Пилотный этап внедрения DIRECTUM в Национальном банке Украины

О компании

Национальный Банк Украины – центральный банк Украины, являющийся главным звеном государственной банковской системы. Выступая проводником государственной валютной политики, Банк осуществляет банковское регулирование и надзор, и обоснованно предъявляет строгие требования к документообороту и процессам взаимодействия.

Для обеспечения нормального функционирования Банка требуется жесткая организация и управляемость бизнес-процессов, а также полное исключение задержек в движении и потерь документов.

Осознав критическую важность повышения эффективности управления документами и деловыми процессами, Национальный Банк Украины в 2009 году объявил тендер на закупку «Услуг по разработке пакетных программных средств (модернизация системы электронного документооборота и электронного архива)». По результатам конкурса договор на поставку и внедрение системы электронного документооборота был заключен с компанией «ЛАН СЕРВИС», официальным партнером DIRECTUM в Украине.

Задачи

Пилотное внедрение системы в НБУ началось летом 2010 года. В качестве основных задач проекта были обозначены:

• обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами;
• снижение трудозатрат на делопроизводство;
• создание условий перехода от традиционного бумажного документооборота к электронному;
• поддержка новых стандартов криптозащиты НБУ.

Для решения поставленных задач была создана рабочая группа по внедрению системы, в которую вошли специалисты компании «ЛАН СЕРВИС» и ведущие специалисты НБУ. Ядром функционала системы стали Базовые модули DIRECTUM, модули «Канцелярия» и «Обращения граждан». Переход на новую систему в рамках пилотного этапа заключался в создании рабочего макета системы и осуществлялся в головном офисе НБУ, а также одном из его региональных представительств.

Внедрение

В результате работ по проекту на базе модулей системы DIRECTUM были созданы соответствующие подсистемы СЭД Банка.

В рамках подсистемы «Организация документооборота» в электронный вид была переведена работа с организационно-распорядительной документацией, входящей и исходящей корреспонденцией, а также разработан интерфейс подготовки номенклатуры дел, который позволяет своевременно проводить все необходимые работы по номенклатуре и при необходимости отправлять ее по маршруту в рамках действующих бизнес-процессов.

Подсистема «Хранение документов» была разработана для хранения всей информации о документах, работа над которыми закончена в делопроизводстве. Для данной подсистемы были доработаны механизмы обработки описей дел и экспертизы ценности дел.

Вместе с этим была создана выделенная подсистема «Электронный архив», функционал которой значительно расширил возможности ведения архивного дела в системе Национального Банка Украины. Подсистема автоматизировано принимает дела из подсистемы «Хранение документов» для их дальнейшего архивного хранения, проведения экспертизы, передачи в Национальный архивный фонд, использования, выведения и уничтожения.

Подсистема «Обращение граждан» позволила организовать прием и обработку обращений граждан из различных источников: электронной почты, письменного обращения, телефонного обращения. С помощью системы DIRECTUM по всем обращениям в Банке назначаются исполнители, ответственные за их обработку, а также осуществляется контроль всех выданных поручений. Подсистема «Обращения граждан» также поддерживает возможность документирования результатов личного приема граждан высшим руководством НБУ.

Результаты

Помимо общих задач, связанных с управлением бизнесом, в ходе пилотного внедрения были автоматизированы и специфические для Банка бизнес-процессы, связанные с коллективной работой направленной на согласование внутрибанковских документов.

Пилотный этап внедрения официально завершился 15 декабря 2010 года. На данный момент разработанное решение протестировано и готово к эксплуатации.

Перспективы

В рамках программы развития СЭД в НБУ на 2011-2012г. планируется тиражирование системы DIRECTUM. в департаментах Центрального управления, территориальных отделениях, а также в других структурных подразделениях Национального Банка Украины.