USD 67.68 ЕВРО 76.07

Крупнейшее в мире внедрение Office 365 в коммерческом секторе с одновременным использованием возможностей телефонии Lync Server 2010

Технологии

Крупнейшее в мире внедрение Office 365 в коммерческом секторе с одновременным использованием возможностей телефонии Lync Server 2010

Проект в компании «Седьмой Континент» стал первым внедрением в российском ритейл-сегменте и крупнейшим в мире внедрением Office 365 в коммерческом секторе с одновременным использованием возможностей телефонии Lync Server 2010.

Оборудование для хранения почтовых ящиков компании «Седьмой Континент»
ограничивало возможности расширения числа пользователей сервиса и объема
хранимых данных, что негативно влияло на качество и скорость работы
сотрудников. Для решения этой задачи руководство компании приняло решение о
миграции на Microsoft Office 365. Перевод почты с Exchange Server на Exchange
Online позволил не только увеличить объем почтовых ящиков более чем в 12 раз,
но и сэкономить около 200000 долларов США на отказе от закупки новых систем
хранения. Выбор тарифного плана Е4 веб-служб Office 365 также позволил компании
продолжить использование Lync Server, развернутого в собственных дата-центрах
компании. Проект в «Седьмом Континенте» стал крупнейшим в мире внедрением
Office 365 в коммерческом секторе с построением гибридной схемы использования
Exchange Online и Lync Server 2010 и тарифного плана E4.

«Перевод почтового сервиса
с Exchange Server на его облачный аналог Exchange Online позволял не только
увеличить объем почтовых ящиков сотрудников до 25 ГБ, но и обеспечить
возможность экономить ресурсы, не приобретая оборудование с «запасом» на 5 лет
вперед. В качестве альтернативы миграции на Office 365 у нас был выход –
приобрести новую систему хранения и серверы, что означало бы серьезные
инвестиции»,
-Александр Першутов,
ИТ-директор компании «Седьмой Континент»

О заказчике

Основанная в 1994 году, компания OAO «Седьмой Континент» одной из первых в
России создала мультиформатную розничную сеть. Сегодня «Седьмой Континент» –
один из лидеров розничного рынка России. Всего в компании насчитывается около
2500 пользователей: из них около 600 – в центральном офисе в Москве, а
остальные распределены по магазинам. У компании два региональных филиала и 156
магазинов, основная часть из которых расположена в Москве.

Ситуация

Все сотрудники компании, за исключением линейного персонала магазинов,
используют решения Microsoft в своей ежедневной работе: для планирования
рабочего времени, обсуждения, презентаций, решения важных вопросов, получения
нужной информации, а также в процессах документооборота.

Несколько лет назад в компании был централизованно развернут почтовый сервис на
базе Microsoft Exchange Server 2010, который активно использовался сотрудниками
офисов, магазинов и партнерских организаций. Это было одно из первых внедрений
в России. Однако со временем оборудование для хранения почтовых ящиков стало
ограничивать возможности расширения числа пользователей сервиса и объема
хранимых данных.

В зависимости от должности пользователя размер почтовых ящиков варьировался от
300 Мб до 2 Гб, что ограничивало сроки хранения переписки, заставляло
архивировать часть корреспонденции на ПК.

«Почта в “Седьмом
Континенте” – основное средство для обмена информацией с внешними
контрагентами, и сотрудникам необходимо сохранять максимум информации в
почтовом ящике, чтобы иметь возможность в нужный момент поднять переписку по
тому или иному вопросу. Архивации может быть недостаточно, так как поиск писем
по заархивированным копиям затруднен и занимает достаточно времени. Также много
времени отнимает необходимость регулярно чистить почту. Рядовые сотрудники не
должны заниматься такими вещами, они должны просто работать в своем почтовом
ящике, не задумываясь о его вместимости»,

 – рассказывает Александр Першутов,
ИТ-директор компании «Седьмой Континент».

К концу 2011 года система хранения исчерпала свой ресурс и требовалась
модернизация хранилища. В то же время закупка нового оборудования означала
крупные инвестиции, которых руководство компании планировало избежать. Для
решения этой задачи и для обеспечения удобной электронной почтой сотрудников
компании руководство «Седьмого Континента» приняло решение о пилотном проекте
миграции на Microsoft Office 365.

