USD 63.72 ЕВРО 70.76

Документооборот от DIRECTUM на ОАО «Каустик»

Технологии

Документооборот от DIRECTUM на ОАО Каустик

Система DIRCTUM взяла под контроль огромный поток документов, проходящий через канцелярию предприятия, усилив взаимодействие цехов несмотря на большую территориальную распределенность предприятия.

О заказчике

Волгоградское открытое акционерное общество «Каустик» — это современный, крупнейший в отрасли комплекс по выпуску химической продукции производственно-технического назначения и товаров бытовой химии. Численность предприятия 6000 человек. ОАО «Каустик» занимает второе место среди 15 предприятий России, производящих хлор и каустическую соду.

Поставленные задачи

Обеспечение работы коллектива большого предприятия в едином согласованном режиме подразумевает применение системных подходов и новейших разработок в управлении предприятием и бизнес процессами. Для обеспечения полного исключения ситуаций, когда малая скорость обращения и исполнения бумажного документа сказывалась на принятии эффективных управленческих решений, руководством предприятия было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.

Ключевой задачей стала экономия времени и бумаги на циркуляции документов. Большая территория комплекса и большое число передаваемых документов приводило к огромным объемам бумажной документации и массовому копированию документов.

На предприятии зачастую возникали сложности получения сотрудниками оперативной информации об изменчивой структуре предприятия, руководителях подразделений и об ответственных за те или иные процессы. Решение этой задачи наряду с автоматизацией бизнес-процессов по обработке документов стало требованием при внедрении DIRECTUM.

Решение

Опыт и технологии внедрения компании DIRECTUM позволили провести исследование и разработку проекта внедрения с учетом особенности работы предприятия, что позволило в сжатые сроки и на конкретных примерах провести подготовку персонала. Интеграция DIRECTUM с используемыми на предприятии учетными системами (по учету кадров и взаимозачетам по договорам) значительно облегчило администрирование и работу конечных пользователей.

На этапе опытной эксплуатации, совместная работа специалистов Каустик и компании DIRECTUM позволила достичь полного функционирования системы электронного документооборота DIRECTUM на предприятии и использования ее всеми отделами и работниками, участвующими в документообороте.

Достигнутые результаты

Эффект от внедрения системы DIRECTUM выразился в ощутимом сокращении бумажного документопотока и увеличении скорости обработки документов внутри организации. Например, как отмечают работники юридической службы предприятия, время согласования договора сократилось от полутора дней до двух-трех часов. Вся работа по созданию и согласованию документов переведена в электронный вид, что незамедлительно отразилось на снижении потребления бумаги и расходных материалов для принтеров и копировальных аппаратов (в канцелярии – в два раза). Значительный эффект система DIRECTUM оказала на работу канцелярии, сумев взять под контроль огромный поток документов предприятия (более 40000 документов в год), полностью предотвратив потерю информации через создание электронного архива документов, контролируемого и прозрачного документооборота. Работа канцелярии полностью автоматизирована, некоторые внутренние документы (например, служебные записки) существуют только в электронном виде в системе DIRECTUM. Усилилось взаимодействие цехов и подразделений в оперативной работе, что особенно важно, учитывая большую территориальную распределенность предприятия. В дальнейшем, в рамках развития решения, система DIRECTUM объединила сразу 3 химических предприятия холдинга — управляющую компанию «Никохим», а так же ОАО «Каустик» и ОАО «Пласткард».