В «Международном университете «МИТСО»» успешно внедрена ЕСМ-система eDocLib

В «Международном университете «МИТСО»» (Республика Беларусь) внедрена
ECM-система eDocLib 2.5.3 разработки компании «Электронные Офисные Системы»
(ЭОС). Проект осуществила компания «Электронное ДЕЛО» – партнер ЭОС в Республике Беларусь.

«Международный университет «МИТСО» – учреждение образования Федерации
профсоюзов Беларуси. Это современный и динамично развивающийся ВУЗ,
осуществляющий подготовку специалистов управленческого, экономического и
юридического профиля. ВУЗ располагает филиалами не только в столице Беларуси,
но и в областных центрах.

С 2009-го года «Международный университет «МИТСО»» использует систему
электронного документооборота «ДЕЛО», внедрение которой также было проведено
специалистами ООО «Электронное ДЕЛО». Сотрудники службы документационного
обеспечения управления высоко оценили огромный потенциал и удобство
использования системы «ДЕЛО».

Практически все документы на данный момент проходят регистрацию в системе
«ДЕЛО», начиная от входящей корреспонденции и заканчивая личными карточками
студентов и их заявлениями. Естественно, каждый день в системе регистрируется
всё больше и больше документов, и их общее количество, а также размеры базы
данных растут всё быстрее и быстрее. Со временем количество актуальных
документов становится лишь малой частью того, что хранится в системе
электронного документооборота. Большое количество неактивных документов – это
неизбежный итог ведения делопроизводства в течение нескольких лет, независимо
от того, ведётся документооборот в бумажном или электронном виде. При ведении
делопроизводства в бумажном виде рекомендуется документы, вышедшие из активного
использования, помещать в архив. Естественно использовать аналогичную
технологию работы и в случае электронного документооборота.

Несмотря на простую постановку задачи, способ решения может оказаться
нетривиальным. Всё дело в том, что система архивного хранения должна обладать
столь же мощным функционалом в области поиска хранимых документов, как и
полноценная СЭД. Но более важным является требование к автоматической
регистрации большого объёма документов без потери значимой информации. Эта
задача была реализована с использованием платформы eDocLib 2.5.3.

Платформа eDocLib обеспечивает всю необходимую функциональность для
управления контентом: создание, экспорт/импорт, изменение, безопасное хранение
документов, управление версиями, многоуровневую систематизацию. А также
контроль над процессами, осуществляемый с помощью отслеживания истории
изменений, протоколирования действий пользователей и ограничения доступа к
информации и функциям.

Главным преимуществом этого программного продукта для решения поставленной
задачи явилась возможность простой интеграции с другими системами. В частности,
для загрузки документов из системы «ДЕЛО» процесс был построен следующим
образом:

• отбор и подготовка документов к выгрузке и последующему
  удалению;
• экспорт документов в xml формат, а также прикреплённых к
  карточкам документов файлов средствами «ДЕЛО 8.10»;
• импорт информации, экспортированной из СЭД, в систему eDocLib
  2.5.3.

Были разработаны соответствующие инструкции и проведено обучение
пользователей работе по данной технологии. В данный момент все документы,
утратившие свою важность, или документы, которые можно передать на архивное
хранение, могут быть переданы на хранение в систему eDocLib.

В результате выполненного проекта, все пожелания и потребности клиента в
части организации документооборота были успешно реализованы.