«Мы получили знакомую нам
удобную почтовую систему Exchange, но в облаке, что дало нам дополнительные
преимущества в виде гибкости, масштабируемости, высокой доступности. Кроме
того, Exchange Online позволил нам снизить нагрузку на ИТ-департамент и
переключить рабочее время на решение приоритетных бизнес-задач»,

— Дмитрий Куликов, руководитель отдела
сопровождения сети и телефонии, «Седьмой Континент»

«В отечественном ритейле
сейчас не так много компаний, готовых перенести свою инфраструктуру в облако,
особенно почтовый сервис, который критичен для бизнеса. К моменту, когда мы
столкнулись с необходимостью замены системы хранения электронной почты,
веб-службы Microsoft Office 365 уже были успешно опробованы во многих
зарубежных розничных компаниях. На примере этих проектов мы смогли всесторонне
оценить преимущества этого решения для своего бизнеса: гибкость перехода на
новую модель и экономический эффект по сравнению с традиционным подходом к
построению ИТ-инфраструктуры»,
– говорит
Александр Першутов.

Облачные решения других вендоров компанией рассматривались на первоначальном
этапе, но выбор был сделан в пользу Office 365, так как сотрудники «Седьмого
Континента» давно и успешно пользуются продуктами Microsoft, и переход на
другие технологии мог потребовать переобучения персонала. Кроме того, проект
миграции на другую платформу затронул бы вопросы интеграции с уже имеющимися в
компании приложениями и потребовал бы дополнительных финансовых вливаний.

«Перевод почты с Exchange
Server на его облачный аналог Exchange Online позволял не только увеличить
объем почтовых ящиков сотрудников до 25 ГБ, но и обеспечить возможность
экономить ресурсы, не приобретая оборудование с «запасом» на 5 лет вперед. В
качестве альтернативы миграции на Office 365 у нас был выход – приобрести новую
систему хранения и серверы, что означало бы серьезные инвестиции. А любые
капитальные вложения негативно сказываются на бизнесе ритейлера»,

– говорит Александр Першутов.

Решение

Компания выбрала оптимальный для себя способ миграции на Office 365 в рамках
обновленного лицензионного соглашения Enterprise Agreement. Microsoft –
единственная компания, которая предоставляет заказчикам право осуществлять
миграцию приложений из собственных дата-центров в облако без увеличения
платежей за лицензии в течение года. Компания «Седьмой Континент»
воспользовалась этим правом: уже оплаченные компанией лицензии Microsoft
Exchange Server безболезненно «трансформировались» в веб-службы Office
365.

Также в «Седьмом Континенте» до проекта был установлен Microsoft Lync Server
2010, на базе которого пользователи по всей России получают все преимущества
этого решения для Объединенных коммуникаций. ИТ-специалисты используют Lync для
обсуждения и оперативного решения проблем с ИТ-сопровождением в регионах, а
руководители компании при помощи веб-конференций, аудио- и видеозвонков
проводят совещания и связываются с филиалами. Выбор тарифного плана Е4
веб-служб Office 365 позволил «Седьмому Континенту» продолжить использование
Lync Server, развернутого в собственных дата-центрах компании.

«На закупку новых систем
хранения и модернизацию старых в течение нескольких лет нам пришлось бы
потратить около 200000 долларов США. Сейчас мы можем не только избежать таких
серьезных инвестиций в инфраструктуру, но и пользоваться электронной почтой с
большим объемом почтового ящика и большим функционалом, чем имели
ранее»,
— Дмитрий Куликов, руководитель
отдела сопровождения сети и телефонии, «Седьмой Континент»

Еще одной особенностью этого проекта является тот факт, что, несмотря на
большое количество пользователей, весь объем работ по настройке и миграции
почтовых ящиков в Office 365 был выполнен двумя специалистами компании «Седьмой
Континент» при консультации партнерской компании КРОК.

После настройки с помощью специалистов Microsoft гибридной миграции,
позволяющей использование как облачных, так и серверных продуктов вендора,
перенос почтовых ящиков на Exchange Online производился буквально в один клик
мыши в рабочее время таким образом, что пользователи даже не заметили этого
перехода.

Проект миграции на Exchange Online занял примерно 3 месяца. Пилотный проект
стартовал в ноябре 2011 и закончился в январе 2012 года. Собственно перевод
2400 пользователей на облачный почтовый ресурс производился с января по май
2012 года.

Процесс перехода в Office 365 в «Седьмом Континенте» происходил в несколько
этапов: сначала были переведены сотрудники московского офиса, вслед за ними –
персонал региональных офисов, затем сотрудники магазинов.

«Миграция в Office 365
прошла для нас довольно быстро и гладко. На данный момент около 2400 почтовых
ящиков пользователей уже переведены в облако, и их владельцы могут в полной
мере использовать инфраструктуру Office 365, в том числе настольный пакет
Microsoft Office. В ближайшее время мы планируем перевести в облако оставшихся
150 пользователей»,
– рассказывает
Александр Першутов.

