USD 65.59 ЕВРО 75.18

Система DIRECTUM признана стандартом управления договорами в холдинге «ОЗНА»

Новости компаний

Система DIRECTUM признана стандартом управления договорами в холдинге

Система DIRECTUM, использованная для автоматизации документооборота на предприятиях холдинга «ОЗНА», признана единым корпоративным стандартом управления договорами. Первые три предприятия холдинга полностью переведут работу с договорными документами в DIRECTUM к началу 2010 года.

Внедрение DIRECTUM в «АК ОЗНА» и «ОЗНА-Менеджмент»

Первый проект внедрения DIRECTUM стартовал в 2008 году на одном из производственных предприятий холдинга – заводе ОАО «АК ОЗНА». Целью проекта стала автоматизация стандартных бизнес-процессов и операций с документами. Завод, где потребность в электронном документообороте стояла наиболее остро, должен был стать площадкой для «обкатки» новой технологии. В результате проекта в электронный вид перешла работа со служебными записками, централизованное издание организационно-распорядительных документов, работа с входящей и исходящей корреспонденцией.

Основываясь на результатах проекта в ОАО «АК ОЗНА» и планах дальнейшего развития единой общекорпоративной модели взаимодействия, руководство холдинга приняло решение тиражировать систему DIRECTUM на второе предприятие — управляющую компанию ООО «ОЗНА-Менеджмент». Тиражирование началось в июле 2008-го и было завершено в ноябре этого же года.

По итогам внедрения, в системе в DIRECTUM было зарегистрировано более 800 сотрудников ООО «ОЗНА-Менеджмент» и ОАО «АК ОЗНА». Сегодня их количество постоянно растет, поскольку система динамично развивается, охватывая новые процессы и подразделения.

Благодаря системе DIRECTUM в обеих компаниях ускорились процессы доставки документов до исполнителей, сократились сроки согласования документов, было оптимизировано взаимодействие по всем бизнес-направлениям, все работы построены на единой базе электронных документов. Со временем был осуществлен перевод в электронный вид и ряда работ, связанных с сопровождением системы менеджмента качества предприятия (СМК).

Автоматизация работы с договорами

Высокие результаты обоих проектов и современная модель взаимодействия, основанная на системе DIRECTUM, стали хорошей платформой для расширения автоматизации бизнеса холдинга. Исходя из ключевых бизнес-потребностей холдинга, руководство ОЗНА приняло решение о дальнейшем развитии проекта: автоматизации и стандартизации еще одного бизнес-процесса — договорной деятельности.

Таким образом, очередным витком автоматизации стал перевод всей работы холдинга с договорными документами в электронный вид. Для этого руководство холдинга поставило задачу разработать тиражируемое универсальное решение, с помощью которого можно было бы охватить не только завод и управляющую компанию, но и все остальные предприятия холдинга.

В результате специалистами DIRECTUM был разработан готовый к тиражированию программный комплекс, включающий «матрицу полномочий» — самостоятельный постоянно актуализируемый интерактивный справочник связей и маршрутов согласования. «Матрица полномочий» в совокупности с модулем «Управление договорами» системы DIRECTUM позволила полностью автоматизировать сложные бизнес-процессы при работе с договорными документами. Благодаря своей гибкости и масштабируемости, «матрица» может постоянно развиваться, адаптируясь под потребности холдинга.

Тиражирование DIRECTUM на все предприятия холдинга

Решение по автоматизации договорной работы было признано руководством компании ОЗНА полностью удовлетворяющим всем бизнес-потребностям и утверждено корпоративным стандартом для всех предприятий холдинга. Следствием принятия нового стандарта стал проект по распространению данного решения как на уже автоматизированные предприятия холдинга, так и на те, где электронный документооборот еще не внедрен.

Проект стартовал в сентябре текущего года. Автоматизация охватила все производственные и сервисные компании холдинга: управляющую компанию ООО «ОЗНА-Менеджмент», производственные предприятия (ОАО «АК ОЗНА», ООО «НПП ОЗНА-Инжиниринг»), сервисные компании (ООО «Сервисная компания «ОЗНА» (г. Нижневартовск) и филиал компании в г. Октябрьский).

В рамках проекта запланированы некоторые структурные и технологические изменения, ставшие результатом консалтинговых работ специалистов DIRECTUM. Так, в ОАО «АК ОЗНА» вместе с новой технологией работы с документами появится и новый договорной отдел, который будет поддерживать, развивать и адаптировать новую модель работы с договорами к бизнес-модели предприятия холдинга.

К началу 2010 года, когда проект будет завершен, решение DIRECTUM охватит и оптимизирует все бизнес-процессы холдинга, связанные с созданием, хранением, согласованием, контролем и исполнением договоров. Вся договорная документация будет храниться в единой базе, обрабатываться и исполняться согласно новым регламентам в электронном виде. Таким образом, главным итогом проекта станет перевод договоров и технологий работы с ними в единую легко управляемую информационную систему, охватывающую весь холдинг.