USD 66.5 ЕВРО 75.62

Электронный документооборот в органах государственной власти Республики Бурятия

Общество

В исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия
завершился второй этап внедрения системы электронного документооборота и
оказания государственных услуг в электронном виде на базе решения
EOS
for SharePoint

Компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) и «Офис-Док» завершили второй
этап совместного проекта внедрения системы электронного документооборота и
оказания государственных услуг в электронном виде на базе решения EOS for
SharePoint в исполнительных органах государственной власти (ИОГВ) Республики
Бурятия. Поставлено 700 дополнительных рабочих мест системы, проведена
модернизация системы и создана подсистема оказания государственных услуг в
электронном виде.

Первый этап проекта стартовал в 2010 году, когда руководством заказчика было
принято решение о модернизации существующей системы электронного
документооборота, исходя из новых требований к системе и планов по
предоставлению государственных услуг в электронном виде. В качестве платформы
для обновленной системы был выбран только что вышедший на тот момент Microsoft
SharePoint Server 2010 (SharePoint 2010). В качестве прикладного решения,
реализующего функции электронного документооборота и оказания государственных
услуг, было решено взять продукт компании ЭОС — EOS forSharePoint, полностью
встроенный в платформу SharePoint2010 и существенно расширяющий ее
возможности.

В ходе подготовительных работ специалисты компании «Офис-Док» провели
предпроектное обследование ИОГВ Республики Бурятия, изучили потребности
заказчика и разработали техническое задание на модернизацию системы. Решение
EOS forSharePoint полностью удовлетворяло всем компонентам, заложенным в
техническое задание и соответствовало всем требованиям по организации
документооборота в российских органах государственной власти.

На втором этапе внедрения были доработаны и автоматизированы функции
межведомственного обмена документами, добавлена возможность отслеживать
маршруты движения документов с учетом раздельного хранения документов в ИОГВ (у
каждого ИОГВ отдельная картотека), а также отслеживание внешней отправки, в том
числе и по электронной почте. Теперь любое движение или изменение документов,
резолюций или задач, подготовка и согласование исходящих и внутренних
документов производится с обязательным использованием ЭЦП, что позволило
организовать полноценный юридически значимый документооборот, а в дальнейшем
полностью избавиться от работы с бумажными документами.

Кроме того, были доработаны функции замещения должностей, отсутствия
сотрудников на рабочем месте, был доработан атрибутный поиск и функция
автоматического создания поручений из шаблона. Пользователи получили
возможность создания проектов документов непосредственно из задач. За счет
настройки удобных механизмов визуализации поручений и задач, создания
дополнительных журналов в карточке было повышено удобство работы пользователей.
Также был разработан целый ряд специализированных отчетных форм, позволяющих
получать оперативную информацию о ходе исполнения документов и поручений.

Другой важнейшей задачей данного проекта являлось создание подсистемы
оказания государственных услуг в электронном виде, включая автоматизацию
прохождения заявок на оказание государственных услуг. Данная подсистема
обеспечивает целый ряд уникальных для СЭД возможностей, в том числе прямую
интеграцию с «Единым порталом государственных и муниципальных услуг»
(www.gosuslugi.ru). Были созданы
процессы автоматического получения и регистрации заявок с Единого портала,
дальнейшее направление их на рассмотрение. Система обеспечивает обмен
документами с Порталом в режиме реального времени, полностью автоматизируя
процесс получения заявок на оказание услуг, а также обновления статуса их
исполнения. Также в ходе разработки и внедрения данной подсистемы обеспечена
возможность ее интеграции с другими системами ИОГВ, оптимизированы процессы
оказания государственных услуг. Разработаны механизмы, позволяющие получать
необходимую информацию для рассмотрения из других ведомств — это сервисы
создания запросов через систему межведомственного электронного взаимодействия.
За счет интеграции с Единым порталом минимизировано личное взаимодействие
заявителя с органами исполнительными власти в Республике Бурятия.

Также в подсистеме оказания государственных услуг в электронном виде был
реализован универсальный инструментарий, который позволяет в короткие сроки
переводить оказание государственных услуг в электронный вид. С его помощью
стало возможным добавление в подсистему новой госуслуги, независимо от
регламента ее оказания, через выполнение штатных процедур, предусмотренных
интерфейсом системы. Эта процедура может осуществляться любым пользователем
подсистемы в штате заказчика, прошедшим подготовку и имеющим соответствующие
полномочия. Таким образом, исключается необходимость выполнения дополнительной
программной разработки для каждой конкретной государственной услуги силами
подрядчика и связанных с этим длительных этапов – проведение обследования,
написание технического задания, программирование процессов и интерфейсных форм,
тестировании и т.д.  

В совокупности, данные преимущества существенно увеличивает эффективность
работы по предоставлению госуслуг населению, а также повышает их качество.

Благодаря тому, что система была реализована на единой базе данных и единой
платформе SharePoint 2010, удалось избежать проблем, связанных с
межведомственным взаимодействием различных органов государственной власти при
оказании государственных услуг. SharePoint 2010 зарекомендовал себя как гибкий
и удобный инструмент для реализации разного рода задач, при наличии у
подрядчика соответствующего опыта, глубокого знания предметной области и
специфики документооборота в органах государственной власти, а также наличия
квалифицированных кадров для разработок на платформе SharePoint.

В рамках второго этапа модернизации системы электронного документооборота и
оказания государственных услуг в электронном виде в Республике Бурятия было
дополнительно автоматизировано 700 рабочих мест. Таким образом, общее
количество автоматизированных рабочих мест составляет около 1000, системой
охвачены 80% ИОГВ Республики Бурятия.Все работы на объектах заказчика по
установке, настройке программного обеспечения и обучению пользователей
выполнялись специалистами компании «Офис-Док».

В дальнейших планах заказчика – оптимизация работы пользователей за счет
ввода регламентов, тиражирование системы на оставшиеся органы государственной
власти Республики Бурятия, организация электронного согласования
нормативно-правовых актов, осуществление централизованного контроля и полный
переход на электронный документооборот без использования бумажных носителей,
перевод оказания всех государственных услуг в электронный вид.