На
основании созданного документа обследования были начаты работы по подготовке
объекта к внедрению: наполнение базовых справочников, регистрация пользователей
и распределение прав по работе в системе, произведена генерация ключей для
использования в системе ЭЦП, настройка всех клиентских мест, ряд подсистем и
опций системы «ДЕЛО».  Для получения отчетных форм использовались
стандартные отчеты ЭОС. В том случае, если необходимых форм отчетностей было
недостаточно, для генерации новых отчетов использовалась АС «Отчеты для СЭД
«ДЕЛО». В процессе внедрения системы и обучения пользователей были разработаны
дополнительные шаблоны печати, сервисы, спроектированы и реализованы в
промышленном исполнении процессы управления событиями и документами.

В промышленную эксплуатацию система «ДЕЛО» в администрации Астрахани
запущена в конце  декабря 2010 года. В единую базу данных 
электронного документооборота  включены все структурные подразделения
аппарата администрации города, администрации 4-х районов города, управления,
комитеты, некоторые муниципальные учреждения и предприятия. Электронные
документы, формируемые участниками проекта в процессе исполнения и
подписываемые ЭЦП, поступают с использованием СЭД «ДЕЛО» напрямую в различные
структурные подразделения через 3-5 сек. после их создания, что значительно
снижает затраты рабочего времени и увеличивает эффективность движения и
исполнения документов.  Значительно повысилась прозрачность
документооборота, сократилось время согласования проектов документов в
электронном виде по всем подразделениям и исполнителям администрации Астрахани.
Обеспечен сплошной контроль исполнения управленческих решений. Повысилась
производительность труда делопроизводственного персонала. Произошло
значительное сокращение объема бумажной документации.

В настоящее время начались работы по развитию системы СЭД «ДЕЛО» и
наращиванию количества клиентских мест.

Все работы по установке, настройке и обучению пользователей СЭДД «ДЕЛО» в
администрации Астрахани проводились специалистами ООО НПЦ «Космос-2»
Ростова-на-Дону совместно со специалистами администрации города.