РОСНАНО: Внедрение автоматизированной системы управления взаимоотношениями с контрагентами (CRM)

12.03.2014 | 12:39 Технологии

О заказчике

Открытое акционерное общество «РОСНАНО» создано в марте 2011 г. путем реорганизации государственной корпорации «Российская корпорация нанотехнологий». ОАО «РОСНАНО» реализует государственную политику по развитию наноиндустрии, выступая соинвестором в нанотехнологических проектах со значительным экономическим или социальным потенциалом. 100% акций ОАО «РОСНАНО» находится в собственности государства. Председателем правления ОАО «РОСНАНО» является Анатолий Чубайс.

Задачи государственной корпорации «Российская корпорация нанотехнологий» по созданию нанотехнологической инфраструктуры и реализации образовательных программ выполняются Фондом инфраструктурных и образовательных программ, также созданным в результате реорганизации госкорпорации.

Ситуация

РОСНАНО играет ведущую роль в реализации государственной политики в сфере развития нанотехнологий. В рамках исполнения своей миссии РОСНАНО выступает соинвестором в нанотехнологических проектах со значительным экономическим или социальным потенциалом, а также принимает активное участие в создании объектов нанотехнологической инфраструктуры.

На момент старта проекта в РОСНАНО уже использовалась система Microsoft Dynamics CRM. С учетом стратегических планов РОСНАНО требовалось интегрированное решение, которое позволило бы: 

• Предоставлять контрагентам в режиме реального времени информацию о деятельности РОСНАНО, включая шаблоны необходимых документов для заполнения;
• Создание возможности электронного документооборота при работе с заявителями и экспертами на уровень обмена через информационный портал;
• Упростить для сотрудников РОСНАНО процесс получения, регистрации и обработки информации от заявителей и экспертов.

Выбор решения

Требовалось создать информационную систему на базе Microsoft Dynamics CRM для работы с заявителями и экспертами, принимая во внимание действующие в РОСНАНО регламенты по работе с контрагентами.

В феврале 2010 года РОСНАНО провела тендер по выбору исполнителя работ. Имеющая в своем арсенале успешные проекты внедрения Microsoft Dynamics CRM, а также положительный опыт построения интеграционных решений с использованием технологии Microsoft SharePoint компания GMCS в полной мере соответствовала заявленным РОСНАНО требованиям и была выбрана партнером по проекту.

Внедрение

Стартовавший весной 2010 года проект явился следующим шагом по автоматизации бизнес-процесса регистрации и рассмотрения заявок. В рамках проекта автоматизированы процессы работы трех подразделений РОСНАНО. Задача организации взаимодействия с контрагентами была решена GMCS посредством создания на сайте РОСНАНО личных кабинетов. Данные, вводимые пользователями в формы личных кабинетов, автоматически передаются в Microsoft Dynamics CRM и становятся доступными для последующей обработки, а также аналитической деятельности сотрудников РОСНАНО. Документы загружаются в библиотеки Microsoft SharePoint и последующая работа с ними может вестись как из интерфейса CRM, так и из интерфейса Microsoft Sharepoint.

Функционал личных кабинетов заявителей и экспертов имеет существенные отличия.

Для заявителей личный кабинет является единой точкой входа для: 

• Подачи заявки и получения шаблонов проектных документов;
• Отслеживания статуса рассмотрения заявки и проводимой по ней экспертизы перед передачей в научно-технический и наблюдательный совет РОСНАНО;
• Получения общей информации о деятельности РОСНАНО.

Сегодня в личном кабинете заявителю доступны для скачивания необходимые шаблоны документов. После прохождения ряда юридических процедур и тщательной выверки заявка заносится в базу данных в Microsoft Dynamics CRM с уникальным идентификационным номером для последующей работы. Благодаря использованию личного кабинета заявитель может получать оперативную информацию о прохождении своей заявки, самостоятельно отслеживая статус ее рассмотрения.

Личный кабинет также играет роль инструмента обратной связи с заявителями, позволяя оценить эффективность проводимых РОСНАНО коммуникаций через анкетирование.

Для экспертов личный кабинет дает следующие возможности:

• Управления специализациями
• Получения приглашений на экспертизы и размещения заключений по ним;
• Размещения через личный кабинет статей, публикаций и прочих материалов, относящихся к их деятельности.

Используя систему, специалисты РОСНАНО могут производить подбор экспертов, оперируя такими параметрами, как специализация, квалификация, рейтинг, занятость эксперта, а также используя контекстный поиск по размещенным материалам (экспертным заключениям, статьям и пр.). Все это позволяет оптимизировать процедуру проведения экспертиз.

В рамках поддержания и развития единого информационного пространства наноиндустрии неотъемлемой частью деятельности РОСНАНО является организация и проведение мероприятий. Специалистами GMCS обеспечена в системе возможность централизованных рассылок и приглашений на мероприятия, получения отчетности. Также в системе обеспечена возможность хранения различных маркетинговых материалов (фото, аудио, видео и текстовой информации). Благодаря целому набору настроенных аналитик специалисты РОСНАНО могут производить быстрый поиск и анализ данных.

Результаты

На сегодняшний день автоматизированная система управления взаимодействиями с контрагентами РОСНАНО находится в опытно-промышленной эксплуатации. В системе зарегистрировано более 3000 внешних пользователей. Система активно используется внутренними подразделениями РОСНАНО.

По словам Кулакова Бориса Рудольфовича, руководителя дирекции ИТ, РОСНАНО: «Совместная с компанией GMCS работа позволила получить единое интегрированное решение, предоставляющее удобные и эффективные средства управления взаимодействиями с контрагентами, использование которых позволяет оптимизировать внутренние процедуры. В системе настроены специфические бизнес-процессы, созданы оповещения, подключен специализированный интерфейс для Microsoft Outlook, настроена возможность получения необходимой отчетности. Новая система является для нас важным инструментом управления, который мы намерены развивать. Одно из намеченных направлений развития – реализация возможности использования мобильного интерфейса для Microsoft Dynamics CRM».

Другие истории клиентов MAYKOR – www.maykor.com/clients/succes_history