USD 63.76 ЕВРО 71.17

Министерство транспорта и коммуникаций Республики Беларусь переходит на электронный документооборот на базе СЭД «ДЕЛО» с использованием электронной подписи

Общество

В Министерстве транспорта и коммуникаций Республики Беларусь успешно
завершились работы по интеграции программно-аппаратного комплекса системы
автоматизации документооборота Минтранса  «Электронное ДЕЛО» с отраслевой
системой электронной цифровой подписи. Данную разработку осуществляет компания
«Электронное ДЕЛО» —  партнер компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС)
в Белоруссии,  на базе решения ЭОС – СЭД «ДЕЛО».

Министерство транспорта и коммуникаций (Минтранс) Республики Беларусь на
протяжении 6 лет успешно эксплуатирует систему электронного документооборота
«Электронное ДЕЛО». В 2006 году были автоматизированы рабочие места сотрудников
канцелярии и специалистов, ответственных за делопроизводство в структурных
подразделениях. Это позволило перейти к смешанному бумажно-электронному
документообороту, при котором в организации параллельно «ходят» бумажные
документы и их электронные копии. На данном этапе были решены следующие
задачи:

·       быстрая и удобная регистрация
входящей, исходящей корреспонденции, внутренних документов с помощью
развернутой системы различных справочников (ФИО сотрудников, названия
организаций, стандартные тексты, рубрики и т.д.);

·       оперативное получение документов на
исполнение и для ознакомления;

·       быстрый поиск документов;

·       отслеживание движения оригинала
документа;

·       эффективный контроль исполнительской
дисциплины на всех уровнях (в том числе возможность по мере необходимости: 1
раз в день, в неделю или в месяц автоматически формировать отчеты со списком
просроченных заданий или документов);

·       оперативное получение сводных отчетов
по исполнению документов (в том числе: отчетов о кол-ве документов, находящихся
на исполнении, исполненных, просроченных).

В 2008 году Министерством были закуплены дополнительные  лицензии ПО
«Электронное ДЕЛО». Масштабирование системы до уровня руководителя и
исполнителя структурного подразделения позволило:

·                                                                                                                                                       
сократить организационно-технические затраты, связанные с размножением и
перемещением документов;

·                                                                                                                                                       
ускорить прохождение документов за счет эффективной электронной технологии
рассылки документов и резолюций;

·                                                                                                                                                       
получить быстрый и удобный доступ в распределенном режиме всех участников
процесса к документам в соответствии с их полномочиями.

В  2011 году специалисты OOO  «Электронное ДЕЛО» провели работы по
обеспечению безопасного функционирования СЭД, в рамках которых:

·                                                                                                                                                       
обеспечена интеграция механизма электронной цифровой подписи в систему
автоматизации делопроизводства Минтранса с использованием опции «ЭЦП и
шифрование» ПО «Электронное ДЕЛО»;

·                                                                                                                                                       
разработана технология подготовки проектов документов, их согласования и
утверждения в электронном виде;

·                                                                                                                                                       
проведено обучение всех сотрудников Министерства новой технологии работы в
системе, в том числе проведено индивидуальное обучение руководителей;

·                                                                                                                                                       
для каждой категории пользователей были подготовлены инструкции, в которых
изложены функционал и возможности работы в системе.

В настоящее время в Министерстве активно используются порядка 100 лицензий
СЭД «Электронное ДЕЛО» и 7 рабочих мест опции «ЭЦП и шифрование». Все
сотрудники Министерства получили возможность работать в системе под своими
учетными записями и на своих виртуальных «рабочих столах».

Быстрое развитие обмена электронными документами в Минтрансе оказалось
невозможным без вовлечения руководства Министерства в работу в СЭД. Требованием
времени является и высокая мобильность таких сотрудников при рассмотрении,
согласовании и подписании электронных документов. Для решения данных проблем в
Минтрансе были внедрены подсистемы «ДЕЛО-WEB» и «АРМ руководителя». В
частности, подсистема «ДЕЛО-WEB» позволяет удаленно работать в системе
электронного документооборота одному из заместителей Министра, который
одновременно является директором Департамента «Белавтодор» и физически
находится вне центрального аппарата.

Подсистема «АРМ руководителя» разработана специально для высших должностных
лиц организаций и предоставляет возможность работать в on-line или off-line
режиме с последующей синхронизацией с СЭД. Упрощенный интерфейс позволяет
руководителю сосредоточиться только на своих конкретных обязанностях:
рассмотрение, согласование, визирование и подписание документов. Ввод голосовых
комментариев дает возможность оперативно вносить дополнительную информацию
сотрудникам Министерства.

Организация системы ведомственного электронного документооборота в структуре
Минтранса обеспечивает:

–                                                                                                                                                      
оперативность отправки корреспонденции в неограниченное количество организаций
и сокращение финансовых расходов на отправку писем;

–                                                                                                                                                      
экономию времени на поиск документов;

–                                                                                                                                                      
прозрачность процесса согласования и утверждения документов;

–                                                                                                                                                      
сокращение временных и финансовых расходов на согласование проектов
документов;

–                                                                                                                                                      
организацию хранения электронных документов в соответствии с
законодательством.

Завершение работы по интеграции системы автоматизации делопроизводства
Минтранса с отраслевой системой электронной цифровой подписи позволит исключить
ведомственный «бумажный» документооборот и реализовать информационный обмен
юридически значимыми электронными документами в рамках отрасли на базе единой
программной платформы при подключении подведомственных организаций.