Внедрение системы управленческой отчетности в медиа холдинге «Пронто Медиа» на основе решения IBM COGNOS BI

Медиа-холдинг «Пронто-Москва» на протяжении 17 лет является признанным лидером на рынке информационно-справочных изданий.

Охват:  100 городов России и стран СНГ;  более 250 медиапроектов:  печатных изданий и интернет-ресурсов;  более 6 000 сотрудников.

Недельный тираж изданий составляет более 2 миллионов экземпляров, аудитория за неделю – более 4,8 миллионов человек.

Компания Пронто-Москва является крупнейшим активом международного медиа-холдинга Dogan Yayin Holding (DYH)

Примеры изданий: «Недвижимость», «Работа», «Авто», «Из рук в руки» плюс соответствующие сайты.

Структура системы управленческой отчетности до внедрения

До внедрения корпоративной системы отчетности в компании существовали различные источники для получения отчетов. Более того, даже в пределах одного приложения в каждом отделе были свои отчеты, которые не стыковались между собой: у HR свои отчеты, у дирекции  продаж  — свои, у финансистов – третьи. Также присутствовал целый набор других приложений, таких как Excel,  IBM Cognos Planning, 1С и Dynamic AX.  С помощью  IBM Cognos Planning были консолидированы бюджетные показатели всех филиалов. В центральном офисе работала Dynamic AX, а региональных — 1С.

Вся отчетность сходилась в управляющую компанию в Excel и консолидированная отчетность Холдинга по общим показателям также сводилась в этом формате.

Второй проблемой были расхождения в отчетах разных дирекций и служб.

Третьей проблемой было то, что сама консолидация отчетов занимала два-три рабочих дня. Поскольку отчеты были еженедельные, получалось ,что аналитик тратил больше времени на сбор и проверку информации, а на аналитику уже времени не оставалось. Проводился минимальный анализ данных, в основном направленный на проверку корректности.

В-четвертых, в какой-то момент отчетов стало столько, что стало невозможно получить консолидированный отчет в сжатые сроки и с нужным уровнем качества.

Принятие решения

В связи с этим трудностями возникли следующие цели:

• Уход от «местечковых» отчетов, используемых в каждой Дирекции
• Унификация в едином портале отчетности всех взаимосвязанных отчетов
• Быстрый развернутый «план-факт» анализ
• Сравнительный анализ по ретроспективным данным
• OLAP-анализ

Исходные условия для выбора архитектуры для построения корпоративной системы:

• Обеспечение относительной простоты последующего сопровождения решения
• Высокая скорость обработки информации для ожидаемых объемов данных
• Решения мирового поставщика, имеющего в России нескольких партнеров
• Выбор промышленного ETL-средства для реализации процедур извлечения данных из источников и их трансформации
• Интегрированность в существующую информационную архитектуру компании 
• СУБД Oracle является стандартом в компании

В итоге платформенная архитектура сложилась следующим образом: СУБД — Oracle, ETL–средство — Informatica PowerCenter, BI-средство — IBM COGNOS BI.

Условия для выбора партнера:

• Опытная и квалифицированная команда
• Реализация проекта в установленные сроки
• Соответствие стоимости проекта ожиданиям компании (при весьма сжатом бюджете)

После проведенного анализа данных потенциальных исполнителей, была выбрана компания Columbus IT

1 этап. Анализ и Дизайн решения

Параллельно этому этапу нашими внутренними силами было выполнено следующее:

§  Глубокий анализ существующей структуры данных на предмет максимального повышения качества данных в источниках (Dynamics AX, 1С), проведена унификация данных, введены общие классификаторы

§  Оптимизация структуры xls-источников

§  Упрощение логики преобразования данных (отказ от избыточно сложных формул, «черных ящиков», в которых происходят преобразования)

§  Создание классификаторов, используемых в отчетности, максимально понятных и востребованных бизнес-пользователями

Для реализации были выбраны следующие области:

·         Прибыли и Убытки

·         Продажи

·         HR

2 этап. Реализация Хранилища Данных и процедур его наполнения

• Обучение нескольких собственных IT-специалистов ETL-инструментарию;
• Реализация алгоритмов извлечения и преобразования данных
• Логическое тестирование каждой области на выделенном тестовом наборе
• Общее тестирование потоков данных на полноту загрузки и её оптимальность по времени

3 этап. Реализация на основе Хранилища данных OLAP-кубов для анализа и набора отчетов

• Обучение нескольких собственных IT-специалистов IBM COGNOS BI
• Реализация для каждой области OLAP-куба
• Реализация для каждой области набора отчетов

Сегодня архитектура выглядит так:

Пришлось решить задачи унификации классификаторов и расчетов всех показателей для создания прозрачности отчетов для всех уровней пользователей.

• Единое Хранилище данных с актуальной и более качественной информацией по всем компаниям Холдинга, доступ к многолетним объемам данных выверенной информации (ежедневно выгружаются данные из источников – Dynamics AX, Excel, других баз Oracle; периодически из IBM Cognos Рlanning)
• Единый web-портал отчетности компании с OLAP-кубами и отчетами, с разграниченным доступом для сотрудников, с эффективным инструментарием для аналитиков всех служб
• Быстрый доступ к многолетним массивам данных, проведение развернутого план-фактного анализа «на лету»
• Механизм авторассылки «нарезанных» отчетов различным группам пользователей (например, ежемесячно отсылается отчет с показателями план-фактного анализа ‘Отчет к бюджетному комитету’ каждому директору по своему предприятию/участку)
• Вся существующая отчетность компании постепенно переводится на единый источник – Хранилище Данных; извлечение информации – средствами IBM COGNOS BI

Примеры отчетов

Данная система позволяет сделать аналитические срезы для разных подразделений и служб.

Здесь показательно сопоставление развития проектов, находящихся на одном витке  жизненного цикла

Весь проект строился семь месяцев, из которых три ушло на построение хранилища, а остальное время – на создание системы отчетов.

Перспективы

Развитие на основе ХД системы отчетности, как по количеству охватываемых областей, так и в части функционала специальных панелей (”dashboard”) и системы сбалансированных показателей.

О партнере

Columbus IT – международная компания, работающая в сфере ИТ-консалтинга. Компания помогает повысить эффективность бизнеса, внедряя системы управления ресурсами предприятия (ERP), бизнес-аналитики (BI) и отношений с клиентами CRM. Это самый опытный партнер по внедрению и поддержке систем Microsoft Dynamics в мире. Корпорация Microsoft признала это, присвоив ей звание Global Partner of the Year в 2005 году.