Торговая сеть «КОПЕЙКА» проводит интерактивный анализ финансовых и маркетинговых данных в системе QlikView

О заказчике

ОАО «ТД Копейка» является одной из ведущих национальных сетей формата «soft-дискаунтер». Сеть универсамов «КОПЕЙКА» насчитывает более 600 магазинов в 196 городах 25 регионов РФ. С компанией сотрудничают  более 700  российских и зарубежных поставщиков. Общее число товарных позиций в сети поддерживается на уровне 2500  наименований,  причем 90%  составляет продукция отечественного производства. По итогам 2009 года выручка торговой сети составила 57,5 млрд. рублей. Штат компании насчитывает более 10 000 сотрудников, центральный офис расположен в Москве.

Предпосылки внедрения

До внедрения QlikView аналитическая отчетность в компании формировалась в нескольких разрозненных системах оперативного учета – SAP, Gestori и других, и это вызывало целый ряд трудностей. Скорость построения сложных отчетов в оперативных системах крайне низкая, что при высокой динамике изменений, характерной для розничной торговли, создавало предпосылки для принятия «устаревших» управленческих решений. Без специализированных BI-инструментов было невозможно быстро и качественно консолидировать информацию из нескольких источников. Кроме того, зачастую возникали расхождения в результатах, полученных в различных приложениях. С технической точки зрения, необходимо было разгрузить оперативные системы, освободив их от исполнения аналитических запросов и построения отчетности.

Выбор BI-системы осуществлялся с учетом большого числа критериев, важнейшими из которых были  быстродействие системы и качество данных, предоставляемых конечному пользователю. Компании был необходим инструмент, который мог бы эффективно работать с большими массивами данных, и позволил бы не только проводить мониторинг деятельности и строить корпоративную отчетность, но и вырабатывать действенные решения и прогнозы, управлять рисками и совершенствовать качество бизнес-процессов.

В компании изучили возможности различных аналитических платформ и решений, и в результате были выбраны система QlikView и компания «Консультационная Группа АТК», которая выступила в качестве поставщика решения и партнера по реализации BI-проекта.

«В QlikView нас привлекли быстрота предоставления данных, соотношение цена/качество и сроки получения первых результатов. Технология in-memory и ассоциативная модель данных делают хранение и обработку информации очень простыми, а это как раз то, что нужно при работе с большими объемами данных. К тому же использование QlikView позволило на данном этапе избежать создания промежуточного хранилища данных, что помогло нам сэкономить время и финансы, — рассказывает Борис Михалин, начальник отдела BI ОАО «ТД Копейка». — Безусловно, важную роль сыграла глубокая экспертиза сотрудников “Консультационной Группы АТК” — с такой профессиональной командой мы были уверенны в успехе проекта».

Реализация проекта

Специфика BI-проекта в такой крупной компании, как «ТД Копейка», заключалась в том, чтобы учесть и совместить разноплановые требования большого числа пользователей из различных департаментов и регионов. Сотрудники «Консультационной Группы АТК» создали информационную модель данных, отвечающую всем требованиям разветвленной ритейловой структуры, разработали методику определения ключевых бизнес-индикаторов, сформировали систему визуализации показателей в различных аналитических разрезах и предоставили методику сверки и контроля целостности данных из разнообразных систем.

В рамках проекта использовалась методология S.A.F.E. (Simplifying Analysis for Everyone), разработанная компанией QlikTech. Благодаря такому подходу в компании смогли в полной мере оценить высокую скорость внедрения системы – настройка QlikView заняла лишь один день, а обучение пользователей длилось пять дней.

