Построение единой информационной системы на Саратовском НПЗ

О заказчике

Саратовский НПЗ — нефтеперерабатывающее предприятие, входит в состав ТНК-BP.

На заводе внедрены 2 международные системы управления производством — экологического менеджмента (ИСО 14001), менеджмента качества (ИСО 9001) — и система безопасности производства по рекомендациям фирмы DuPont. В 2004 году началось внедрение системы безопасности в соответствии с международным стандартом OHSAS 14001. На предприятии работает более 1600 человек.

Поставленные задачи

Для предприятия высокотехнологичной отрасли нефтепереработки со сложной инфраструктурой построение единой информационной системы управления играет исключительную роль. Принятие эффективных управленческих решений во многом зависит от исключения рисков, возникающих в связи с текучестью движения бумажных документов на предприятии. Чтобы ускорить и оптимизировать ключевые внутренние процессы, связанные с документооборотом, было принято решение о внедрении системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM.

В результате внедрения системы работа c организационно-распорядительными документами, такими как приказы, распоряжения, служебные записки и т.п., переведена в электронный вид. Система автоматизировала работу канцелярии, департамента по работе с персоналом, аппарата управления предприятия и всех производственных подразделений. Наряду с рядовыми сотрудниками в системе DIRECTUM активно работает высшее руководство предприятия.

Перед компанией DIRECTUM при внедрении возникла очень важная задача – показать эффективность использования системы DIRECTUM, т.к. проект в СНПЗ был пилотным в процессе выбора системы электронного документооборота в ТНК-BP.

Решение

Работы по внедрению проводились в соответствии с технологией внедрения, разработанной компанией DIRECTUM. В ходе работ оптимизированы и приведены в соответствие процедуры создания, согласования и подписания организационно-распорядительных документов. В реальных условиях были отработаны и оптимизированы технологии согласования и утверждения документов в системе DIRECTUM, применение механизма ЭЦП для обеспечения их целостности и авторства.

500 клиентских мест системы были развернуты на рабочих местах при тесном взаимодействии специалистов заказчика со специалистами компании DIRECTUM.

Достигнутые результаты

В результате внедрения системы работа c организационно-распорядительными документами, такими как приказы, распоряжения, служебные записки и т.п., переведена в электронный вид. Система автоматизировала работу канцелярии, департамента по работе с персоналом, аппарата управления предприятия и всех производственных подразделений. Наряду с рядовыми сотрудниками в системе DIRECTUM активно работает высшее руководство предприятия.

Повышение эффективности работы сотрудников предприятия стало очевидно уже на стадии внедрения, у руководителей отделов появился инструмент контроля и корректировки работы своих сотрудников. Значительно ускорилась процедура согласования документов сотрудниками удаленных цехов: вместо неизбежной череды посещений заводоуправления для личного визирования проекта документа теперь они рассылают задачи на согласование в системе DIRECTUM. Упрощена процедура ознакомления с документами: теперь достаточно отправить их заданиями, а раньше для каждого подразделения нужно было делать и передавать с курьером отдельную заверенную копию документа. Ведется регистрация документов, отправка их исполнителям, работа со служебными записками и т.д , также регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции полностью переведена в электронный вид.

Одной из особенностью проекта стала тесная интеграция DIRECTUM с 1С. Заявки на финансирования произвольных форм были полностью переведены в электронный вид и согласовываются с использованием DIRECTUM.

Внедрение системы DIRECTUM позволило ускорить и упростить процедуру создания и согласования документов и оптимизировать бизнес-процессы предприятия в соответствии с принятой на предприятии практикой работы.