«Областной аптечный склад» выбрал систему БОСС-Референт

Компания АйТи внедрила систему БОСС-Референт в челябинском ОГУП «Областной
аптечный склад». В результате в единую рабочую среду включено около 300
сотрудников, реализован электронный обмен документами и улучшено взаимодействие
центрального склада с территориально распределенными филиалами.

ОГУП «Областной аптечный склад» — старейшее государственное фармацевтическое
предприятие на Южном Урале. За почти вековую историю развития «Областной
аптечный склад» стал современным высокотехнологичным оптово-розничным
предприятием, имеющим сеть из 250 аптечных структурных подразделений в
Челябинске и Челябинской области. «Областной аптечный склад» динамично
развивается, постоянно расширяя ассортимент лекарственных средств и объемы
своей деятельности.

Для повышения конкурентоспособности и оптимизации основных процессов
оптово-розничной торговли в организации создана современная ИТ-инфраструктура.
Важным этапом информатизации предприятия стало начало использования современной
системы электронного документооборота. В качестве партнера по внедрению СЭД
была приглашена компания АйТи.

Перед началом проекта специалисты АйТи провели анализ сложившихся на
предприятии процессов работы с документами, выявили узкие места и определили
требования к системе. На этапе обследования выяснилось, что для перевода с
«бумажной» технологии на электронную, необходимо ввести ряд регламентирующих
документов и инструкций по делопроизводству. Также потребовалось заменить ранее
установленную СЭД, имеющую ряд ограничений: отсутствие удаленного доступа к
системе через веб-браузер, сложность получения информации о местонахождении и
статусе документа в любой момент времени и т.д. В итоге руководство «Областного
аптечного склада» приняло решение о внедрении системы класса ЕСМ БОСС-Референт
на базе IBM Lotus Notes/Domino, полностью отвечающей задачам и требованиям
организации.

Развертывание системы электронного документооборота было начато в ноябре
2010 года. Сейчас СЭД находится в стадии промышленной эксплуатации и охватывает
около 300 сотрудников. В новой системе были учтены характерные особенности
ведения аптечного делопроизводства. Специалисты АйТи настроили и внедрили
функционал для предоставления аналитических отчетов по исполнительской
дисциплине и документообороту. В рамках проекта оптимизирован процесс
регистрации документов и их перевод из бумажного формата в электронный вид. Для
организации потокового сканирования бумажных документов используется
программное обеспечение ABBYY Fine Reader.

В результате проекта удалось добиться значительной оперативности
взаимодействия между центральным складом, филиалами и аптечными пунктами, а
также повысить скорость принятия решений, согласования и исполнения документов
внутри предприятия. На базе БОСС-Референт создано общее информационное
пространство для документооборота предприятия: единое хранилище документов,
единые справочники, единая среда для организации движения электронных
документов между сотрудниками по настроенным маршрутам.

Организованные специалистами АйТи учебные занятия для пользователей и
администраторов, в том числе дистанционные курсы, существенно облегчили переход
сотрудников на новую систему документооборота.

«Мы постоянно работаем над улучшением организации труда сотрудников и
качества обслуживания покупателей. Внедрение системы БОСС-Референт — еще один
шаг в этом направлении, — отмечает Яковенко Валерий Анатольевич, первый
заместитель генерального директора ОГУП «Областной аптечный склад». — СЭД
позволила не только перевести в электронный вид существующий документооборот,
но и оптимизировать процессы делопроизводства, связанные с внешней и внутренней
корреспонденцией. Приятно отметить, что переход к электронному документообороту
состоялся в ожидаемые сроки и теперь поток документов на предприятии стал более
прозрачным».