Преимущества

Проект в компании «Седьмой Континент» стал крупнейшим в мире внедрением Office
365 в коммерческом секторе с построением гибридной схемы использования Exchange
Online и Lync Server 2010 и тарифного плана E4. Кроме того, это первый такого
размера проект по миграции в Office 365 в России, позволяющий всем сотрудникам
компании воспользоваться преимуществами решения.

Благодаря переходу на Office 365 компания «Седьмой Континент» получила
возможность сократить затраты на обслуживание своей ИТ-инфраструктуры.

«Мы сделали правильные
стратегические инвестиции. С Office 365 мы обеспечили компанию
ИТ-инфраструктурой, которая и через 5 лет позволит нам обеспечивать
пользователей лучшими ИТ-решениями без дополнительных капитальных
затрат»,
— Александр Першутов,
ИТ-директор компании «Седьмой Континент»

Office 365 позволяет ИТ-департаменту компании гибко управлять количеством
почтовых ящиков и их объемом: при росте бизнеса можно предоставить новым
сотрудникам доступ к ресурсу в течение 1-2 дней. Кроме того, поддержка
пользователей стала проще и удобнее за счет стандартизации предоставления
ИТ-услуг.

С Office 365 не требуется обслуживание и поддержка систем хранения – почтовые
ящики пользователей хранятся в современных дата-центрах Microsoft, доступ к
которым гарантирован 99,9% времени, а уровень безопасности сертифицирован по
самым высоким в мире ИТ-стандартам (ISO 27001). Поэтому специалисты
ИТ-департамента «Седьмого Континента» могут фокусироваться на предоставлении
пользователям новых возможностей и администрировании почтового ресурса через
механизмы, встроенные в Office 365.

Exchange Online также предполагает интегрированную защиту от вирусов, спама и
производимое службами Microsoft обновление до ожидаемых в недалеком будущем
новых версий Exchange. Это тоже позволяет высвободить рабочее время
ИТ-специалистов и сократить расходы компании.

Рядовые сотрудники «Седьмого Континента» тоже не испытали каких-либо трудностей
от переноса почты в облако, так как продолжают пользоваться привычным
настольным приложением Microsoft Outlook.

Кроме того, в компании активно используется Microsoft SharePoint Server 2010,
развернутый в дата-центре «Седьмого Континента», и SharePoint Online, входящий
в Office 365.

Так, например, компании «Седьмой Континент» требовалась замена системы создания
и хранения пропусков, так как прежняя не справлялась с потоком посетителей, и
существовала потребность в дальнейшем хранении бумажных носителей, что
приводило к дополнительным затратам. Созданное на базе SharePoint Online
решение (проект выполнялся партнером V6) позволяет не только обслуживать
необходимый поток посетителей, но и сократить затраты на хранение и
персонал.

«Миграция на SharePoint
Online позволила нам избавиться от очередей на проходных в административные
помещения, что позитивно повлияло на имиджевую составляющую компании. Кроме
того, у нас появилась возможность анализировать поступающие данные в целях
улучшения безопасности»,
— комментирует
Александр Савинцев, сервис менеджер службы ИТ.

SharePoint Online также будет применяться в «Седьмом Континенте» для
организации обмена информацией и файлами между структурными подразделениями
заказчика, поставщиками и подрядчиками. Главный аргумент в пользу такого
решения заключается в том, что пользователям внешних подрядных организаций для
предоставления инструментов совместной работы и обмена информацией не требуется
открывать доступ в сеть компании, обмен будет производиться в безопасном и
защищенном хранилище SharePoint Online без дополнительных затрат на лицензии
для внешних контрагентов.

«Особенностью подхода
Microsoft является то, что он предоставляет нам возможность выбирать, какие
сервисы и приложения потреблять из облака, а какие оставить в собственных
дата-центрах. Такая гибридная схема наиболее удобна для нашей компании и, как
показывает практика, очень эффективна»,

– поясняет Александр Першутов.

Лицензирование и сопровождение решений от одного вендора также позволяет
«Седьмому Континенту» сокращать затраты на ИТ. Кроме того, рядовые сотрудники
могут пользоваться знакомыми приложениями, с однотипным удобным интерфейсом и
прозрачной идентификацией.

«Мы сделали правильные
стратегические инвестиции. С Office 365 мы обеспечили компанию
ИТ-инфраструктурой, которая и через 5 лет позволит нам обеспечивать
пользователей лучшими ИТ-решениями без дополнительных капитальных
затрат»,
– считает Александр
Першутов.