USD 67.68 ЕВРО 76.07

Группа компаний «АйтиКонсалт» завершила второй этап внедрения DIRECTUM в Средневолжской газовой компании

Общество

В ООО
«Средневолжская газовая
компания
», обслуживающем крупнейшее и древнейшее газовое хозяйство в
России, завершен второй этап внедрения системы электронного документооборота и
управления взаимодействием DIRECTUM. К моменту завершения этапа в системе
зарегистрировано около 100 человек.
Основной
вид деятельности Средневолжской газовой компании (СВГК) – транспортировка газа
потребителям, эксплуатация газовых сетей и объектов газового хозяйства. Газовое
хозяйство на территории Самарской области, эксплуатацией и развитием которого
занимается СВГК, является одним из крупнейших и старейших в России.
Подразделения компании расположены практически по всей территории Самарской
области.
Одна
из приоритетных задач СВГК – постоянное усовершенствование технологий,
повышающих надежность эксплуатации объектов газового хозяйства. При этом важно
соблюдать условия постоянно совершенствующейся отраслевой нормативной
документации: масштабный перечень инструкций, положений, регламентов, который
регулярно обновляется. До недавнего времени работа с такой документацией
осложнялась тем, что все документы были представлены в бумажном виде и, чтобы
ознакомить с ними ответственных сотрудников, приходилось делать множество
копий.
В
результате в СВГК назрела потребность во внедрении системы, которая бы
позволила полностью автоматизировать документооборот и взаимодействие в
компании. Основным заказчиком решения выступил отдел оптимизации
бизнес-процессов, поскольку именно на нем лежит ответственность за координацию
работы с нормативной базой предприятия. Дополнительная сложность
документооборота в данном подразделении заключается в тесной взаимосвязи
документов, то есть любое изменение в одном из них влечет изменения во всех
сопутствующих.
В
итоге руководством компании был взят курс на выбор ECM-системы. Начальник
управления информационных технологий СВГК Сергей Блинов рассказывает:
«Среди основных критериев выбора системы было соотношение цена-качество, а
также ее гибкость – то есть возможность приспосабливать её для решения
постоянно меняющихся задач. И конечно, особое внимание обратили на наличие в
Самаре партнера-производителя с соответствующим уровнем компетенции. Всем
требованиям отвечала компания «АСКОН-Самара» (Группа компаний
«АйтиКонсалт»), наш
давний партнер, уже внедривший на предприятии системы проектирования. Для
реализации нужного функционала была выбрана система электронного
документооборота DIRECTUM, которая на тот момент уже использовалась в ряде
подразделений».
Внедрение
DIRECTUM началось в мае 2010 года. Ядром внедряемого функционала стали Базовые
модули и модуль «Канцелярия» плюс был развернут внутрикорпоративный портал на
платформе MS SharePoint.
На
этапе подготовки проектного решения была разработана организационная схема,
согласно которой все документы, созданные с помощью DIRECTUM, сначала
отправляются на согласование со всеми необходимыми подразделениями, затем
автоматически поступают на утверждение руководителям служб и, в конечном итоге,
генеральному директору. Важно, что вносимые изменения на всех уровнях
согласования фиксируются. После утверждения документ проходит регистрацию.
Чтобы сотрудники вовремя отслеживали новые нормативы, система в автоматическом
режиме проверяет, есть ли вновь утвержденные документы, и публикует их на
портале для всех сотрудников. Найти нужную информацию можно по различным
критериям, например по виду документа, дате утверждения и т. д.
На
данный момент в системе работает около 100 человек. В планах СВГК – дальнейшая
работа по усовершенствованию работы с нормативной документацией, например, по
некоторым видам регламентов, которые не подлежат всеобщему обозрению, но должны
публиковаться для ограниченного круга лиц. Для такой документации необходима
возможность автоматизации предоставления доступа к информации, и «АйтиКонсалт»
планирует интегрировать уже внедренные DIRECTUM и SharePoint с Active
Directory, что позволит выкладывать документы на сервер в соответствии с
правами доступа.