Документооборот от DIRECTUM на ОАО «Каустик»

О заказчике

Волгоградское открытое акционерное общество «Каустик» — это современный, крупнейший в отрасли комплекс по выпуску химической продукции производственно-технического назначения и товаров бытовой химии. Численность предприятия 6000 человек. ОАО «Каустик» занимает второе место среди 15 предприятий России, производящих хлор и каустическую соду.

Поставленные задачи

Обеспечение работы коллектива большого предприятия в едином согласованном режиме подразумевает применение системных подходов и новейших разработок в управлении предприятием и бизнес процессами. Для обеспечения полного исключения ситуаций, когда малая скорость обращения и исполнения бумажного документа сказывалась на принятии эффективных управленческих решений, руководством предприятия было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.

Ключевой задачей стала экономия времени и бумаги на циркуляции документов. Большая территория комплекса и большое число передаваемых документов приводило к огромным объемам бумажной документации и массовому копированию документов.

На предприятии зачастую возникали сложности получения сотрудниками оперативной информации об изменчивой структуре предприятия, руководителях подразделений и об ответственных за те или иные процессы. Решение этой задачи наряду с автоматизацией бизнес-процессов по обработке документов стало требованием при внедрении DIRECTUM.

Решение

Опыт и технологии внедрения компании DIRECTUM позволили провести исследование и разработку проекта внедрения с учетом особенности работы предприятия, что позволило в сжатые сроки и на конкретных примерах провести подготовку персонала. Интеграция DIRECTUM с используемыми на предприятии учетными системами (по учету кадров и взаимозачетам по договорам) значительно облегчило администрирование и работу конечных пользователей.

На этапе опытной эксплуатации, совместная работа специалистов Каустик и компании DIRECTUM позволила достичь полного функционирования системы электронного документооборота DIRECTUM на предприятии и использования ее всеми отделами и работниками, участвующими в документообороте.

Достигнутые результаты

Эффект от внедрения системы DIRECTUM выразился в ощутимом сокращении бумажного документопотока и увеличении скорости обработки документов внутри организации. Например, как отмечают работники юридической службы предприятия, время согласования договора сократилось от полутора дней до двух-трех часов. Вся работа по созданию и согласованию документов переведена в электронный вид, что незамедлительно отразилось на снижении потребления бумаги и расходных материалов для принтеров и копировальных аппаратов (в канцелярии – в два раза). Значительный эффект система DIRECTUM оказала на работу канцелярии, сумев взять под контроль огромный поток документов предприятия (более 40000 документов в год), полностью предотвратив потерю информации через создание электронного архива документов, контролируемого и прозрачного документооборота. Работа канцелярии полностью автоматизирована, некоторые внутренние документы (например, служебные записки) существуют только в электронном виде в системе DIRECTUM. Усилилось взаимодействие цехов и подразделений в оперативной работе, что особенно важно, учитывая большую территориальную распределенность предприятия. В дальнейшем, в рамках развития решения, система DIRECTUM объединила сразу 3 химических предприятия холдинга — управляющую компанию «Никохим», а так же ОАО «Каустик» и ОАО «Пласткард».