 «Мы провели обучение наших сотрудников по трем основным курсам – дизайн пользовательского интерфейса, разработка скриптов загрузки данных и администрирование сервера. Система QlikView действительно обладает очень комфортной средой разработки. С ней приятно работать не только конечным пользователям, но и техническим специалистам. Благодаря этому первое приложение QlikView у нас появилось уже на десятый день работы. Как мы и рассчитывали, нам удалось сэкономить на поддержке системы по сравнению с другими BI-решениями, ведь конечные пользователи самостоятельно могут настраивать необходимые аналитические отчеты, а затем рассылать аналитику и визуализацию по электронной почте», — утверждает Борис Михалин, начальник отдела BI ОАО «ТД Копейка». (на фото слева)

На данный момент с помощью QlikView в компании автоматизирована отчетность трех департаментов – маркетинга, финансов и логистики. Для реализации наиболее критичных задач в области бизнес-аналитики было создано порядка 30 моделей данных, объединяющих информацию из более чем 80 источников данных. Большинство пользователей системы QlikView находится в Москве, в регионы необходимые отчеты поставляются из системы по закрепленному списку рассылки. Ежедневно обновляется  аналитическая информация на внутрикорпоративном портале. Число пользователей информации из QlikView достигло 100 человек и продолжает постоянно расти — с BI-системой работают топ-менеджеры компании, руководители и ведущие специалисты отделов и региональных дирекций.

Преимущества

Благодаря внедрению QlikView в компании повысилась эффективность пользовательской работы с данными, появилась возможность более глубокой детализации аналитической информации. Сроки разработки отчетов сократились примерно на 65 – 70%, что позволило торговой компании быстрее реагировать на тренды и паттерны покупательского поведения, а значит, улучшить взаимодействие с клиентами и повысить продуктивность торговой деятельности. Новая BI-система способствует сокращению временных и финансовых издержек, оптимальному использованию ресурсов (например, снижению затрат оборотного капитала). В конечном итоге все эти меры ведут к общему росту доходов компании.

Внедрение QlikView также помогло заметно снизить затраты на ИТ. Раньше разработкой и поддержкой отчетов занималось большое количество специалистов — разработчиков SAP различной квалификации. Теперь те же самые функции выполняет отдел BI, который на данный момент состоит из 4 человек. Передача инициативы по созданию и настройке отчетов самим пользователям привела к тому, что по итогам проекта время ответа на информационный запрос сократилось на 98,6%.

«В QlikView мне больше всего нравится то, что благодаря системе аналитика стала продуктивным и интересным делом. То время, которое раньше наши сотрудники тратили на получение информации из разных источников, теперь они используют на полноценную аналитическую работу, которая продвигает компанию к стратегическим целям. А это говорит о том, что, выбрав QlikView, мы действительно приняли верное решение!» — уверен Гольдберг Максим, исполнительный директор ОАО «ТД Копейка».

Управление маркетингом и продажами

Модели данных о продажах, которые активно используются департаментами маркетинга и логистики, ориентированы на решение таких задач, как расчет оборачиваемости товарных запасов, прогнозирование товарных остатков, расчет закупок, корректировка политики ценообразования по всем товарным позициям в соответствии с иерархической (территориальной) структурой компании.

«До появления QlikView для аналитики мы использовали преимущественно отчеты из оперативных систем, поэтому оценивать успешность наших маркетинговых мероприятий могли только после окончания акции. Это означало, что досрочно прекратить неэффективные акции или, наоборот, продлить срок действия наиболее удачных мероприятий у нас не было возможности из-за отсутствия достоверных данных. Анализ успешности акций проводился лишь для того, чтобы выяснить, стоит ли повторять их в будущем. Теперь же, вместе с QlikView, мы выстроили очень удобную и эффективную схему анализа успешности маркетинговых кампаний — для каждой акции мы создаем отдельную типовую модель, которая позволяет анализировать продажи до, во время и по окончании акции. Таким образом, нашим маркетологам стал доступен новый по своей интерактивности уровень анализа», — комментирует Курмалеев Мустафа, заместитель исполнительного директора по продажам ОАО «ТД Копейка».

