Система электронного документооборота и оказания государственных услуг в электронном виде на базе решения EOS for SharePoint в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия

Проект реализовывался совместно компаниями «Электронные Офисные Системы»
(ЭОС) и «Офис-Док» (Санкт-Петербург) – золотым партнером компании ЭОС.

Ситуация

История проекта берет начало в 2003 году, когда компания «Офис-Док»
выполнила работы по внедрению системы электронного документооборота в
Администрации Президента и Правительства Республики Бурятия. Впоследствии к
системе были подключены все органы государственной власти Республики – компания
«Офис-Док» оказывала услуги по сопровождению и технической поддержке.

В 2010 году, исходя из новых требований к системе и планов по развитию
государственных услуг в электронном виде, было принято решение о модернизации
системы. В качестве платформы для  обновленной системы был выбран только
что вышедший  Microsoft SharePoint Server 2010 (SharePoint 2010), а
 в качестве прикладного решения, реализующего функции электронного
документооборота – продукт компании «Электронные Офисные Системы» EOS for
SharePoint,  полностью встроенный в платформу SharePoint и существенно
расширяющий её возможности.

Решение

Специалисты компании «Офис-Док» провели предпроектное обследование
исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия, изучили 
потребности заказчика и разработали техническое задание на модернизацию
системы.   Все необходимые компоненты  для реализации этого
технического задания были включены  компанией «Электронные Офисные
Системы» в решение EOS for SharePoint. Таким образом, на базе одной из наиболее
популярных в мире ECM-платформ  – Microsoft SharePoint –  было
 построено решение,  обладающие всеми преимуществами продукта
Microsoft и при этом полностью соответствующее всем требованиям по организации
документооборота в российских органах государственной власти.

В ряде случаев потребовалась значительная доработка штатных возможностей
SharePoint 2010. Например, построенная система поддерживает  ведение
раздельных картотек в одной базе данных, т.е. когда в каждом органе власти
ведется своя картотека документов, но документ, зарегистрированный в картотеке
одного министерства, может быть направлен сотрудникам другого министерства.
Несложная, на первый взгляд, задача потребовала  расширения штатных
средств SharePoint 2010 в части обеспечения доступа к документам – теперь
появилась возможность выдачи индивидуальных прав доступа пользователей к
документам из картотек других министерств.

Большая работа была проведена по адаптации интерфейса под нужды разных
категорий пользователей. Всего было разработано шесть  видов
интерфейса:

·        для делопроизводителей,

·        исполнителей,

·        руководителей среднего
звена,

·        руководителей высшего звена,

·        помощников руководителей высшего
звена,

·         контролеров.

Таким образом, интерфейс стал максимально «заточен» под выполнение
функциональных обязанностей конкретной категории пользователей – под
рукой  всё необходимое и нет ничего лишнего.

Также было реализовано или усовершенствовано множество других, не менее
важных, функций:  периодический (ежедневный, еженедельный, ежемесячный)
контроль за исполнением документов; контроль исполнения в многопунктовых
документах; полноценный атрибутный поиск; поточное сканирование документов;
возможность для пользователя выбирать сертификат при подписании документов
электронной цифровой подписью и т.д.

 Автоматизация классических функций
документационного обеспечения управления важная, но не единственная задача,
решенная в ходе реализации проекта. Работы, выполненные компаниями «Электронные
Офисные Системы» и «Офис-Док», позволили перевести в электронную форму процесс
оказания государственных услуг в Республике Бурятия.

В частности, были автоматизированы такие функции как: регистрация заявок на
оказание госуслуг; направление заявок на рассмотрение; собственно рассмотрение
заявок; создание запросов на получение информации, необходимой для рассмотрения
заявок; мониторинг хода рассмотрения заявок; контроль исполнения заявок; ответ
заявителю в электронной форме. Заявка на оказание госуслуги представляет собой
регистрационную карточку с прикрепленными к ней файлами – документами
заявителя. В карточке отражаются не только регистрационные данные, но и весь
ход рассмотрения заявки.

Преимущества

Реализация системы на единой базе данных и единой платформе SharePoint 2010
исключает возникновение проблем, связанных с межведомственным взаимодействием
различных органов государственной власти при оказании государственных
услуг.

SharePoint 2010 показал себя как гибкий и удобный инструмент для реализации
разного рода задач, при наличии у подрядчика соответствующего опыта, глубокого
знания предметной области и специфики документооборота в органах
государственной власти, а также наличия квалифицированных кадров для разработок
на платформе SharePoint.

По завершении первого этапа модернизации системы электронного
документооборота и оказания государственных услуг в электронном виде в
Республике Бурятия автоматизировано 280 рабочих мест. Системой охвачены три
 органа государственной власти: Администрации Президента и Правительства
Республики Бурятия, министерство финансов и министерство имущественных и
земельных отношений. Все работы на объектах заказчика по установке, настройке
программного обеспечения и обучению пользователей выполнялись специалистами
компании «Офис-Док».

Перспективы

В планах заказчика на 2011-2012 г.г. – тиражирование системы на все
исполнительные органы государственной власти Республики Бурятия.