Управление финансами

В системе QlikView реализована ключевая часть отчетности по стандартам МСФО, а также некоторые отчеты по стандартам РСБУ. В системе осуществляется консолидация данных, классификация, элиминация внутригрупповых оборотов, аллокация затрат по центрам ответственности. Основные данные для создания корпоративной отчетности  QlikView получает из SAP и системы для учета по стандартам МСФО, трансформирует их и представляет в различных разрезах. Наиболее активными пользователями системы в части финансового анализа стали главные бухгалтеры юридических лиц, входящих в группу компаний, их заместители, а также сотрудники отдела финансовой отчетности департамента финансов.

«QlikView используется в компании для подготовки финансовой отчетности, поскольку мало какие средства позволяют обрабатывать десятки миллионов строк бухгалтерских документов в месяц с такой скоростью. Пожалуй, одна из ключевых задач, которую нам удалось решить благодаря QlikView, — это создание динамического периметра консолидации данных. Для нас это критично, поскольку группа компаний постоянно растет, и ее состав изменяется – компании продаются, на их месте образуются новые, и это непрерывный процесс. С помощью QlikView нам удалось организовать динамическую консолидацию данных с набором компаний в зависимости от отчетного периода. Также упростился и поиск расхождений в данных – благодаря ассоциативной модели QlikView мы можем легко переходить с одного уровня агрегированных данных на другой, т.е. теперь при анализе конкретных статей мы спускаемся на уровень отдельного документа и быстро выявляем недочеты. К тому же, помимо получения стандартной финансовой отчетности, QlikView помогает нам управлять взаимоотношениями с кредиторами и дебиторами, выявлять сомнительные задолженности, контролировать возраст дебиторской задолженности, отслеживать консолидированные взаиморасчеты», — рассказывает об итогах проекта Беляев Михаил, начальник отдела финансовой отчетности ОАО «ТД Копейка».

Для топ-менеджмента

Для высшего руководства компании разработан специальный набор приложений — индикаторные панели, содержащие динамические данные по ключевым для ритейла показателям (общая выручка, выручка на квадратный метр торговой площади, количество чеков в день, маржинальность и др.). Информационные панели QlikView позволяют оценивать эти показатели с различных точек зрения, например по типу торговых точек или по регионам, а также отслеживать их динамику.

«До внедрения QlikView мы не могли достичь подобной интерактивности представления данных. Топ-менеджеры теперь могут анализировать данные, актуальные на вчерашний день. Расширенные возможности по визуализации информации упрощают процесс восприятия и анализа», — считает Гольдберг Максим, исполнительный директор ОАО «ТД Копейка».

Перспективы

Внедренное в компании «ТД Копейка» BI-решение продолжает развиваться и вширь, и вглубь. Наиболее актуальной задачей является повышение степени обоснованности принятия управленческих решений на уровне среднего звена менеджмента. Для этого необходимо провести обучение сотрудников и передать им уже накопленную в компании экспертизу по анализу бизнес-информации на основе данных из QlikView. Более активно будет использоваться QlikView в региональных дирекциях. Функциональность системы будет дорабатываться и в дальнейшем станет охватывать задачи, стоящие перед кадровым департаментом, службами безопасности, эксплуатации и ИТ.

 «Благодаря внедрению QlikView мы смогли изменить саму парадигму анализа в компании. Теперь мы не изучаем фиксированные отчеты, а проводим интерактивный анализ визуализированной информации. Работа наших сотрудников из рутинной обработки данных превратилась в интеллектуальный анализ».

Гольдберг Максим, исполнительный директор ОАО «ТД Копейка»

«Внедрение QlikView – не первая наша инициатива, связанная с автоматизацией аналитики. Однако именно QlikView помогла нам объединить все данные в одной системе, создать единое информационное пространство для полноценной аналитической работы. При этом интерактивная многопользовательская работа по анализу данных ведется в QlikView очень активно. Я даже не думал, что для нашего объема данных, а это более 15 терабайт, возможна такая скорость обработки информации».

Борис Михалин, начальник отдела BI ОАО «ТД Копейка»